Mẫu biên bản kiểm tra hệ thống mạng

Khi nào cần lập biên bản kiểm tra hệ thống mạng

Có ba lúc biên bản này thực sự cần thiết.

Khảo sát trước khi báo giá. Khách gọi vì mạng chậm, kỹ thuật tới xem rồi về báo giá. Nếu không có biên bản thì báo giá chỉ là một con số, khách không hiểu vì sao phải thay thiết bị này mà không phải thiết bị kia. Có biên bản thì báo giá trở thành lời giải cho một vấn đề đã được ghi rõ.

Kiểm tra định kỳ theo hợp đồng. Đơn vị nhận bảo trì theo tháng thường cam kết kiểm tra hệ thống mạng mỗi quý. Biên bản là bằng chứng đã làm, và cũng là chỗ so sánh giữa các lần kiểm tra để thấy hệ thống xuống cấp ở đâu.

Trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận hệ thống. Khi đổi đơn vị cung cấp dịch vụ, bên mới cần một bản mô tả hiện trạng để sau này không bị quy trách nhiệm cho những lỗi vốn đã tồn tại từ trước.

Những số liệu nên đo và ghi lại

Một biên bản chỉ ghi "mạng chậm, sóng yếu" thì không dùng được vào việc gì. Nên đo và ghi con số:

• Tốc độ đường truyền thực tế đo tại thiết bị nối dây, cả tải xuống và tải lên, so với tốc độ nhà mạng cam kết trong hợp đồng.
• Độ trễ và mất gói khi gửi gói tin tới một địa chỉ ổn định bên ngoài. Mạng chậm vì mất gói khác hẳn mạng chậm vì thiếu băng thông, và cách xử lý cũng khác.
• Cường độ sóng wifi tại những vị trí người dùng thật sự ngồi, không phải tại chỗ đặt thiết bị phát.
• Số thiết bị đang kết nối so với khả năng chịu tải của thiết bị phát sóng.

Đo vào giờ làm việc cao điểm có ý nghĩa hơn đo lúc văn phòng vắng. Nhiều hệ thống chỉ bộc lộ vấn đề khi đủ người cùng dùng, và nếu đo lúc không ai làm việc thì mọi chỉ số đều đẹp trong khi khách vẫn kêu chậm mỗi sáng.

Nội dung biên bản kiểm tra hệ thống mạng

Biên bản nên chia bốn phần theo đúng trình tự người đọc cần:

1. Phạm vi kiểm tra. Kiểm tra ở đâu, gồm những hạng mục nào, trong thời gian nào. Phần này quan trọng vì nó cũng nói rõ những gì không nằm trong phạm vi.
2. Hiện trạng ghi nhận. Danh sách thiết bị mạng đang dùng, cách đi dây, số liệu đo được.
3. Vấn đề phát hiện. Mỗi vấn đề một dòng, kèm mức độ ảnh hưởng.
4. Kiến nghị. Tương ứng với từng vấn đề, và nói rõ việc nào xử lý được ngay, việc nào cần đầu tư thêm.

Tách vấn đề và kiến nghị thành hai phần riêng là chi tiết nhỏ nhưng tạo khác biệt lớn. Khi gộp chung, khách đọc xong thấy như bị thuyết phục mua hàng. Khi tách ra, khách thấy phần mô tả là sự thật khách quan, còn phần kiến nghị là lời khuyên có thể cân nhắc.

Nếu sau kiểm tra hai bên thống nhất nâng cấp, phần kiến nghị trở thành đầu vào cho báo giá. Việc thi công xong thì xác nhận bằng biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT, còn thiết bị thay mới thì ghi ở biên bản bàn giao thiết bị CNTT.

Phân mức độ vấn đề thế nào cho khách dễ quyết

Khách đọc biên bản thường không đủ chuyên môn để biết vấn đề nào cần xử lý ngay. Ba mức là đủ:

• Cần xử lý ngay — đang gây gián đoạn công việc, hoặc có rủi ro mất dữ liệu, mất an toàn. Ví dụ thiết bị chính không có nguồn dự phòng, hoặc mật khẩu quản trị vẫn để mặc định của nhà sản xuất.
• Nên xử lý trong quý — chưa gây gián đoạn nhưng sẽ gây, hoặc đang làm giảm hiệu suất rõ rệt.
• Ghi nhận để theo dõi — chưa cần làm gì, nhưng nên biết để lần kiểm tra sau xem lại.

Một lưu ý về cách viết: nên tránh dùng mức cao nhất cho mọi vấn đề. Biên bản mà mục nào cũng khẩn cấp thì khách sẽ hiểu đó là cách bán hàng, và lần sau họ đọc lướt.

Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Chọn phạm vi kiểm tra và điền số liệu đo được tại hiện trường.
3. Ghi vấn đề phát hiện và kiến nghị tương ứng, mỗi mục một dòng.
4. Tải Word nếu cần thêm bảng thiết bị, hoặc tải PDF để in ký tại chỗ.
5. Gửi khách một bản, giữ lại một bản để đối chiếu ở lần kiểm tra sau.

Đơn vị nhận kiểm tra định kỳ theo hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT nên lưu các biên bản theo thứ tự thời gian, vì giá trị lớn nhất nằm ở việc so sánh giữa các lần.

Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.