Mẫu hợp đồng nguyên tắc

Hiểu nhầm phổ biến nhất về hợp đồng nguyên tắc

Nhiều người ký xong hợp đồng nguyên tắc rồi yên tâm rằng đã có đơn hàng. Thực ra chưa.

Hợp đồng nguyên tắc chỉ thống nhất cách làm việc: điều khoản chung, quy trình đặt hàng, cách thanh toán, cách xử lý khi có sự cố. Nó thường không chốt số lượng cụ thể, không chốt đơn giá cuối cùng, và không buộc bên nào phải đặt hàng hay phải nhận đơn.

Vì vậy một hợp đồng nguyên tắc viết tốt phải có một câu nói thẳng điều đó, thường nằm ở phần cuối: việc ký hợp đồng này không buộc Bên A phải đặt hàng và không buộc Bên B phải nhận mọi đơn hàng. Thiếu câu này, hai bên dễ kỳ vọng khác nhau — một bên tưởng đã có cam kết sản lượng cả năm, bên kia tưởng chỉ mới mở sẵn đường.

Nếu bạn cần chốt hẳn một lô hàng cụ thể với số lượng và giá xác định thì thứ cần ký là hợp đồng mua bán hàng hóa, không phải hợp đồng nguyên tắc.

Khi nào nên dùng, khi nào không

Nên dùng khi hai bên làm việc với nhau nhiều lần trong năm với cùng một kiểu công việc: nhà cung cấp giao hàng hằng tháng, đơn vị dịch vụ nhận việc theo từng đợt, bên gia công nhận đơn liên tục. Ký một lần rồi mỗi đợt chỉ cần một đơn hàng vài dòng, thay vì soạn lại cả bản hợp đồng.

Không nên dùng khi chỉ có một giao dịch duy nhất, hoặc khi mỗi lần làm việc lại khác hẳn nhau về bản chất. Lúc đó hợp đồng khung không tiết kiệm được gì mà còn thêm một tầng giấy tờ phải đối chiếu.

Một dấu hiệu dễ nhận: nếu bạn thấy mình phải viết quá nhiều ngoại lệ vào hợp đồng nguyên tắc thì đó là lúc nên ký hợp đồng riêng cho từng việc.

Điều khoản quyết định: thứ tự ưu tiên

Đây là phần phân biệt một hợp đồng nguyên tắc dùng được với một bản chép mạng.

Khi hai bên đã ký khung, rồi sáu tháng sau có một đơn hàng ghi điều kiện thanh toán khác với khung, thì theo cái nào? Nếu hợp đồng không trả lời, mỗi bên sẽ chọn cái có lợi cho mình.

Hai cách viết, cả hai đều dùng được, miễn là chọn một cách và ghi rõ:

• Đơn hàng ưu tiên. Đơn hàng cụ thể là mới nhất và phản ánh thỏa thuận gần nhất, nên được áp dụng cho phần khác biệt. Hợp khi điều kiện mỗi đợt thay đổi nhiều.
• Hợp đồng khung ưu tiên. Đơn hàng chỉ ghi số lượng, giá và thời gian giao; mọi điều khoản khác theo khung. Hợp khi muốn giữ điều kiện ổn định, tránh việc mỗi đơn lại lọt vào một điều khoản bất lợi.

Dù chọn cách nào cũng nên thêm một ràng buộc: phần khác biệt chỉ có giá trị khi được người có thẩm quyền của cả hai bên ký, không phải mọi email trao đổi đều thành thỏa thuận mới.

Nội dung hợp đồng nguyên tắc gồm những gì

Bản dùng được cần các phần sau:

1. Phạm vi hợp tác. Loại hàng hóa hoặc dịch vụ nào thuộc hợp đồng này.
2. Quy trình đặt hàng. Đặt bằng hình thức gì, ai ký, bao lâu thì bên kia phải xác nhận, không xác nhận thì coi là từ chối hay chấp nhận.
3. Nguyên tắc về giá. Giá theo bảng giá ký kèm hay theo từng đơn hàng, báo trước bao lâu khi thay đổi giá.
4. Thanh toán. Hình thức, thời hạn, công nợ tối đa nếu cho trả chậm.
5. Chất lượng và khiếu nại. Tiêu chuẩn chung và thời hạn khiếu nại.
6. Thứ tự ưu tiên. Như phần trên.
7. Thời hạn và gia hạn. Thường một năm, tự động gia hạn nếu không bên nào báo chấm dứt.

Mỗi đợt công việc sau đó chỉ cần một đơn hàng ngắn, và khi giao hàng thì lập phiếu giao nhận hàng hóa. Nếu hợp tác có trao đổi thông tin nhạy cảm, ký kèm thỏa thuận bảo mật thông tin.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Ghi rõ phạm vi hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc hợp đồng khung.
3. Chọn thứ tự ưu tiên giữa đơn hàng và hợp đồng khung.
4. Đặt thời hạn và cách gia hạn.
5. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.
6. Lưu kèm mẫu đơn hàng để mỗi đợt chỉ cần điền vài dòng.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu cho việc soạn hợp đồng trong kho.