Mẫu hợp đồng gia công

Định mức tiêu hao: con số quyết định lời lỗ

Gia công một nghìn sản phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu? Câu trả lời không bao giờ là con số lý thuyết, vì cắt gọt nào cũng có phần bỏ đi, nhuộm nào cũng có phần hỏng, in nào cũng có bản thử.

Hợp đồng gia công phải có định mức tiêu hao: số nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm, và tỷ lệ hao hụt cho phép tính trên tổng nguyên liệu nhận. Hai con số này ở phụ lục kỹ thuật, không phải trong thân hợp đồng, vì chúng khác nhau theo từng mã hàng.

Phần quan trọng là xử lý khi vượt định mức. Bên nhận gia công dùng quá định mức thì phải bù nguyên liệu, hoặc trừ vào tiền công theo giá nguyên liệu. Ngược lại, tiết kiệm được so với định mức thì phần dư thuộc về ai cũng nên ghi — thông thường vẫn thuộc bên đặt gia công vì nguyên liệu là của họ.

Không có định mức trong hợp đồng thì mỗi lần quyết toán là một lần tranh cãi, và bên đặt gia công không có cách nào biết nguyên liệu của mình đi đâu.

Tỷ lệ lỗi: chấp nhận bao nhiêu phần trăm

Không dây chuyền nào ra một trăm phần trăm sản phẩm đạt. Hợp đồng đòi hỏi không lỗi là hợp đồng không ai thực hiện được, còn hợp đồng im lặng về chuyện này thì mỗi lô hàng về là một lần thương lượng.

Cách viết dùng được gồm ba phần:

• Tỷ lệ lỗi cho phép tính trên tổng số sản phẩm của mỗi lô, ví dụ hai hoặc ba phần trăm tùy ngành.
• Cách xử lý phần trong tỷ lệ: thường là bên đặt chấp nhận, không trừ tiền công, vì đã tính vào giá.
• Cách xử lý phần vượt tỷ lệ: bên nhận gia công làm lại bằng nguyên liệu của mình, hoặc không được tính tiền công cho phần đó, hoặc bồi thường giá trị nguyên liệu đã hỏng. Ba cách khác nhau rất xa về tiền, nên phải chọn một.

Đi kèm là cách kiểm: kiểm toàn bộ hay kiểm xác suất theo tỷ lệ, ai kiểm, kiểm ở đâu, và làm gì khi hai bên không thống nhất về việc một sản phẩm có đạt hay không. Mẫu đối chứng đã niêm phong là cách giải quyết gọn nhất cho tranh chấp kiểu này.

Nguyên liệu, phế liệu và quyền sở hữu

Trong hợp đồng gia công có một điểm khác biệt căn bản so với mua bán: nguyên liệu và thành phẩm không thuộc bên làm ra chúng. Chúng vẫn thuộc bên đặt gia công suốt quá trình. Hợp đồng nên nói thẳng điều này, vì nó kéo theo mấy hệ quả thực tế:

• Bên nhận gia công không được đem nguyên liệu hay thành phẩm đi thế chấp, cầm cố.
• Nếu bên nhận gia công bị kê biên tài sản thì nguyên liệu và thành phẩm của bên đặt phải được tách ra — và có hợp đồng ghi rõ là căn cứ để tách.
• Bên nhận gia công có trách nhiệm bảo quản như tài sản của mình, và chịu trách nhiệm khi mất mát hư hỏng do lỗi bảo quản.

Phế liệu là khoản hay bị bỏ quên nhưng có giá trị thật, nhất là trong cơ khí và may mặc. Vải vụn, phoi kim loại, bao bì thừa thuộc về ai nên ghi rõ: trả lại bên đặt, bên nhận được giữ, hay bán và chia theo tỷ lệ. Không ghi thì mặc định rơi vào tay người đang giữ, và bên đặt gia công thường chỉ nhận ra sau vài tháng.

Khi giao và nhận mỗi lô, lập phiếu giao nhận hàng hóa ghi rõ số lượng nguyên liệu giao và thành phẩm nhận.

Khuôn mẫu, bản vẽ và chuyện làm hàng nhái

Bên đặt gia công thường phải giao bản vẽ, mẫu mã, công thức, có khi cả khuôn. Đây là tài sản trí tuệ và cũng là rủi ro lớn nhất của mô hình gia công: bên nhận có đủ mọi thứ để tự làm ra sản phẩm giống hệt và bán cho người khác.

Ba điều khoản nên có:

1. Quyền sở hữu khuôn và bản vẽ. Khuôn do bên đặt trả tiền thì thuộc bên đặt, kể cả khi đang đặt tại xưởng bên nhận. Ghi rõ cả việc trả lại khuôn khi kết thúc.
2. Cấm sản xuất cho bên thứ ba. Bên nhận không dùng bản vẽ, khuôn mẫu, công thức của bên đặt để sản xuất cho ai khác, kể cả sau khi hợp đồng kết thúc.
3. Xử lý hàng dư và hàng lỗi. Sản phẩm sản xuất vượt số lượng đặt, hoặc hàng lỗi bị loại, không được bán ra thị trường mà phải giao lại bên đặt hoặc tiêu hủy có biên bản. Đây là đường rò rỉ hàng nhái phổ biến nhất.

Với mẫu mã có giá trị, nên ký thêm thỏa thuận bảo mật thông tin riêng, vì hợp đồng gia công thường kết thúc còn nghĩa vụ bảo mật thì cần kéo dài hơn.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn ai cung cấp nguyên vật liệu, đây là lựa chọn ảnh hưởng nhiều điều khoản khác.
3. Điền tỷ lệ hao hụt cho phép và tỷ lệ sản phẩm lỗi được chấp nhận.
4. Chọn cách xử lý phần vượt tỷ lệ và chủ sở hữu phế liệu.
5. Lập phụ lục định mức và tiêu chuẩn kỹ thuật, kèm mẫu đối chứng niêm phong.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu ngành sản xuất trong kho.