Mẫu checklist bảo trì máy tính định kỳ

Checklist để làm gì khi thợ vốn đã thuộc việc

Câu hỏi này hợp lý, và câu trả lời không nằm ở chỗ nhắc việc.

Thứ nhất là bằng chứng. Khách trả tiền bảo trì hàng tháng thường không nhìn thấy công việc diễn ra. Một tờ checklist có chữ ký là thứ duy nhất chứng minh kỹ thuật đã tới và đã làm gì. Không có nó, tháng nào khách cũng có lý do để hỏi tiền này trả cho cái gì.

Thứ hai là tính đồng đều. Thợ quen việc nhớ hết các bước, nhưng thợ mới thì không, và cả thợ quen cũng bỏ bước khi vội. Checklist khiến máy thứ hai mươi được làm giống máy đầu tiên.

Thứ ba là dữ liệu tích lũy. Nếu checklist có chỗ ghi dung lượng ổ còn trống và tình trạng ổ cứng, thì sau vài kỳ bạn nhìn ra máy nào sắp đầy, ổ nào sắp hỏng, trước khi nó thực sự hỏng. Đây là giá trị lớn nhất và cũng là thứ hay bị bỏ qua nhất vì nhiều checklist chỉ có ô tích.

Hạng mục nào làm hàng tháng, hạng mục nào làm theo quý

Làm tất cả mọi thứ mỗi tháng thì tốn thời gian mà không thêm giá trị. Cách chia thường dùng:

Hàng tháng: kiểm tra máy khởi động và chạy bình thường, dung lượng ổ còn trống, cập nhật bản vá hệ điều hành và phần mềm diệt virus, kiểm tra sao lưu có chạy không, xem nhật ký lỗi.

Theo quý: vệ sinh bên trong máy và quạt tản nhiệt, kiểm tra sức khỏe ổ cứng, kiểm tra nhiệt độ khi máy chạy tải, soát lại phần mềm đã cài, kiểm tra pin lưu điện nếu có.

Việc vệ sinh bên trong đáng chú ý vì nó là hạng mục hay bị bỏ nhất và cũng dễ thấy kết quả nhất. Máy để trong môi trường nhiều bụi, nhất là văn phòng gần công trường hoặc xưởng sản xuất, có thể cần vệ sinh mỗi tháng thay vì mỗi quý. Máy đặt trong phòng máy lạnh kín thì nửa năm một lần là đủ.

Nội dung checklist bảo trì máy tính định kỳ

Checklist dùng được cần ba thứ mà bản tích suông không có.

Định danh máy. Mỗi phiếu gắn với một máy cụ thể qua số sê-ri hoặc mã tài sản, không phải "máy phòng kế toán". Phòng kế toán có bốn máy và chúng xuống cấp khác nhau.

Chỗ ghi kết quả, không chỉ ô tích. "Kiểm tra ổ cứng ☑" không bằng "Ổ cứng: còn trống 42 GB trên 240 GB, tình trạng bình thường". Con số là thứ so sánh được giữa các kỳ.

Mục ghi nhận cần theo dõi. Những thứ chưa hỏng nhưng đáng để ý: quạt bắt đầu kêu, ổ còn dưới mười phần trăm dung lượng, pin laptop chai. Đây là phần biến checklist từ giấy tờ thành công cụ dự báo.

Phần cuối nên có chữ ký của người dùng máy chứ không chỉ của kỹ thuật viên, vì đó là xác nhận máy đã trả lại hoạt động bình thường sau khi bảo trì.

Nếu trong lúc bảo trì phát hiện lỗi cần sửa riêng, lập phiếu yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật để theo dõi, đừng ghi gộp vào checklist.

Sao lưu dữ liệu: hạng mục dễ ghi sai nhất

Gần như checklist nào cũng có dòng "kiểm tra sao lưu", và gần như nơi nào cũng tích vào đó bằng cách xem phần mềm sao lưu có báo thành công hay không. Điều này chưa đủ.

Sao lưu chạy thành công không có nghĩa là khôi phục được. Tệp sao lưu có thể hỏng, có thể thiếu thư mục quan trọng vì ai đó đổi đường dẫn, có thể đang ghi vào ổ đã đầy từ hai tháng trước mà không ai để ý. Cách duy nhất biết chắc là thử khôi phục một tệp bất kỳ.

Vì vậy checklist nên tách thành hai dòng: kiểm tra sao lưu có chạy, làm hàng tháng; và thử khôi phục một tệp mẫu, làm theo quý. Dòng thứ hai mất thêm mười phút mỗi quý và là thứ cứu doanh nghiệp vào ngày mọi người cần tới nó.

Hướng dẫn dùng mẫu checklist này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Chọn kỳ bảo trì là tháng hay quý, hạng mục sẽ thay đổi theo.
3. Điền mã máy và tên người dùng, mỗi máy một phiếu.
4. Tải Word nếu cần sửa hạng mục cho khớp hệ thống của bạn, hoặc tải PDF để in mang theo.
5. Làm xong thì ghi kết quả, lấy chữ ký người dùng máy, và lưu lại để đối chiếu kỳ sau.

Đơn vị nhận bảo trì cho khách theo hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT nên nộp tập checklist kèm báo cáo mỗi kỳ, vì đó là phần khách nhìn thấy được của công việc.

Xem thêm các mẫu checklist và nhật ký khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.