Mẫu hợp đồng tư vấn

Nỗ lực hay kết quả: chọn sai là hứa thứ mình không kiểm soát được

Đây là câu hỏi đầu tiên phải trả lời khi soạn hợp đồng tư vấn, và nó quyết định cả cách tính tiền.

Cam kết theo nỗ lực nghĩa là bên tư vấn cam kết làm việc đúng chuyên môn, đúng phương pháp, giao đủ tài liệu đã thỏa thuận. Không cam kết doanh thu tăng bao nhiêu hay chi phí giảm bao nhiêu, vì những thứ đó phụ thuộc vào việc bên thuê có thực hiện khuyến nghị hay không, và phụ thuộc cả thị trường.

Cam kết theo kết quả nghĩa là có một chỉ tiêu đo được, và tiền gắn với chỉ tiêu đó. Chỉ nên dùng khi chỉ tiêu nằm trong tầm kiểm soát của bên tư vấn, ví dụ hệ thống chạy được, hồ sơ được chấp thuận, chứng chỉ được cấp.

Chỗ hay sai là ghi cam kết kết quả cho những thứ bên tư vấn không kiểm soát nổi. Hứa làm tăng doanh số ba mươi phần trăm là một lời hứa mà không ai giữ được bằng tài liệu tư vấn, và khi không đạt thì cả hai cùng mất thời gian tranh cãi về nguyên nhân.

Thế nào là làm xong — phần phải chốt trước khi bắt đầu

Với hợp đồng mua bán, làm xong là giao đủ hàng. Với tư vấn, ranh giới mờ hơn nhiều: bên thuê luôn có thể nói báo cáo chưa đủ sâu, còn bên tư vấn luôn có thể nói đã làm đúng phạm vi.

Cách chặn việc đó là liệt kê sản phẩm bàn giao cụ thể ngay trong hợp đồng hoặc phụ lục: báo cáo hiện trạng bao nhiêu phần, bản khuyến nghị gồm những nội dung nào, mấy buổi trình bày, có kèm bộ biểu mẫu hay không, có đào tạo chuyển giao không.

Thêm một mốc nữa hay bị quên: thời hạn phản hồi. Bên thuê nhận tài liệu rồi im lặng ba tháng, sau đó quay lại yêu cầu sửa, trong khi bên tư vấn đã coi là xong từ lâu. Hợp đồng nên ghi số ngày để bên thuê góp ý, quá hạn mà không phản hồi thì coi là đã chấp thuận.

Việc xác nhận hoàn thành nên lập thành văn bản, dùng biên bản xác nhận phạm vi công việc hoặc biên bản nghiệm thu riêng.

Quyền đối với sản phẩm tư vấn

Báo cáo, bộ công cụ, quy trình mà bên tư vấn giao lại thuộc về ai sau khi thanh toán? Có ba cách thường dùng, và hợp đồng phải chọn một:

• Bên thuê sở hữu toàn bộ. Dùng được tự do, sửa đổi, chuyển cho đơn vị khác. Hợp khi tài liệu được làm riêng cho bên thuê và giá đã tính đủ.
• Bên thuê có quyền sử dụng, bên tư vấn giữ quyền với phương pháp. Phổ biến nhất. Báo cáo là của bên thuê, nhưng khung phân tích, biểu mẫu và phương pháp luận vẫn là của bên tư vấn để dùng cho khách khác.
• Có phần dùng chung. Bên tư vấn giữ quyền với phần công cụ sẵn có từ trước, bên thuê sở hữu phần nội dung riêng.

Cách thứ hai là cách công bằng cho cả hai và cũng là cách ít gây hiểu lầm nhất, miễn là ghi rõ ra. Không ghi gì thì khi bên thuê muốn đưa tài liệu cho đơn vị khác dùng tiếp, hai bên sẽ tranh luận.

Nếu quá trình tư vấn có tiếp cận dữ liệu nội bộ, nên ký kèm thỏa thuận bảo mật thông tin.

Nghĩa vụ phối hợp: lý do hay gặp nhất khiến dự án trễ

Hợp đồng tư vấn nào cũng viết kỹ nghĩa vụ của bên tư vấn, và thường bỏ qua nghĩa vụ của bên thuê. Nhưng nguyên nhân phổ biến nhất khiến dự án trễ lại nằm ở phía bên thuê: dữ liệu gửi chậm, người phụ trách bận không họp được, bộ phận liên quan không chịu trả lời.

Một hợp đồng chặt sẽ ghi:

• Bên thuê cử người đầu mối có thẩm quyền quyết định, không phải người chỉ chuyển lời.
• Thời hạn cung cấp dữ liệu và tài liệu khi bên tư vấn yêu cầu.
• Hệ quả khi chậm phối hợp: tiến độ được lùi tương ứng, và bên tư vấn không chịu trách nhiệm về phần chậm đó.
• Bên thuê chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu đã cung cấp. Khuyến nghị sai vì số liệu đầu vào sai không phải lỗi của bên tư vấn.

Dòng cuối quan trọng hơn người ta tưởng. Toàn bộ giá trị của tư vấn nằm trên dữ liệu bên thuê đưa, và bên tư vấn thường không có cách nào kiểm chứng độc lập.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn cam kết theo nỗ lực hay theo kết quả, và chỉ chọn kết quả khi chỉ tiêu nằm trong tầm kiểm soát.
3. Liệt kê sản phẩm bàn giao càng cụ thể càng tốt.
4. Chọn cách xử lý quyền đối với sản phẩm tư vấn.
5. Đặt thời hạn phản hồi và thời hạn phối hợp của bên thuê.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác hoặc biểu mẫu cho việc soạn hợp đồng trong kho.