Mẫu biên bản xác nhận đơn hàng

Bốn yếu tố, thiếu một là chưa chốt

Một đơn hàng được coi là đã chốt khi cả bốn yếu tố sau đều rõ. Thiếu bất kỳ cái nào thì hai bên vẫn đang đàm phán, dù cả hai đều nghĩ đã xong.

1. Chủng loại. Ghi đủ mã hàng, quy cách, màu, kích thước. "Loại như lần trước" là cách diễn đạt phổ biến và là nguồn sai sót phổ biến không kém — lần trước đã sáu tháng, và người làm đơn hàng giờ là người khác.
2. Số lượng, kèm dung sai nếu mặt hàng có đặc thù sản xuất không ra đúng tuyệt đối.
3. Đơn giá và tổng tiền, nói rõ đã gồm thuế hay chưa.
4. Ngày giao hoặc khoảng ngày giao, và giao tại đâu.

Ba yếu tố đầu thường được ghi. Yếu tố thứ tư hay bị bỏ qua nhất, vì lúc đặt hàng ai cũng nghĩ chuyện giao hàng sẽ tự thu xếp được. Rồi đến lúc cần gấp thì mới biết bên bán đang xếp lịch sản xuất theo thứ tự khác.

Hàng đặt riêng và quy định hủy đơn

Đây là chỗ cần viết rõ nhất, vì nó liên quan trực tiếp tới tiền của bên bán.

Hàng có sẵn thì hủy đơn ít gây thiệt hại, hàng trả về kho và bán cho người khác.

Hàng đặt riêng — in logo khách, cắt theo kích thước riêng, pha màu theo yêu cầu, nhập về theo đơn — thì khác hẳn. Hủy đơn sau khi đã sản xuất nghĩa là bên bán ôm một lô hàng không bán được cho ai.

Biên bản nên ghi rõ mấy điều:

• Đơn hàng này là hàng có sẵn hay hàng đặt riêng.
• Với hàng đặt riêng: sau thời điểm nào thì không hủy được, hoặc hủy phải chịu chi phí gì.
• Trường hợp bên mua giảm số lượng so với đơn đã xác nhận thì xử lý ra sao.

Ghi rõ không làm khách e ngại — ngược lại, khách chuyên nghiệp hiểu và đánh giá cao việc được nói trước. Người ngại ghi những điều này thường là bên bán, và cũng chính họ là người chịu thiệt khi chuyện xảy ra.

Nếu hai bên đã có hợp đồng nguyên tắc thì biên bản này chỉ cần dẫn chiếu, không phải chép lại điều khoản chung.

Biên bản xác nhận đơn hàng hay thư xác nhận

Hai thứ cùng mục đích, khác hình thức và khác độ chặt.

Biên bản có chữ ký cả hai bên trên cùng một văn bản. Chặt nhất, nhưng cần gặp nhau hoặc gửi qua lại ký. Hợp với đơn hàng giá trị lớn, hàng đặt riêng, hoặc khách mới.

Thư xác nhận do một bên gửi, bên kia trả lời đồng ý. Nhanh hơn nhiều, và với khách quen thì đủ dùng. Hợp với đơn hàng lặp lại thường xuyên.

Nguyên tắc chọn thực tế: đơn hàng càng dễ gây thiệt hại khi hủy hoặc khi hiểu nhầm thì càng nên dùng biên bản. Đơn hàng nhỏ, hàng có sẵn, khách làm ăn lâu năm thì thư xác nhận đơn hàng vừa đủ và đỡ phiền cho cả hai.

Một cách dung hòa nhiều nơi dùng: gửi thư xác nhận cho mọi đơn, và chỉ yêu cầu ký biên bản khi đơn vượt một giá trị nhất định hoặc thuộc nhóm hàng đặt riêng. Ngưỡng đó nên được ghi trong hợp đồng khung để nhân viên hai bên khỏi phải hỏi lại mỗi lần.

Sau khi xác nhận thì lưu ý gì

Biên bản đã ký không có nghĩa là xong việc. Ba điều hay phát sinh sau đó:

Thay đổi đơn hàng. Khách muốn thêm, bớt, đổi quy cách. Nên quy định mọi thay đổi phải bằng văn bản, và biên bản sửa đổi dẫn chiếu tới biên bản gốc. Thay đổi qua tin nhắn giữa hai nhân viên không nên có giá trị làm thay đổi cam kết.

Chậm giao. Bên bán phát hiện không kịp tiến độ thì phải báo sớm, không đợi tới ngày giao mới nói. Biên bản nên có một dòng về nghĩa vụ thông báo sớm — nó không ngăn được việc chậm, nhưng cho bên mua thời gian xoay xở, và đó mới là điều họ cần.

Giao thiếu hoặc giao thừa. Với mặt hàng có dung sai thì ghi rõ tỷ lệ; không có dung sai thì ghi rõ bên mua không có nghĩa vụ nhận phần giao thừa.

Khi giao hàng, lập phiếu giao nhận hàng hóa đối chiếu với đúng biên bản này — số biên bản nên được ghi lên phiếu giao nhận để hai chứng từ nối được với nhau khi cần tra.

Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở và điền trực tiếp.
2. Ghi đủ bốn yếu tố: chủng loại, số lượng, đơn giá, ngày giao.
3. Chọn hàng có sẵn hay hàng đặt riêng, và điền quy định hủy đơn tương ứng.
4. Dẫn chiếu hợp đồng khung nếu đã có, để khỏi lặp điều khoản chung.
5. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.