Mẫu hợp đồng thuê văn phòng

Phí dịch vụ: khoản tiền hay gây bất ngờ nhất

Nhiều hợp đồng chỉ ghi giá thuê mỗi mét vuông, còn phí dịch vụ để một dòng mơ hồ. Rồi sáu tháng sau bên thuê nhận hóa đơn cao hơn dự tính và phát hiện phí dịch vụ đã tăng, hoặc có thêm những khoản chưa từng nghe tới.

Phí dịch vụ trong tòa nhà văn phòng thường gồm: vệ sinh khu vực chung, bảo vệ, thang máy, điều hòa khu vực chung, chiếu sáng hành lang, xử lý rác. Những khoản này nên tách riêng khỏi tiền thuê và ghi rõ gồm những gì.

Quan trọng hơn là cơ chế tăng phí. Một hợp đồng chặt sẽ ghi: phí dịch vụ chỉ được điều chỉnh mỗi năm một lần, phải báo trước một số ngày nhất định, và mức tăng mỗi lần không vượt quá một tỷ lệ hai bên thống nhất. Không có ba điều kiện đó thì về bản chất bên thuê đang ký một khoản chi phí không giới hạn.

Những khoản dùng riêng — điện, nước, internet, chỗ đỗ xe, điều hòa ngoài giờ — nên liệt kê tách bạch và nói rõ ai trả, tính theo đồng hồ riêng hay chia theo diện tích.

Tiền cọc: lấy lại được hay không nằm ở mấy dòng

Tiền đặt cọc thuê văn phòng thường bằng hai đến ba tháng tiền thuê, là khoản tiền lớn. Nhưng rất nhiều hợp đồng chỉ ghi số tiền cọc mà không ghi điều kiện hoàn lại.

Bốn điều cần có:

• Thời hạn hoàn cọc tính bằng ngày kể từ khi bàn giao lại mặt bằng, ví dụ 15 hoặc 30 ngày.
• Những khoản được trừ: tiền thuê và phí dịch vụ còn nợ, tiền điện nước chưa thanh toán, chi phí khắc phục hư hỏng do bên thuê gây ra.
• Hao mòn tự nhiên không bị trừ. Sàn mòn, tường ố theo thời gian là chuyện bình thường của việc sử dụng, không phải hư hỏng.
• Căn cứ đối chiếu: biên bản bàn giao hiện trạng lúc nhận mặt bằng, kèm ảnh chụp.

Dòng cuối là dòng quyết định. Không có biên bản hiện trạng lúc nhận thì khi trả mặt bằng, mọi vết xước đều có thể bị quy cho bên thuê, và bên thuê không có cách nào chứng minh ngược lại.

Ranh giới sửa chữa giữa chủ nhà và bên thuê

Đây là chỗ thứ ba hay tranh chấp. Nguyên tắc chung được dùng rộng rãi:

Bên cho thuê chịu phần kết cấu và hệ thống chung của tòa nhà: tường chịu lực, mái, sàn, chống thấm, hệ thống điện nước trục chính, thang máy, hệ thống phòng cháy. Đây là những thứ thuộc về chính tòa nhà và bên thuê không kiểm soát được.

Bên thuê chịu phần sử dụng hằng ngày bên trong diện tích thuê: bóng đèn, ổ cắm, thiết bị vệ sinh, khóa cửa, và mọi hư hỏng do bên thuê hoặc khách của bên thuê gây ra.

Nên thêm một mốc giá trị để khỏi cãi vặt: hỏng hóc dưới một số tiền nhất định thì bên thuê tự xử lý, trên mức đó thì báo bên cho thuê. Mẫu bên dưới cho bạn điền con số này.

Phần cải tạo khác với sửa chữa và cần điều khoản riêng: bên thuê muốn ngăn vách, đi lại hệ thống điện, lắp thêm thiết bị thì phải xin ý kiến bằng văn bản, và khi trả mặt bằng thì trả nguyên trạng hay giữ nguyên phần cải tạo là chuyện phải chốt từ đầu, không phải lúc dọn đi mới bàn.

Trước khi nhận mặt bằng nên lập biên bản ghi nhận hiện trạng, tương tự biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.

Chấm dứt sớm và những thứ nên ghi trước

Doanh nghiệp thuê văn phòng ba năm nhưng kế hoạch thay đổi sau một năm là chuyện thường. Hợp đồng nên lường trước thay vì để hai bên tự xoay.

• Bên thuê trả sớm. Thường phải báo trước một số tháng và mất tiền cọc, hoặc trả một khoản bồi thường thay cho thời gian báo trước. Hai cách đều dùng được, miễn là ghi rõ một cách.
• Bên cho thuê lấy lại mặt bằng sớm. Phần này hay bị bỏ. Nếu chỉ ràng buộc bên thuê mà không ràng buộc bên cho thuê thì hợp đồng lệch hẳn về một phía. Nên có nghĩa vụ báo trước tương đương và hoàn trả tiền cọc cùng phần tiền thuê đã trả trước.
• Quyền ưu tiên thuê tiếp khi hết hạn, kèm thời hạn bên thuê phải trả lời.
• Mức tăng giá thuê khi gia hạn, hoặc ít nhất một trần cho mức tăng.

Lúc trả mặt bằng, hai bên lập biên bản bàn giao mặt bằng và đối chiếu với biên bản lúc nhận, đó là căn cứ duy nhất để tính tiền cọc.

Một điều khoản nhỏ nhưng quan trọng với doanh nghiệp: quyền đặt trụ sở và treo biển hiệu tại địa chỉ thuê. Doanh nghiệp cần địa chỉ này để đăng ký kinh doanh, và không phải chủ nhà nào cũng đồng ý. Hỏi trước khi ký, đừng để ký xong mới phát hiện.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Điền diện tích, giá thuê và tách riêng phí dịch vụ.
3. Đặt mốc trần tăng phí dịch vụ và tăng giá thuê khi gia hạn.
4. Chọn mức giá trị để phân chia trách nhiệm sửa chữa.
5. Ghi điều kiện và thời hạn hoàn tiền cọc.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký. Lập kèm biên bản bàn giao hiện trạng có ảnh chụp.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu ngành bất động sản trong kho.