Mẫu hợp đồng thuê tài sản, thiết bị

Hỏng giữa chừng: ba trường hợp phải tách bạch

Thiết bị đi thuê hỏng là chuyện sớm muộn. Hợp đồng không phân loại trước thì mỗi lần hỏng là một lần tranh cãi.

• Hao mòn do sử dụng bình thường. Máy chạy đủ giờ thì linh kiện mòn, đó là chuyện tất nhiên và thuộc về bên cho thuê — tiền thuê đã tính cả phần hao mòn này rồi.
• Hỏng do lỗi của bên thuê. Dùng sai hướng dẫn, chạy quá tải, để người không có chuyên môn vận hành, không bảo dưỡng theo lịch. Bên thuê chịu.
• Hỏng do nguyên nhân khách quan. Thiên tai, sự cố điện lưới, hoặc lỗi ẩn của chính thiết bị có từ trước khi giao. Thường thuộc về bên cho thuê, trừ khi bên thuê đã được cảnh báo mà vẫn dùng.

Đi kèm phải có một mốc nữa: thời gian ngừng máy. Thiết bị hỏng không phải lỗi bên thuê mà phải nằm chờ sửa ba ngày thì ba ngày đó có tính tiền thuê không? Hợp đồng chặt sẽ ghi là không tính, và nếu bên cho thuê không sửa trong thời hạn cam kết thì phải đổi thiết bị khác hoặc bên thuê được chấm dứt.

Thuê có người vận hành hay thuê trần

Hai hình thức này khác nhau về bản chất trách nhiệm, và nhiều hợp đồng viết lẫn lộn.

Thuê trần là giao thiết bị, bên thuê tự vận hành. Bên thuê chịu trách nhiệm về cách vận hành, về người điều khiển có đủ chứng chỉ hay không, và về thiệt hại gây ra cho người khác trong quá trình sử dụng.

Thuê kèm người vận hành là bên cho thuê cử nhân sự đi theo máy. Lúc này người vận hành vẫn là người của bên cho thuê, nên bên cho thuê chịu trách nhiệm về thao tác của họ, dù công việc do bên thuê chỉ định.

Ranh giới này quan trọng nhất khi có tai nạn hoặc thiệt hại cho bên thứ ba. Hợp đồng nên ghi thẳng ai chịu trách nhiệm trong trường hợp nào, và với thiết bị có yêu cầu chứng chỉ vận hành thì ghi rõ bên nào bảo đảm người điều khiển có chứng chỉ hợp lệ.

Biên bản bàn giao: phần quan trọng hơn cả hợp đồng

Với hợp đồng thuê, biên bản bàn giao có khi còn quyết định hơn thân hợp đồng, vì nó là bằng chứng duy nhất về tình trạng tài sản ở hai thời điểm.

Biên bản lúc giao cần có: danh mục thiết bị kèm số sê-ri, số giờ hoạt động hoặc số ki-lô-mét nếu đồng hồ có ghi, tình trạng ngoại quan và chức năng, phụ kiện và dụng cụ kèm theo, giấy tờ đi kèm như đăng kiểm hay sổ bảo hành, và ảnh chụp.

Biên bản lúc trả lặp lại đúng những mục đó để đối chiếu. Chênh lệch nào không giải thích được bằng hao mòn tự nhiên thì thuộc trách nhiệm bên thuê.

Số giờ hoạt động là chi tiết hay bị bỏ qua nhưng rất đáng ghi, vì nhiều tranh chấp về hao mòn chỉ giải quyết được khi biết máy đã chạy bao nhiêu trong thời gian thuê.

Có thể dùng biên bản bàn giao thiết bị làm khung, hoặc biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản cho tài sản lớn.

Bốn điều khoản bảo vệ bên cho thuê

Tài sản nằm trong tay người khác suốt thời gian thuê, nên hợp đồng cần vài ràng buộc mà bên cho thuê hay quên:

1. Cấm cho thuê lại và chuyển giao. Bên thuê không được cho bên thứ ba thuê lại hoặc mượn nếu không có đồng ý bằng văn bản. Thiếu dòng này thì tài sản có thể lưu lạc qua mấy tay mà bên cho thuê không biết.
2. Cấm dùng tài sản để bảo đảm nghĩa vụ. Không được thế chấp, cầm cố hay dùng tài sản thuê làm vật bảo đảm cho khoản vay nào.
3. Quyền kiểm tra. Bên cho thuê được kiểm tra tình trạng sử dụng sau khi báo trước, trong giờ làm việc, không gây gián đoạn.
4. Địa điểm sử dụng. Ghi rõ nơi đặt hoặc khu vực sử dụng, và yêu cầu báo trước khi di chuyển thiết bị ra khỏi khu vực đó.

Điều khoản thứ tư nghe hành chính nhưng có công dụng thật: nó giúp bên cho thuê biết tài sản đang ở đâu khi cần thu hồi, và là căn cứ khi làm bảo hiểm.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn thuê trần hay thuê kèm người vận hành.
3. Chọn bên chịu trách nhiệm bảo trì định kỳ và mức chi phí tự xử lý.
4. Điền tiền cọc, thời hạn và địa điểm sử dụng.
5. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.
6. Lập biên bản bàn giao có số sê-ri, số giờ hoạt động và ảnh chụp, ký kèm hợp đồng.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu cho việc bàn giao trong kho.