Mẫu biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập

Vì sao tài khoản quan trọng hơn thiết bị

Công ty nào cũng nhớ đòi lại laptop khi nhân viên nghỉ, nhưng rất nhiều nơi quên mất tài khoản. Khác biệt nằm ở chỗ: chiếc laptop không đòi được thì công ty mất một tài sản có giá trị xác định, còn một tài khoản không thu hồi thì rủi ro không có giới hạn trên.

Những trường hợp hay gặp nhất là email công ty vẫn nhận thư sau khi người đó đã nghỉ, tài khoản phần mềm kế toán còn quyền xem toàn bộ số liệu, tài khoản quản trị website còn quyền sửa nội dung, và tài khoản mạng xã hội của công ty vẫn gắn với số điện thoại cá nhân của người cũ. Trường hợp cuối là trường hợp tệ nhất, vì khi muốn lấy lại thì công ty gần như không có cách nào ngoài việc nhờ chính người đó hợp tác.

Biên bản này không ngăn được những chuyện đó, nhưng nó tạo ra một danh sách. Và vấn đề cốt lõi khi nhân sự nghỉ không phải là không biết cách thu hồi, mà là không ai nhớ hết có những tài khoản nào.

Ba tình huống dùng biên bản này

• Cấp quyền cho người mới. Liệt kê những hệ thống người đó được vào và mức quyền ở mỗi hệ thống. Ký xong thì người được cấp biết mình có gì, và công ty có danh sách để thu hồi sau này.
• Thu hồi khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận. Đi theo đúng danh sách lúc cấp, đánh dấu từng mục đã xử lý và xử lý bằng cách nào.
• Bàn giao giữa hai nhân sự. Người cũ chuyển việc cho người mới, cả hai cùng ký, và bộ phận quản trị xác nhận đã chuyển quyền.

Tình huống thứ ba hay bị làm tắt bằng cách đưa luôn mật khẩu cho người mới dùng chung tài khoản cũ. Cách này tiện trong một tuần và phiền trong hai năm, vì từ đó không còn biết được thao tác nào do ai làm. Đúng cách là tạo tài khoản mới cho người mới và khóa tài khoản cũ.

Nội dung biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập

Phần chính là bảng liệt kê, mỗi dòng một hệ thống, gồm bốn cột:

1. Hệ thống. Tên gọi nội bộ mà mọi người đều hiểu, ví dụ email công ty, phần mềm kế toán, máy chủ tệp, trang quản trị website.
2. Tên đăng nhập. Chỉ tên đăng nhập.
3. Mức quyền. Quản trị, chỉnh sửa, hay chỉ xem. Đây là cột hay bị bỏ trống nhất và cũng là cột quan trọng nhất khi rà soát.
4. Trạng thái xử lý. Khi thu hồi thì ghi đã khóa, đã đổi mật khẩu, đã chuyển cho ai.

Không ghi mật khẩu vào biên bản. Biên bản được in ra, ký, photo, cất vào tủ hồ sơ và nhiều người đi qua. Mật khẩu nên đặt lại và gửi riêng cho người nhận qua kênh khác, hoặc để người nhận tự đổi trong lần đăng nhập đầu tiên.

Phần sau bảng là cam kết: người được cấp quyền giữ bí mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ cho người khác, không dùng quyền được cấp ngoài phạm vi công việc, và sau khi thôi quyền thì không truy cập nữa cũng như không giữ lại bản sao dữ liệu đã lấy từ hệ thống.

Biên bản này thường đi cùng biên bản bàn giao thiết bị CNTT nhưng nên để riêng hai bản, vì việc thu hồi tài khoản phải làm ngay trong ngày còn việc thu hồi máy có thể chậm vài hôm.

Thu hồi quyền: làm theo thứ tự nào

Thứ tự có ý nghĩa, vì không phải tài khoản nào cũng rủi ro như nhau.

Làm ngay trong ngày cuối: email công ty, tài khoản đăng nhập máy tính và mạng nội bộ, tài khoản quản trị bất kỳ hệ thống nào, quyền truy cập từ xa vào máy chủ. Nhóm này nên khóa trước hoặc ngay khi người đó rời công ty, không để sang hôm sau.

Với email, cách thường dùng là khóa đăng nhập nhưng giữ hộp thư, rồi chuyển tiếp thư đến cho người kế nhiệm trong một thời gian. Xóa hẳn hộp thư ngay là sai lầm phổ biến, vì trong đó có lịch sử trao đổi với khách mà sau này sẽ cần.

Làm trong tuần: các phần mềm nghiệp vụ, tài khoản dùng chung mà người đó biết mật khẩu, tài khoản ở dịch vụ bên thứ ba.

Với tài khoản dùng chung, khóa tài khoản của người nghỉ là chưa đủ, phải đổi mật khẩu của tài khoản chung đó, vì mật khẩu cũ vẫn nằm trong đầu họ. Đây là điểm bị bỏ sót nhiều nhất.

Rà lại trong tháng: tên miền, nhà cung cấp lưu trữ, tài khoản mạng xã hội, các dịch vụ gắn với số điện thoại hoặc email cá nhân. Nhóm này ít khi được nghĩ tới lúc thu hồi và lại là nhóm gây hậu quả lâu nhất.

Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ.
2. Chọn trường hợp: cấp quyền mới, thu hồi, hay bàn giao giữa hai người.
3. Liệt kê từng hệ thống kèm tên đăng nhập và mức quyền. Không điền mật khẩu.
4. Tải Word nếu cần thêm dòng vào bảng, hoặc tải PDF để in ký.
5. Lưu bản đã ký cùng hồ sơ nhân sự, vì khi người đó nghỉ thì đây là danh sách cần đi theo.

Thiết bị kèm theo thì ghi ở biên bản bàn giao thiết bị CNTT riêng.

Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.