Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa

Ba cách ký phiếu làm mất giá trị của nó

Phiếu giao nhận chỉ có giá trị khi được ký đúng cách. Ba lỗi sau làm nó thành tờ giấy trắng khi cần tới:

Ký trước khi kiểm. Người giao vội, người nhận cũng vội, ký cho xong rồi mở hàng sau. Đến lúc phát hiện thiếu thì trên phiếu đã có chữ ký xác nhận nhận đủ. Cách xử lý: nếu thật sự không kịp kiểm, ghi thẳng vào phiếu "nhận nguyên kiện, chưa kiểm bên trong" trước khi ký. Một câu ngắn giữ lại toàn bộ quyền khiếu nại.

Người ký không rõ là ai. Một chữ ký nguệch ngoạc, không ghi họ tên, không chức vụ. Sau này cần đối chiếu thì không ai biết đó là ai, và bên nhận có thể nói người đó không phải nhân viên của mình. Phiếu nên có ô họ tên viết chữ in và ô chức vụ, bắt buộc điền.

Không ghi tình trạng bao bì. Phiếu chỉ ghi số lượng. Hàng về bị móp thì không có cách nào biết móp từ lúc nào. Một ô nhỏ "tình trạng bao bì: nguyên vẹn / rách / móp / ướt / niêm phong còn nguyên" giải quyết chuyện đó.

Ba lỗi này mất tổng cộng chừng ba mươi giây để tránh.

Số kiện và số lượng là hai con số khác nhau

Một chi tiết nhỏ nhưng gây nhiều tranh chấp: phiếu chỉ ghi "10 thùng" mà không ghi mỗi thùng bao nhiêu cái.

Người giao đếm thùng, người nhận ký nhận mười thùng. Vài ngày sau mở ra, một thùng chỉ có 18 cái thay vì 20. Lúc này người giao nói đã giao đủ mười thùng đúng như phiếu, còn người nhận không chứng minh được bên trong thiếu từ đầu.

Phiếu nên có hai cột tách bạch: số kiện và số lượng bên trong. Khi giao nguyên kiện không mở kiểm, ghi rõ ở ô ghi chú. Như vậy cả hai bên đều biết mình đang xác nhận điều gì.

Với hàng có số sê-ri hoặc số lô, nên ghi luôn vào phiếu hoặc vào bảng kê đính kèm. Việc này mất thêm vài phút nhưng nó quyết định được những tranh chấp về bảo hành sau này — khi khách mang một món hàng tới và cả hai bên đều không chắc nó có phải món đã giao hay không.

Người nhận hợp lệ là ai

Giao đúng địa chỉ nhưng sai người là rủi ro thực tế, nhất là với hàng giá trị cao và với những địa chỉ có nhiều đơn vị cùng thuê.

Nên thống nhất trước với khách:

• Người có tên trong đơn — chặt nhất, dùng cho hàng giá trị cao.
• Người có giấy giới thiệu của đơn vị nhận — dùng khi người nhận hay thay đổi.
• Bất kỳ ai tại địa chỉ, có ký nhận và ghi rõ họ tên — nhanh nhất, nhưng bên gửi chấp nhận rủi ro.

Với hàng giá trị cao, nên ghi thêm số giấy tờ tùy thân của người nhận vào phiếu, hoặc chụp ảnh người nhận cầm hàng. Nghe hơi quá, nhưng nó là cách duy nhất phân biệt giữa "đã giao" và "đã giao cho đúng người".

Phiếu cũng nên có ô ghi ý kiến người nhận, để trống sẵn. Khi hàng có vấn đề, người nhận viết ngay vào đó thay vì phải tìm giấy khác. Một ô trống làm tăng đáng kể khả năng vấn đề được ghi lại tại chỗ, thay vì được kể lại qua điện thoại vài ngày sau.

Khi hàng có vấn đề thật, lập thêm biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng kèm ảnh chụp.

In mấy liên và lưu ở đâu

Phiếu giao nhận thường in ba liên:

• Liên 1 người giao giữ — chứng minh đã giao.
• Liên 2 người nhận giữ — chứng minh đã nhận và tình trạng lúc nhận.
• Liên 3 lưu tại bộ phận kho hoặc kế toán — đối chiếu với hóa đơn và công nợ.

Nếu dùng giấy than thì cả ba liên có cùng nét chữ, khó sửa một liên mà không lộ. Nếu in rời rồi ký ba bản, nên ký cả ba tại chỗ, đừng ký một bản rồi photo.

Về lưu trữ: phiếu giao nhận nên lưu cùng hóa đơn của chính lô hàng đó, không lưu riêng theo thứ tự thời gian. Khi tranh chấp xảy ra sau vài tháng, người ta tìm theo hóa đơn hoặc theo khách hàng, không ai nhớ ngày giao.

Nếu lượng giao nhận lớn và hàng qua kho, nên dùng kèm phiếu xuất kho để sổ kho và chứng từ giao hàng khớp nhau. Khi bán hàng theo hợp đồng, phiếu này là chứng từ đi kèm hợp đồng mua bán hàng hóa và là mốc tính thời hạn khiếu nại.

Hướng dẫn dùng mẫu phiếu này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở và điền trực tiếp, hoặc tải PDF in thành tập.
2. Ghi tách bạch số kiện và số lượng bên trong.
3. Điền ô tình trạng bao bì trước khi đưa khách ký.
4. Yêu cầu người nhận ghi rõ họ tên chữ in và chức vụ, không chỉ ký.
5. Giao nguyên kiện chưa kiểm thì ghi rõ vào ô ghi chú.

Xem thêm biểu mẫu cho việc bàn giao hoặc biểu mẫu cho bộ phận kho và mua hàng trong kho.