Mẫu biên bản bàn giao thiết bị CNTT

Hai trường hợp dùng biên bản bàn giao thiết bị

Cùng một tên gọi nhưng hai tình huống khác nhau, và nội dung cần khác nhau.

Nhà cung cấp giao thiết bị cho doanh nghiệp. Đây là bước hoàn tất một đơn mua hoặc một hợp đồng. Biên bản chứng minh hàng đã giao đủ, đúng chủng loại, và là căn cứ để bên mua thanh toán. Phần quan trọng nhất là danh sách thiết bị, số sê-ri và bảo hành.

Công ty giao thiết bị cho nhân viên sử dụng. Đây là việc nội bộ, thiết bị vẫn thuộc về công ty, nhân viên chỉ được giao để dùng cho công việc. Phần quan trọng nhất là trách nhiệm giữ gìn và nghĩa vụ trả lại khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.

Mẫu bên dưới cho bạn chọn một trong hai trường hợp, và nội dung biên bản đổi theo. Đừng dùng chung một bản cho cả hai, vì điều khoản trách nhiệm hoàn toàn khác nhau.

Vì sao số sê-ri lại quan trọng đến vậy

Dòng phổ biến nhất trong các biên bản làm qua loa là "bàn giao 05 bộ máy tính". Dòng đó không chứng minh được gì cả. Sáu tháng sau, khi một máy hỏng và có tranh luận về việc máy nào thuộc lô nào, hay khi nhân viên trả lại máy khác với máy đã nhận, không có cách nào đối chiếu.

Số sê-ri là thứ duy nhất phân biệt hai thiết bị giống hệt nhau. Nó cũng là thứ hãng dùng để tra bảo hành, và là thứ kế toán dùng để gắn tài sản vào sổ. Ghi đủ số sê-ri tốn thêm vài phút lúc bàn giao, nhưng là phần duy nhất của biên bản thực sự có giá trị về sau.

Với thiết bị không có số sê-ri rõ ràng, chẳng hạn dây mạng hay phụ kiện lẻ, thì ghi số lượng là đủ. Nhưng máy tính, màn hình, máy in, thiết bị mạng thì nên ghi đầy đủ.

Nội dung biên bản bàn giao thiết bị CNTT

Một biên bản đủ dùng gồm các phần sau:

• Thời gian và địa điểm bàn giao. Đây chính là mốc chuyển trách nhiệm trông giữ, nên không được bỏ trống.
• Hai bên tham gia. Tên, chức vụ, đại diện cho đơn vị nào.
• Bảng danh sách thiết bị. Tên thiết bị, hãng và model, số sê-ri, số lượng, tình trạng.
• Phụ kiện kèm theo. Sạc, dây nguồn, dây mạng, bàn phím, chuột, hộp đựng.
• Tình trạng lúc bàn giao. Mới nguyên hộp, đã qua sử dụng, hay có hư hỏng cần ghi nhận.
• Trách nhiệm sau bàn giao. Phần này khác nhau giữa hai trường hợp ở trên.
• Chữ ký hai bên. Bên giao, bên nhận, và nếu cần thì người chứng kiến hoặc bộ phận quản lý tài sản.

Khi thiết bị được giao như một phần của hợp đồng dịch vụ, biên bản bàn giao thường đi kèm biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT. Hai loại này khác nhau: bàn giao xác nhận đã chuyển thiết bị, nghiệm thu xác nhận công việc đã làm đạt yêu cầu.

Giao thiết bị cho nhân viên: những điều nên và không nên ghi

Phần này hay bị viết quá tay. Có ba điều nên ghi và một điều nên tránh.

Nên ghi: thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty, nhân viên được giao để sử dụng cho công việc; nhân viên có trách nhiệm giữ gìn, không tự ý tháo lắp hay thay đổi cấu hình; khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận thì bàn giao lại đầy đủ kèm phụ kiện.

Nên tránh: ghi sẵn một mức bồi thường cố định cho mọi trường hợp mất hoặc hỏng. Hao mòn do sử dụng bình thường là chuyện tất nhiên và không phải lỗi của ai. Viết hợp lý hơn là: hư hỏng do hao mòn tự nhiên thì công ty chịu; mất mát hoặc hư hỏng do lỗi chủ quan thì hai bên xác định trách nhiệm theo nội quy lao động và quy định của pháp luật.

Lý do không nên chốt cứng mức bồi thường trên biên bản: việc khấu trừ lương của người lao động chịu ràng buộc của pháp luật lao động, và một dòng tự viết trong biên bản bàn giao không thay thế được quy trình đó. Nếu công ty muốn có chế tài rõ ràng, nên đưa vào nội quy lao động đã đăng ký và nhờ người có chuyên môn pháp lý soát lại.

Thiết bị giao cho nhân viên thường đi kèm tài khoản và quyền truy cập hệ thống. Hai thứ đó nên ghi ở biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập riêng, vì khi nhân viên nghỉ thì việc thu hồi tài khoản gấp hơn việc thu hồi máy.

Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Chọn trường hợp bàn giao: nhà cung cấp giao cho doanh nghiệp, hay công ty giao cho nhân viên.
3. Điền thông tin hai bên và danh sách thiết bị kèm số sê-ri.
4. Tải Word nếu cần thêm dòng vào bảng thiết bị, hoặc tải PDF để in ký ngay.
5. In hai bản, mỗi bên giữ một bản đã ký.

Thiết bị mang đi sửa chữa rồi giao trả thì dùng phiếu tiếp nhận sửa chữa máy tính thay cho biên bản này.

Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.