Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa

Điều khoản quan trọng nhất mà ít hợp đồng viết đủ

Hỏi mười người vừa ký hợp đồng mua bán rằng nếu xe chở hàng gặp tai nạn giữa đường thì ai chịu thiệt, phần lớn sẽ ngập ngừng. Đó là thời điểm chuyển rủi ro, và nó khác với thời điểm chuyển quyền sở hữu.

Ba cách thường dùng:

• Chuyển khi giao tại kho bên bán. Bên mua tự lo vận chuyển, nên từ lúc hàng rời kho là rủi ro của bên mua.
• Chuyển khi giao tại địa điểm bên mua chỉ định. Bên bán lo vận chuyển và chịu rủi ro suốt chặng đường.
• Chuyển khi giao cho đơn vị vận chuyển. Hay dùng khi thuê bên thứ ba chở; bên mua chịu rủi ro từ lúc đó và tự làm việc với nhà vận chuyển nếu có sự cố.

Không có cách nào đúng hơn cách nào. Nhưng hợp đồng không ghi thì khi có chuyện, hai bên mỗi người hiểu một kiểu, và bên nào cũng thấy mình đúng.

Thời hạn khiếu nại: con số nhỏ, hậu quả lớn

Bên mua nhận hàng rồi mới phát hiện thiếu hoặc kém chất lượng thì có bao lâu để báo lại? Nếu hợp đồng im lặng, bên bán sẽ nói đáng lẽ phải kiểm lúc nhận, bên mua sẽ nói hàng đóng thùng kín làm sao kiểm được.

Cách viết dùng được là tách làm hai mốc khác nhau:

Khiếm khuyết nhìn thấy được — thiếu số lượng, bao bì rách, hàng vỡ — phải ghi nhận ngay khi nhận, vào biên bản giao nhận có chữ ký hai bên. Để qua hôm sau thì không còn cách nào chứng minh hàng đã hỏng từ trước hay sau khi nhận.

Khiếm khuyết bên trong — chỉ lộ ra khi mở hộp hoặc đưa vào sử dụng — cần một khoảng thời gian, thường 7 đến 15 ngày kể từ ngày nhận. Ngắn quá thì bên mua thiệt, dài quá thì bên bán không biết đến bao giờ mới hết trách nhiệm.

Mẫu bên dưới cho bạn chọn số ngày này, và câu chữ tự đổi theo.

Nội dung hợp đồng mua bán hàng hóa gồm những gì

Một hợp đồng đủ dùng cần các phần sau:

1. Hàng hóa. Tên, quy cách, chất lượng, số lượng, đơn vị tính. Danh mục dài thì lập phụ lục ký kèm, đừng nhồi vào thân hợp đồng.
2. Giá và thanh toán. Đơn giá đã gồm thuế hay chưa, tổng tiền, chia mấy đợt, trả bằng cách nào, trong bao lâu.
3. Giao nhận. Địa điểm, thời hạn, ai chịu chi phí vận chuyển, ai chịu chi phí bốc dỡ.
4. Thời điểm chuyển rủi ro. Như đã nói ở trên.
5. Kiểm hàng và khiếu nại. Hai mốc thời gian, và cách xử lý khi hàng không đúng.
6. Bảo hành. Thời hạn, phạm vi, những trường hợp không bảo hành.
7. Vi phạm và chấm dứt. Giao chậm thì sao, trả chậm thì sao.

Phần phạt vi phạm cần lưu ý: pháp luật thương mại hiện hành có giới hạn mức phạt, ghi một con số cao hơn giới hạn thì phần vượt có thể không được công nhận khi tranh chấp. Mẫu này để trống cho hai bên tự điền và nhắc kiểm tra lại, chứ không điền sẵn con số.

Nếu hai bên mua bán nhiều lần trong năm, thay vì ký hợp đồng riêng mỗi lần thì ký hợp đồng nguyên tắc một lần rồi mỗi đợt làm đơn hàng.

Giấy tờ đi kèm, dễ quên mà cần nhất lúc có chuyện

Hợp đồng chỉ là bước đầu. Khi tranh chấp, thứ quyết định thường là giấy tờ phát sinh trong lúc thực hiện:

• Biên bản giao nhận có chữ ký người nhận thật, ghi rõ số lượng và tình trạng lúc giao.
• Phụ lục danh mục hàng hóa ký kèm hợp đồng, để sau này không cãi nhau về việc đã thỏa thuận loại nào.
• Biên bản ghi nhận khi hàng không đúng, lập ngay tại chỗ, có ảnh chụp.
• Chứng từ thanh toán khớp với từng đợt đã thỏa thuận.

Phần giao nhận dùng phiếu giao nhận hàng hóa, còn khi hàng về không đúng thì lập biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng.

Một thói quen đáng giá: chụp ảnh lô hàng lúc giao và lúc nhận. Mất một phút, và là thứ duy nhất không ai cãi được.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn độ dài theo giá trị đơn hàng: đơn nhỏ dùng bản ngắn gọn, đơn lớn dùng bản đầy đủ.
3. Chọn thời điểm chuyển rủi ro cho khớp cách hai bên thật sự giao hàng.
4. Điền số ngày khiếu nại chất lượng và thời hạn bảo hành.
5. Lập phụ lục danh mục hàng hóa, ký kèm hợp đồng.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu cho việc mua hàng trong kho.