Mẫu phiếu tiếp nhận sửa chữa máy tính

Vì sao cửa hàng nào cũng nên có phiếu tiếp nhận sửa chữa

Mọi tranh chấp giữa cửa hàng và khách sửa máy đều quay về một câu hỏi: lúc nhận máy thì nó như thế nào. Khách nhớ một kiểu, thợ nhớ một kiểu, và không ai chứng minh được điều gì nếu không ghi lại ngay lúc đó.

Ba thứ hay thành chuyện nhất là vết xước và móp trên vỏ máy, phụ kiện đi kèm, và dữ liệu trong ổ cứng. Cả ba đều mất đúng một phút để ghi, nhưng nếu bỏ qua thì sau này mất cả buổi để nói chuyện với khách và thường kết thúc bằng việc cửa hàng chịu thiệt cho xong.

Phiếu còn có tác dụng ngược lại, bảo vệ khách: nó là bằng chứng khách đã giao máy, giao ngày nào, và cửa hàng hẹn trả khi nào. Vì vậy phiếu nên in hai liên, mỗi bên giữ một bản có chữ ký của bên kia.

Dữ liệu trong máy xử lý thế nào cho đúng

Đây là phần nhiều phiếu bỏ trống, và cũng là phần dễ gây thiệt hại lớn nhất. Máy mang đi sửa thường chứa tài liệu công việc, ảnh gia đình, dữ liệu kế toán. Có ba tình huống cần nói rõ ngay lúc nhận:

• Khách yêu cầu giữ nguyên dữ liệu. Cửa hàng phải thông báo trước nếu việc sửa có khả năng làm mất dữ liệu, và hỏi khách có muốn sao lưu trước không.
• Khách đồng ý cài lại máy. Ghi rõ là khách đã chấp nhận dữ liệu trong ổ có thể mất, như vậy sau này không còn gì để tranh luận.
• Máy có mật khẩu. Nếu khách đưa mật khẩu để thợ kiểm tra, nên ghi là có đưa, và cửa hàng cam kết không dùng mật khẩu đó vào việc nào khác ngoài việc sửa máy.

Một câu nên có trong phiếu: cửa hàng khuyến nghị khách tự sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi giao máy. Nói trước thì đó là lời khuyên, nói sau khi mất dữ liệu thì đó là lời biện minh.

Nội dung phiếu tiếp nhận sửa chữa máy tính gồm những gì

Phiếu dùng được phải trả lời đủ sáu câu hỏi:

1. Máy gì. Loại máy, hãng, model, số sê-ri hoặc số service tag. Số sê-ri quan trọng hơn người ta tưởng, vì đó là thứ duy nhất phân biệt hai máy cùng đời.
2. Tình trạng lúc nhận. Vỏ máy có xước, móp, nứt chỗ nào; màn hình có điểm chết; bản lề có lỏng; máy có lên nguồn được không.
3. Phụ kiện kèm theo. Sạc, dây nguồn, túi, chuột, ổ cứng rời, thẻ nhớ. Thứ gì không giao thì ghi rõ là không giao.
4. Hiện tượng khách báo. Ghi đúng lời khách, kể cả khi mô tả chưa chính xác về mặt kỹ thuật.
5. Dữ liệu và mật khẩu. Theo ba tình huống ở trên.
6. Hẹn trả và chi phí dự kiến. Ngày hẹn kiểm tra xong, và nguyên tắc báo giá trước khi sửa.

Phần chi phí nên viết theo nguyên tắc chứ không viết số: cửa hàng kiểm tra trước, báo chi phí cho khách, khách đồng ý rồi mới sửa. Nếu phát sinh ngoài dự kiến thì dừng lại và báo lại, không tự sửa tiếp.

Khi sửa xong và giao máy lại cho doanh nghiệp, dùng thêm biên bản bàn giao thiết bị CNTT để ghi nhận việc giao nhận.

Máy khách không đến nhận thì giữ bao lâu

Cửa hàng nào làm lâu cũng có vài máy nằm lại trong kho hàng năm trời. Luật không có quy định riêng cho việc này, nên cách xử lý thực tế là thỏa thuận trước ngay trên phiếu: ghi một mốc thời gian lưu giữ, thường là 30, 60 hoặc 90 ngày kể từ ngày báo sửa xong.

Quan trọng là hai điều kiện đi kèm mốc đó. Thứ nhất, cửa hàng phải liên hệ được với khách và có bằng chứng đã liên hệ, chứ không phải im lặng rồi tính ngày. Thứ hai, sau mốc đó thì cửa hàng được thu phí lưu giữ, chứ không nên viết là được quyền thanh lý máy — một dòng như vậy trên phiếu in sẵn khó có giá trị khi có tranh chấp thật, và dễ đẩy cửa hàng vào thế sai.

Cách an toàn: ghi mốc lưu giữ, ghi mức phí lưu giữ nếu quá hạn, và ghi rằng quá hạn dài thì hai bên sẽ làm việc riêng để xử lý. Nếu giá trị máy lớn, nên hỏi ý kiến người có chuyên môn pháp lý trước khi đưa điều khoản thanh lý vào phiếu.

Hướng dẫn dùng mẫu phiếu này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Điền tên cửa hàng hoặc đơn vị của bạn, chọn mốc thời gian lưu giữ máy.
3. Tải Word, thêm logo và thông tin liên hệ nếu cần.
4. In thành tập hai liên, để sẵn ở quầy tiếp nhận.
5. Lúc nhận máy, điền tại chỗ cùng khách và cả hai cùng ký. Đừng điền sau khi khách về.

Doanh nghiệp ký hợp đồng bảo trì theo tháng thì thường không dùng phiếu này cho từng lần, mà dùng phiếu yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT đã ký.

Xem thêm biểu mẫu ngành CNTT hoặc các mẫu đơn, phiếu khác trong kho.