Mẫu phụ lục điều chỉnh hợp đồng

Lỗi hay gặp nhất: chỉ ghi nội dung mới

Phụ lục viết vội thường có dạng: "Hai bên thống nhất điều chỉnh giá trị hợp đồng thành 250 triệu đồng." Nhìn thì đủ ý, nhưng thiếu ba thứ khiến nó yếu khi có tranh chấp.

Thiếu điều khoản bị sửa. Giá trị hợp đồng có thể xuất hiện ở nhiều chỗ: điều về giá, điều về thanh toán, phụ lục báo giá. Không chỉ đích danh điều nào thì không rõ những chỗ còn lại có đổi theo không.

Thiếu nội dung cũ. Một năm sau, người đọc hợp đồng không phải người đã ký. Trích lại nội dung cũ bên cạnh nội dung mới giúp họ hiểu ngay đã thay cái gì, không phải mở hợp đồng gốc dò từng dòng.

Thiếu thời điểm áp dụng. Giá mới áp dụng từ ngày ký phụ lục, hay từ đầu tháng, hay cho cả những đơn hàng đã đặt trước đó? Ba cách trả lời ra ba số tiền khác nhau.

Mẫu bên dưới dựng sẵn bảng đối chiếu để bạn điền cả ba thứ.

Khi nào dùng phụ lục, khi nào ký hợp đồng mới

Dùng phụ lục khi phần lớn hợp đồng giữ nguyên và chỉ thay đổi vài điểm: giá, thời hạn giao, số lượng, tiến độ thanh toán, bổ sung hạng mục, thay người đại diện.

Ký hợp đồng mới khi thay đổi làm bản chất giao dịch khác đi: đổi đối tượng hợp đồng, thay bên tham gia, hoặc phải sửa quá nửa số điều khoản. Lúc đó một phụ lục dài hơn cả hợp đồng gốc chỉ làm hồ sơ rối thêm.

Có một ranh giới thực tế dễ nhớ: nếu sau khi sửa, người đọc vẫn cần giữ cả hai văn bản để hiểu thỏa thuận thì phụ lục là đúng. Còn nếu hợp đồng gốc gần như không còn gì để đọc thì nên thanh lý hợp đồng cũ và ký bản mới.

Khi hợp đồng gốc đã có nhiều lần sửa, nên đánh số phụ lục theo thứ tự và ghi phụ lục này thay thế hoặc bổ sung cho phụ lục nào trước đó. Ba bốn phụ lục không đánh số là nguồn nhầm lẫn rất lớn.

Nội dung một phụ lục đầy đủ

Phụ lục cần những phần sau, theo đúng thứ tự:

1. Căn cứ. Dẫn chiếu hợp đồng gốc theo số và ngày ký, và các phụ lục trước đó nếu có.
2. Thông tin hai bên. Ghi lại đầy đủ, vì phụ lục phải đứng được như một văn bản độc lập khi đưa cho bên thứ ba xem.
3. Lý do điều chỉnh. Một câu ngắn. Không bắt buộc nhưng rất hữu ích về sau.
4. Bảng đối chiếu. Điều khoản nào, nội dung cũ, nội dung mới. Đây là phần chính.
5. Thời điểm áp dụng. Từ ngày ký, từ một ngày cụ thể, hay cho các giao dịch phát sinh sau một mốc nào đó.
6. Hiệu lực phần còn lại. Câu khẳng định những điều khoản không bị điều chỉnh vẫn giữ nguyên giá trị.
7. Chữ ký. Của chính những người có thẩm quyền như khi ký hợp đồng gốc.

Điểm 7 hay bị xem nhẹ. Nếu người ký hợp đồng gốc là giám đốc mà phụ lục lại do trưởng phòng ký không có ủy quyền, thì giá trị của phụ lục đó có thể bị đặt câu hỏi khi tranh chấp.

Phụ lục này dùng được cho mọi loại hợp đồng, từ hợp đồng mua bán hàng hóa tới hợp đồng thuê văn phòng hay hợp đồng dịch vụ.

Phụ lục điều chỉnh khác phụ lục đính kèm

Hai thứ cùng tên gọi "phụ lục" nhưng công dụng khác hẳn, và lẫn lộn giữa chúng gây rắc rối thật.

Phụ lục đính kèm được ký cùng lúc với hợp đồng gốc, chứa những nội dung dài không tiện đặt trong thân hợp đồng: danh mục hàng hóa, bảng giá chi tiết, sơ đồ mặt bằng, mô tả kỹ thuật. Nó là một phần của hợp đồng ngay từ đầu, không sửa gì cả.

Phụ lục điều chỉnh được ký sau, nhằm thay đổi nội dung đã thỏa thuận. Nó làm mất hiệu lực một phần của cái đã có.

Khi đặt tên văn bản, nên viết rõ ngay trên tiêu đề: "Phụ lục số 01 — điều chỉnh hợp đồng số…" thay vì chỉ "Phụ lục hợp đồng". Người mở hồ sơ ba năm sau sẽ biết ngay phải đọc nó theo cách nào.

Nếu điều chỉnh làm phát sinh thêm công việc cần nghiệm thu riêng, lập thêm biên bản xác nhận phạm vi công việc cho phần phát sinh đó.

Hướng dẫn dùng mẫu phụ lục này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Điền số và ngày ký của hợp đồng gốc, cùng các phụ lục trước đó nếu có.
3. Với mỗi điều khoản cần sửa, ghi đủ ba cột: điều khoản nào, nội dung cũ, nội dung mới.
4. Chọn thời điểm áp dụng.
5. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký. Người ký nên là người đã ký hợp đồng gốc hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu cho việc soạn hợp đồng trong kho.