Mẫu hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị

Linh kiện: ba cách chia tiền, chênh nhau rất xa

Cùng một dòng chữ "bảo trì sửa chữa" nhưng ba cách tính dưới đây cho ra ba mức phí khác hẳn nhau, và chọn nhầm là nguồn gốc của hầu hết các vụ cãi nhau sau này.

• Chỉ công, không vật tư. Phí tháng chỉ trả cho nhân công và việc kiểm tra định kỳ. Mọi linh kiện thay thế bên thuê trả riêng theo báo giá từng lần. Phí thấp nhất, nhưng chi phí thực tế không đoán trước được.
• Công kèm vật tư tiêu hao. Những thứ hao mòn theo chu kỳ — dầu mỡ, lọc, gioăng, chổi than, dây đai — đã nằm trong phí tháng. Linh kiện lớn vẫn tính riêng. Đây là cách cân bằng nhất và phổ biến nhất.
• Trọn gói. Mọi thứ trong phí tháng, kể cả linh kiện lớn. Phí cao nhất nhưng chi phí cố định, dễ làm ngân sách. Nếu chọn cách này thì phải liệt kê rõ những gì vẫn loại trừ, nếu không bên cung cấp sẽ lỗ nặng khi gặp một hỏng hóc lớn và quan hệ hai bên xấu đi ngay.

Dù chọn cách nào cũng nên ghi thêm một ngưỡng giá trị: linh kiện dưới một mức tiền nào đó thì thay luôn không cần hỏi, trên mức đó mới phải báo giá chờ duyệt. Thiếu ngưỡng này thì một con ốc cũng phải đợi email duyệt, còn máy thì vẫn đứng.

Máy ngừng vì chờ linh kiện thì tính sao

Đây là câu hỏi mà hợp đồng nào cũng gặp và ít hợp đồng nào trả lời.

Thiết bị hỏng, đơn vị bảo trì đến ngay, xác định phải thay một bộ phận, nhưng bộ phận đó phải đặt hàng mất hai tuần. Trong hai tuần đó bên thuê mất doanh thu. Ai chịu?

Cách chia hợp lý và dễ thực thi:

• Thời gian có mặt và thời gian chẩn đoán là trách nhiệm của bên bảo trì, có cam kết rõ bằng giờ.
• Thời gian chờ linh kiện không tính vào cam kết, trừ khi linh kiện đó thuộc danh mục bên bảo trì cam kết dự phòng sẵn trong kho.
• Danh mục linh kiện dự phòng chính là chỗ bên thuê trả thêm tiền để mua sự yên tâm. Thiết bị nào mà một ngày ngừng gây thiệt hại lớn thì nên nằm trong danh mục này.
• Phương án thay thế tạm cho thiết bị quan trọng: bên bảo trì cho mượn máy tương đương trong thời gian sửa, hoặc hỗ trợ thuê ngoài.

Viết được bốn dòng đó là hợp đồng đã hơn phần lớn hợp đồng bảo trì đang lưu hành.

Bảo trì định kỳ: lịch và hạng mục, không chỉ số lần

Nhiều hợp đồng chỉ ghi "bảo trì định kỳ 3 tháng một lần". Câu đó không đủ để biết mỗi lần người ta sẽ làm gì, nên cũng không đủ để biết có đáng tiền hay không.

Phần bảo trì nên có ba thứ:

1. Tần suất theo từng nhóm thiết bị. Máy chạy liên tục và máy chạy vài giờ mỗi tuần không thể cùng một lịch.
2. Hạng mục từng lần, liệt kê ở phụ lục: kiểm tra gì, vệ sinh gì, đo thông số nào, thay vật tư nào. Đây là thứ biến hợp đồng từ lời hứa thành việc kiểm đếm được.
3. Biên bản sau mỗi lần, có chữ ký hai bên, ghi hiện trạng và khuyến nghị. Đây vừa là bằng chứng đã làm việc, vừa là hồ sơ theo dõi tình trạng máy theo thời gian.

Phần ghi nhận từng lần có thể dùng nhật ký công việc hoặc một biên bản riêng. Khi phát sinh hỏng hóc cần sửa, bên thuê lập phiếu yêu cầu sửa chữa tài sản để có mốc thời gian tính cam kết.

Nếu thiết bị cần bảo trì là máy tính, máy chủ và hệ thống mạng thì nên dùng hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT thay cho mẫu này, vì những hạng mục ở đó khác hẳn.

Những việc nên loại trừ ngay từ đầu

Hợp đồng bảo trì không loại trừ gì là hợp đồng mà bên cung cấp sẽ phải tìm cách thoái thác khi gặp việc lớn. Thà ghi thẳng từ đầu.

Những việc thường được loại trừ:

• Hư hỏng do thiên tai, cháy nổ, ngập nước, sét đánh, điện áp bất thường từ lưới điện.
• Hư hỏng do vận hành sai quy trình, do người không có chuyên môn can thiệp, hoặc do bên thứ ba sửa chữa trước đó.
• Thiết bị đã quá tuổi sử dụng khuyến cáo của nhà sản xuất, hoặc không còn linh kiện trên thị trường.
• Nâng cấp, cải tạo, di dời thiết bị.
• Phần việc thuộc trách nhiệm bảo hành của nhà sản xuất khi thiết bị còn hạn bảo hành.

Dòng cuối đáng lưu ý: nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng bảo trì cho cả thiết bị còn bảo hành, tức là trả tiền hai lần cho cùng một việc. Rà lại hạn bảo hành trước khi đưa thiết bị vào danh mục.

Khi tiếp nhận thiết bị để sửa tại xưởng, nên lập biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản ghi rõ tình trạng lúc nhận, tránh tranh cãi về những hư hỏng không liên quan.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn cách tính linh kiện: chỉ công, công kèm vật tư tiêu hao, hay trọn gói.
3. Đặt ngưỡng giá trị linh kiện được thay ngay không cần duyệt.
4. Điền tần suất bảo trì và thời gian có mặt khi máy hỏng.
5. Lập phụ lục danh mục thiết bị kèm hạng mục bảo trì từng lần.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm biểu mẫu cho việc bảo trì, sửa chữa hoặc các mẫu hợp đồng khác trong kho.