Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ máy tính

Hợp đồng cung cấp dịch vụ máy tính dùng khi nào

Khi doanh nghiệp thuê ngoài việc chăm sóc máy tính, máy in, mạng và máy chủ thay vì nuôi nhân sự kỹ thuật riêng, hai bên cần một hợp đồng ghi rõ ai làm gì. Không có hợp đồng thì mọi tranh cãi sau này đều rơi vào tình huống mỗi bên nhớ một kiểu. Nếu bạn cần một hợp đồng dịch vụ chung chứ không riêng mảng máy tính, xem mẫu hợp đồng dịch vụ.

Loại hợp đồng này thường dùng trong ba trường hợp: thuê chăm sóc định kỳ theo tháng hoặc theo năm; thuê xử lý theo vụ việc khi có sự cố; hoặc gói hỗn hợp vừa định kỳ vừa tính thêm việc phát sinh. Trước khi ký, hai bên thường đi qua bước báo giá bảo trì máy tính để chốt hạng mục và mức phí. Mẫu bên dưới viết cho trường hợp phổ biến nhất là chăm sóc định kỳ, và có sẵn chỗ để ghi cách tính việc phát sinh.

Ba điều khoản quyết định hợp đồng này có dùng được hay không

Phần lớn tranh chấp trong dịch vụ máy tính không nằm ở tiền, mà nằm ở ba chỗ sau. Nếu hợp đồng của bạn bỏ qua chúng thì dù soạn dài bao nhiêu cũng không giải quyết được gì khi có chuyện.

Phạm vi công việc

Ghi "bảo trì máy tính" một dòng là nguồn tranh cãi lớn nhất. Khách sẽ hiểu là mọi sự cố đều được xử lý trong phí tháng, còn bên cung cấp lại hiểu là chỉ kiểm tra định kỳ. Hợp đồng cần liệt kê cụ thể việc nằm trong phí, và nói rõ việc nào tính riêng — thường là thay thế linh kiện, cài đặt lại hệ điều hành, phục hồi dữ liệu, triển khai hệ thống mới.

Thời gian phản hồi

Cam kết phản hồi phải đo được: trong bao nhiêu giờ làm việc kể từ khi nhận báo, và tính theo khung giờ nào. Phân biệt thời gian phản hồi với thời gian khắc phục xong — hai mốc này rất khác nhau và không nên gộp làm một, vì có sự cố phụ thuộc linh kiện hay nhà mạng mà bên cung cấp không quyết định được.

Dữ liệu và quyền truy cập

Kỹ thuật viên sẽ chạm vào dữ liệu của doanh nghiệp. Hợp đồng cần ghi phạm vi được phép truy cập, nghĩa vụ giữ bí mật, và quan trọng nhất là trách nhiệm ai lo sao lưu. Nếu doanh nghiệp tự lo sao lưu thì phải ghi rõ, không thì khi mất dữ liệu hai bên sẽ đổ cho nhau. Khi kết thúc hợp đồng, dùng biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập để chốt lại những gì đã trao cho bên cung cấp.

Nội dung mẫu hợp đồng dịch vụ máy tính

Mẫu bên dưới gồm các điều khoản thường gặp của một hợp đồng chăm sóc hệ thống theo tháng. Bạn chọn độ dài phù hợp với giá trị giao dịch: hợp đồng vài triệu một tháng không cần đủ điều khoản như hợp đồng vài trăm triệu.

• Ngắn gọn — giữ các điều cốt lõi: phạm vi, phí, thời hạn, trách nhiệm hai bên. Hợp với giao dịch nhỏ, hai bên đã quen nhau.
• Trung bình — thêm nghiệm thu, bảo mật, bất khả kháng. Đây là mức dùng được cho phần lớn trường hợp.
• Đầy đủ — thêm chuyển nhượng, thông báo liên lạc, hiệu lực từng phần. Dùng cho hợp đồng giá trị lớn hoặc khi bên kia yêu cầu.

Xem thêm các mẫu hợp đồng khác trong kho nếu công việc của bạn không khớp mẫu này. Bạn bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ, điền thông tin hai bên và điều chỉnh từng điều khoản, rồi tải về.

Những chỗ bắt buộc phải sửa theo thực tế

Mẫu nào cũng chỉ là khung. Bốn chỗ sau không thể để nguyên, vì chúng khác nhau ở từng hợp đồng và ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi:

1. Danh sách thiết bị được chăm sóc. Ghi số lượng máy tính, máy in, thiết bị mạng, máy chủ. Nếu không chốt danh sách, đến khi doanh nghiệp mua thêm máy sẽ không rõ có nằm trong phí cũ hay không.
2. Khung giờ làm việc và cách tính ngoài giờ. Sự cố lúc 9 giờ tối có được tính không, và tính thế nào.
3. Mức phí và cách tính việc phát sinh. Phí theo máy hay trọn gói, phát sinh tính theo giờ hay theo vụ việc.
4. Trách nhiệm sao lưu dữ liệu. Phải ghi rõ một bên, không để trống.

Sau khi ký, mỗi lần làm việc nên có biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT hoặc phiếu yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật để ghi nhận công việc đã làm — đây là chỗ hay bị bỏ qua, đến khi đối chiếu cuối năm thì không còn bằng chứng.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn độ dài hợp đồng phù hợp với giá trị giao dịch.
3. Điền thông tin hai bên. Nếu bạn đã lưu hồ sơ công ty thì chọn hồ sơ là điền sẵn toàn bộ.
4. Sửa danh sách thiết bị, mức phí, thời gian phản hồi cho khớp thỏa thuận thật.
5. Đọc lại một lượt, chú ý bốn chỗ nêu ở trên.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Cần giấy tờ khác cho mảng CNTT, xem biểu mẫu ngành CNTT trong kho.

Với hợp đồng giá trị lớn hoặc có điều khoản đặc thù, nên để người có chuyên môn pháp lý đọc lại trước khi ký.

Mẫu này khác hợp đồng bảo trì thế nào

Hai tên gọi hay bị dùng lẫn. Hợp đồng cung cấp dịch vụ máy tính rộng hơn, bao gồm cả hỗ trợ sử dụng, cài đặt, xử lý sự cố và tư vấn. Hợp đồng bảo trì hẹp hơn, tập trung vào việc kiểm tra và giữ thiết bị chạy ổn định theo định kỳ.

Nếu công việc thật của bạn chỉ là kiểm tra định kỳ và vệ sinh máy, dùng mẫu hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT sẽ sát hơn. Nếu bao gồm cả việc hỗ trợ người dùng hằng ngày thì dùng mẫu này.