Mẫu đề xuất giải pháp cho khách hàng

Sai lầm mở đầu: nói về mình trước

Phần lớn đề xuất bắt đầu bằng hai trang giới thiệu công ty, năm thành lập, danh sách khách hàng tiêu biểu, giấy chứng nhận. Rồi mới tới vấn đề của khách ở trang ba.

Người đọc đề xuất thường đang bận và đang đọc cùng lúc hai ba đề xuất khác. Hai trang đầu quyết định họ có đọc tiếp hay không, và hai trang nói về bạn không trả lời được câu hỏi của họ.

Thứ tự có tác dụng hơn:

1. Vấn đề — tóm tắt tình huống của khách bằng chính ngôn ngữ họ đã dùng khi trao đổi. Khi khách đọc thấy đúng vấn đề của mình, họ tin rằng bạn đã nghe.
2. Phương án đề xuất — làm gì, theo trình tự nào, vì sao chọn cách này.
3. Kết quả khách nhận được — mô tả cụ thể, đo được nếu có thể.
4. Phạm vi, tiến độ, chi phí.
5. Về chúng tôi — ngắn, đặt ở cuối, chỉ phần liên quan tới việc này.

Năng lực của bạn vẫn quan trọng, nhưng nó thuyết phục hơn nhiều khi đứng sau một phương án cho thấy bạn hiểu việc, thay vì đứng trước như một lời tự giới thiệu.

Một phương án hay nhiều phương án

Đưa một phương án duy nhất đặt khách vào thế chỉ có hai lựa chọn: đồng ý hoặc không. Nhiều khách sẽ chọn không, đơn giản vì chưa đủ thông tin để so sánh.

Đưa hai hoặc ba phương án đổi câu hỏi từ "có làm không" thành "làm cách nào". Đó là một cuộc trao đổi dễ chịu hơn nhiều cho cả hai bên.

Cách chia thường dùng:

• Phương án tối thiểu — giải quyết đúng phần bắt buộc, chi phí thấp nhất.
• Phương án đề xuất — cân bằng giữa nhu cầu và chi phí, và là phương án bạn thật sự khuyên dùng.
• Phương án mở rộng — làm đủ cả phần mong muốn, dự phòng cho tăng trưởng.

Hai lưu ý. Thứ nhất, nói rõ bạn khuyên phương án nào và vì sao — khách thuê bạn vì chuyên môn, bỏ mặc họ tự chọn là né trách nhiệm. Thứ hai, đừng dựng một phương án yếu chỉ để làm nền cho phương án muốn bán; khách tinh ý nhận ra ngay và lòng tin mất nhanh hơn bạn nghĩ.

Phần không bao gồm — mục ngắn nhất, hữu dụng nhất

Mọi đề xuất đều liệt kê những gì bao gồm. Rất ít đề xuất liệt kê những gì không bao gồm, và đó là nguồn gốc của phần lớn những cuộc trao đổi khó chịu sau khi ký.

Khách đọc một đề xuất về hệ thống mạng và mặc định rằng đã có dây là có cả ổ cắm điện cho thiết bị. Bên bán mặc định điện là phần việc của thợ điện. Không ai sai, nhưng một bên sẽ phải trả thêm tiền hoặc chịu thiệt.

Những thứ đáng đưa vào mục không bao gồm:

• Phần việc của ngành khác phải làm trước hoặc song song.
• Bản quyền phần mềm, thuê bao dịch vụ, chi phí định kỳ sau khi bàn giao.
• Việc di dời, tháo dỡ hạ tầng cũ.
• Giấy phép và thủ tục phải xin.
• Đào tạo người dùng, bảo trì sau thời gian bảo hành.

Viết mục này ra không làm đề xuất kém hấp dẫn. Trái lại, nó cho khách thấy bạn đã nghĩ tới toàn bộ công việc chứ không chỉ phần mình bán — và đó là điều khách đánh giá cao ở một đơn vị có nghề.

Đề xuất được duyệt thì bước tiếp theo là báo giá chi tiết và biên bản xác nhận phạm vi công việc.

Hiệu lực và điều kiện kèm theo

Đề xuất không có thời hạn là đề xuất sẽ quay lại tìm bạn sau một năm, với mức giá của năm ngoái và một khách hàng tin rằng mình vẫn được hưởng mức đó.

Nên có ba dòng ở cuối:

• Hiệu lực — đề xuất có giá trị trong bao nhiêu ngày. Ba mươi ngày là mức thông dụng.
• Điều kiện làm cơ sở — đề xuất dựa trên hiện trạng ghi nhận tại buổi khảo sát ngày nào, và trên những giả định nào.
• Những gì có thể thay đổi — giá vật tư biến động, tỷ giá, hoặc phạm vi thay đổi sau khi khảo sát chi tiết.

Ba dòng này không làm khách e ngại, vì chúng là lẽ thường trong kinh doanh. Thiếu chúng mới là vấn đề, vì khi đó mọi thay đổi đều trông như bạn đổi ý giữa chừng.

Nếu trước đó đã có buổi khảo sát tại chỗ thì nên dẫn chiếu số và ngày của biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng ngay trong đề xuất.

Hướng dẫn dùng mẫu đề xuất này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Viết phần vấn đề bằng chính ngôn ngữ khách đã dùng khi trao đổi.
3. Chọn đưa một hay nhiều phương án, và nói rõ bạn khuyên phương án nào.
4. Điền phạm vi, tiến độ, và nhất là mục không bao gồm.
5. Đặt hiệu lực đề xuất và các điều kiện làm cơ sở.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để gửi khách.

Xem thêm biểu mẫu cho việc lập báo giá hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.