Mẫu biên bản xác nhận phạm vi công việc

Vì sao cần, khi đã có hợp đồng rồi

Hợp đồng dịch vụ thường mô tả công việc ở mức khái quát: "lắp đặt hệ thống mạng cho văn phòng", "triển khai phần mềm quản lý". Đủ để ràng buộc pháp lý, nhưng không đủ để hai bên hiểu giống nhau về việc hằng ngày.

Giữa lúc ký hợp đồng và lúc bắt đầu làm thường có một khoảng — khảo sát chi tiết, thiết kế, chốt vật tư. Trong khoảng đó, hiểu biết của cả hai bên về công việc thay đổi. Biên bản xác nhận phạm vi là lúc dừng lại và ghi xuống phiên bản cuối cùng mà cả hai cùng hiểu.

Nó đặc biệt đáng giá khi người ký hợp đồng và người trực tiếp làm việc là hai người khác nhau — điều gần như luôn đúng ở doanh nghiệp. Giám đốc ký hợp đồng, trưởng phòng kỹ thuật nhận việc. Biên bản này là chỗ hai người ở tuyến dưới của cả hai bên ngồi lại và thống nhất.

Với công việc nhỏ gọn một hai ngày thì không cần. Với công việc kéo dài nhiều tuần, nhiều hạng mục, nhiều người tham gia, nó tiết kiệm nhiều hơn công sức bỏ ra để lập.

Tiêu chí hoàn thành — phần làm nên giá trị

Hạng mục nào cũng có một câu hỏi đi kèm: thế nào là xong? Với công việc vật lý thì dễ thấy, nhưng với phần lớn dịch vụ thì không.

"Cài đặt phần mềm quản lý kho" đã xong khi phần mềm chạy được, hay khi nhân viên dùng được, hay khi dữ liệu cũ đã nhập xong? Ba mốc đó cách nhau hàng tuần làm việc.

Nên mỗi hạng mục trong biên bản cần một dòng tiêu chí, viết theo cách quan sát được:

• Thay vì "hệ thống mạng hoạt động ổn định" → "tất cả các điểm mạng đo đạt tốc độ tối thiểu X, có biên bản đo từng điểm".
• Thay vì "đào tạo người dùng" → "tổ chức hai buổi đào tạo, mỗi buổi tối thiểu Y người tham dự, có danh sách ký tên".
• Thay vì "chuyển dữ liệu" → "số bản ghi trên hệ thống mới khớp với số bản ghi hệ thống cũ, có biên bản đối chiếu".

Viết được tiêu chí như vậy, việc nghiệm thu trở thành đối chiếu chứ không phải thương lượng. Và quan trọng không kém: lúc viết tiêu chí là lúc hai bên phát hiện ra mình đang hiểu khác nhau — phát hiện lúc đó rẻ hơn nhiều so với phát hiện lúc bàn giao.

Mục loại trừ và cách xử lý phát sinh

Phần loại trừ trong biên bản này cụ thể hơn trong hợp đồng, vì lúc này hai bên đã khảo sát kỹ và biết rõ những việc liền kề nào dễ bị hiểu là nằm trong phạm vi.

Nên ghi theo kiểu đối chiếu trực tiếp: "Bên B đi dây mạng tới vị trí ổ cắm; việc kéo nguồn điện cho thiết bị do Bên A lo." Câu đó chặn đúng cái hiểu nhầm sẽ xảy ra, thay vì một câu chung chung về phạm vi.

Và vì phát sinh là chuyện bình thường, nên định trước quy trình thay vì tranh luận từng lần:

1. Bên phát hiện thông báo bằng văn bản, mô tả việc phát sinh và lý do.
2. Bên thực hiện báo khối lượng, chi phí và ảnh hưởng tới tiến độ trong một số ngày nhất định.
3. Hai bên xác nhận bằng văn bản trước khi làm.
4. Công việc phát sinh chưa được xác nhận thì không thực hiện, trừ việc khẩn cấp để tránh thiệt hại lớn hơn — trường hợp này làm trước, báo ngay sau.

Bốn bước này ngắn nhưng chúng biến phát sinh từ một cuộc cãi nhau thành một thủ tục. Khi hoàn thành, hai bên lập biên bản nghiệm thu đối chiếu với đúng tiêu chí đã ghi ở đây, theo kiểu biên bản nghiệm thu.

Phần việc của bên thuê

Mục hay thiếu nhất và gây chậm tiến độ nhiều nhất.

Mọi công việc dịch vụ đều cần bên thuê làm một số việc: mở cửa cho vào, cấp quyền truy cập, cử người phối hợp, cung cấp dữ liệu, duyệt thiết kế, dọn mặt bằng. Nếu những việc đó không được ghi ra kèm thời hạn, chúng sẽ xảy ra muộn — không phải vì ai cố tình, mà vì chúng không nằm trong danh sách việc của ai cả.

Nên ghi thành bảng nhỏ: việc gì, ai của bên thuê lo, xong trước ngày nào. Kèm một dòng về hệ quả: thời gian chờ bên thuê không tính vào tiến độ của bên thực hiện.

Dòng cuối ấy nghe có vẻ phòng thủ, nhưng thực ra nó bảo vệ cả hai: bên thực hiện không bị đổ lỗi oan, còn bên thuê có một lý do cụ thể để thúc nội bộ mình làm đúng hạn.

Nếu công việc phát sinh từ một buổi khảo sát trước đó, nên dẫn chiếu biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng và đề xuất giải pháp để thấy được đường đi từ nhu cầu ban đầu tới phạm vi cuối cùng.

Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở và điền trực tiếp.
2. Liệt kê từng hạng mục kèm tiêu chí hoàn thành quan sát được.
3. Ghi mục loại trừ theo kiểu đối chiếu với hạng mục liền kề.
4. Lập bảng phần việc của bên thuê kèm thời hạn.
5. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký trước khi bắt đầu công việc.

Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu cho việc nghiệm thu trong kho.