Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Hai mốc quyết định: nhận hàng và giao hàng

Toàn bộ trách nhiệm của bên vận chuyển nằm gọn giữa hai mốc này, nên hợp đồng phải xác định chúng chính xác tới mức không thể hiểu hai cách.

Mốc nhận hàng không phải lúc xe tới kho, mà là lúc hai bên ký biên bản giao nhận xác nhận số lượng và tình trạng hàng. Trước khi ký, hàng vẫn thuộc trách nhiệm bên gửi. Vì vậy người lái xe phải được phép kiểm đếm, và nếu bao bì có dấu hiệu bất thường thì phải ghi vào biên bản ngay — chứ không phải ký cho xong rồi về sau mới nói hàng đã hỏng sẵn.

Mốc giao hàng là lúc người nhận hợp lệ ký nhận. "Người nhận hợp lệ" cũng cần định nghĩa: người có tên trong đơn, người có giấy giới thiệu, hay bất kỳ ai ở địa chỉ đó. Giao nhầm người là một trong những rủi ro hay gặp nhất, và nếu hợp đồng không ghi rõ thì bên vận chuyển dễ thoát trách nhiệm bằng lý lẽ đã giao đúng địa chỉ.

Với hàng giá trị cao, nên yêu cầu thêm: chụp ảnh người nhận ký, hoặc ghi số giấy tờ tùy thân vào biên bản.

Bồi thường: vì sao mức đền thường thấp hơn bạn nghĩ

Nhiều doanh nghiệp giao một lô hàng trị giá vài trăm triệu với cước vài triệu, rồi khi mất hàng mới biết bên vận chuyển chỉ đền một phần nhỏ.

Đó không hẳn là họ làm sai. Cước vận chuyển được tính trên trọng lượng và quãng đường, không tính trên giá trị hàng. Một xe chở mười kiện hàng giống hệt nhau về kích thước nhưng giá trị chênh nhau trăm lần, mà cước thì như nhau. Nếu bên vận chuyển phải chịu toàn bộ giá trị mọi lô hàng, họ phải nâng cước cho tất cả mọi người.

Cách giải quyết chuẩn mực trong ngành là khai giá trị hàng:

• Không khai giá: bồi thường theo mức giới hạn chung, thường tính theo trọng lượng hoặc theo cước. Thấp.
• Có khai giá: bên gửi khai giá trị thật, trả thêm một khoản phụ phí, và được bồi thường theo giá trị đã khai nếu mất.

Với hàng giá trị cao, trả thêm vài phần trăm phụ phí để được bảo vệ đúng mức là khoản chi đáng giá. Nhưng phải làm trước khi gửi, không phải sau khi mất. Mẫu bên dưới có sẵn cơ chế này.

Và ở chiều ngược lại: giới hạn bồi thường không nên áp dụng khi hàng mất do lỗi cố ý của bên vận chuyển, hoặc khi họ tự ý chuyển hàng sang xe khác, đi tuyến khác mà không báo.

Thời hạn khiếu nại — con số nhỏ nhưng chặn hẳn quyền đòi

Hợp đồng vận chuyển thường có thời hạn khiếu nại ngắn hơn nhiều so với hợp đồng mua bán, và đây là chỗ bên gửi hàng hay mất quyền mà không biết.

Nên tách làm hai nhóm như với hợp đồng mua bán:

Hư hỏng, thiếu hụt thấy được ngay — kiện rách, thùng móp, niêm phong đứt, thiếu kiện — phải ghi vào biên bản giao nhận tại thời điểm nhận. Người nhận ký nhận "hàng nguyên vẹn" rồi hôm sau mới báo thiếu thì gần như không còn cách nào chứng minh.

Hư hỏng bên trong, chỉ phát hiện khi mở kiện, cần một khoảng thời gian — thường vài ngày tới một tuần kể từ ngày nhận. Ngắn hơn nhiều so với mức 7–15 ngày thường thấy trong mua bán, vì chứng cứ về quá trình vận chuyển mất đi rất nhanh.

Hợp đồng nên ghi thêm nghĩa vụ giữ nguyên hiện trạng: không được tháo dỡ tiếp, không được dùng, giữ cả bao bì, để hai bên cùng kiểm tra.

Biên bản giao nhận mỗi chuyến nên dùng biên bản giao nhận hàng hóa; khi hàng về có vấn đề thì lập biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng ngay tại chỗ, kèm ảnh chụp cả bao bì bên ngoài.

Cước phát sinh: những khoản làm hóa đơn đội lên

Cước vận chuyển hiếm khi đúng bằng con số trên bảng giá. Phần chênh nằm ở các khoản phát sinh, và nếu không liệt kê trước thì mỗi chuyến là một lần tranh luận.

Những khoản thường gặp:

• Thời gian chờ. Xe tới kho nhưng phải đợi bốc hoặc dỡ. Nên có số giờ miễn phụ phí, quá thì tính theo giờ.
• Lưu xe qua đêm khi không giao được vì lỗi bên nhận.
• Giao lại lần hai khi lần đầu không có người nhận.
• Bốc xếp nếu không có trong cước gốc, và việc nâng hạ bằng thiết bị chuyên dụng.
• Phí cầu đường, phà, bến bãi — có trong cước hay tính riêng.
• Hàng cồng kềnh, quá khổ quá tải, hoặc phải xin giấy phép lưu thông.

Nguyên tắc viết: khoản nào đã nằm trong cước thì ghi rõ là đã gồm; khoản nào tính riêng thì ghi đơn giá hoặc cách tính. Đừng để khoảng trống, vì khoảng trống luôn được hiểu theo hướng có lợi cho bên lập hóa đơn.

Nếu hai bên chạy hàng thường xuyên thì nên ký hợp đồng nguyên tắc một lần, rồi mỗi chuyến chỉ cần đơn hàng vận chuyển ngắn gọn.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Ghi tuyến vận chuyển, loại hàng và cách tính cước.
3. Chọn có áp dụng khai giá trị hàng hay không, đây là điều khoản quyết định mức bồi thường.
4. Đặt thời hạn khiếu nại và số giờ chờ miễn phụ phí.
5. Liệt kê các khoản cước phát sinh kèm cách tính.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm biểu mẫu ngành logistics và vận tải hoặc các mẫu hợp đồng khác trong kho.