Kế toán có thể dùng ChatGPT để soạn công văn, email gửi khách hàng, nhà cung cấp; viết và giải thích công thức Excel; phân tích, tổng hợp số liệu từ file; giải thích khái niệm nghiệp vụ; tóm tắt văn bản dài. Không nên dựa vào ChatGPT để xác định chính sách thuế, quy định pháp luật hiện hành, định khoản các nghiệp vụ phức tạp mà không kiểm tra văn bản gốc, và không đưa dữ liệu khách hàng, tài chính nhạy cảm vào tài khoản cá nhân.
Việc nên giao cho ChatGPT
Những việc có thể kiểm tra kết quả dễ dàng là phù hợp nhất.
| Việc | Ví dụ câu lệnh |
|---|---|
| Soạn văn bản | Soạn email lịch sự nhắc khách thanh toán hóa đơn quá hạn 15 ngày |
| Công thức Excel | Viết công thức tính số ngày quá hạn và phân nhóm 0 đến 30, 31 đến 60, trên 60 ngày |
| Phân tích file | Tổng hợp chi phí theo phòng ban từ file đính kèm, chỉ ra khoản tăng mạnh |
| Giải thích | Giải thích khác nhau giữa doanh thu và dòng tiền cho giám đốc không chuyên |
| Tóm tắt | Tóm tắt các điểm chính trong văn bản hướng dẫn tôi dán dưới đây |
Việc không nên giao (hoặc phải kiểm tra kỹ)
- Tra cứu quy định thuế, mức thuế suất, thời hạn nộp: văn bản thay đổi thường xuyên, ChatGPT có thể dùng thông tin cũ hoặc bịa số hiệu văn bản.
- Định khoản nghiệp vụ phức tạp: cần đối chiếu chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
- Kết luận về tính hợp lệ của hóa đơn, chi phí được trừ: cần căn cứ văn bản pháp luật gốc.
- Ký, nộp hồ sơ: trách nhiệm pháp lý thuộc doanh nghiệp và kế toán.
Cách hỏi về quy định cho an toàn
- Dán nội dung văn bản pháp luật gốc bạn có, yêu cầu giải thích dựa trên văn bản đó.
- Nếu dùng tìm kiếm, yêu cầu trích dẫn số hiệu văn bản, điều khoản, ngày hiệu lực.
- Tự mở văn bản trên cổng văn bản chính thức để kiểm tra.
- Với vấn đề lớn, hỏi cơ quan thuế hoặc tư vấn chuyên nghiệp.
Quy tắc bảo mật dữ liệu
- Không dán tên khách hàng, mã số thuế, số tài khoản, bảng lương có tên người vào tài khoản cá nhân.
- Ẩn danh dữ liệu trước khi phân tích, ví dụ thay tên khách bằng mã.
- Ưu tiên dùng gói doanh nghiệp nếu công ty cho phép.
- Tắt tùy chọn dùng dữ liệu để cải thiện mô hình với tài khoản cá nhân.
Thiết lập trợ lý kế toán riêng
Tạo một Project hoặc GPT riêng với chỉ dẫn: vai trò trợ lý kế toán tại Việt Nam, luôn nhắc kiểm tra văn bản gốc với câu hỏi về quy định, trả lời có cấu trúc, đơn vị tiền tệ VNĐ. Tải lên mẫu công văn, quy trình nội bộ, danh mục tài khoản công ty dùng để câu trả lời sát thực tế hơn.
Hãy giao cho ChatGPT những việc bạn có thể kiểm tra trong vòng một phút, như công thức Excel hay bản nháp email. Với câu hỏi về thuế, dùng nó để hiểu nhanh rồi luôn mở văn bản gốc để xác nhận.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? PCTech tư vấn, đánh giá mức sẵn sàng AI và triển khai chatbot, AI agent, tự động hóa cho doanh nghiệp.
10 câu hỏi, 2 phút, nhận mức độ và việc nên làm tiếp theo. Dùng thử ngay
Câu hỏi thường gặp
ChatGPT có biết luật thuế Việt Nam không?
Có kiến thức chung nhưng có thể lỗi thời hoặc sai chi tiết; luôn kiểm tra văn bản gốc.
Có nên dùng ChatGPT để định khoản không?
Có thể tham khảo với nghiệp vụ thông thường, nhưng phải kiểm tra theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
Dùng ChatGPT miễn phí có đủ cho kế toán không?
Đủ cho soạn thảo, công thức; phân tích file thường xuyên có thể cần gói trả phí.
Có cách nào dùng ChatGPT an toàn với dữ liệu công ty?
Dùng gói doanh nghiệp có cam kết bảo mật hoặc ẩn danh dữ liệu trước khi đưa vào.
Bài viết liên quan
- AI cho kế toán: ứng dụng thực tế và lưu ý
- Mẫu prompt cho kế toán: 20 tình huống thường gặp
- Excel kết hợp AI cho kế toán: công thức, làm sạch dữ liệu, báo cáo
- Bảo mật dữ liệu khi dùng ChatGPT, Claude trong công ty
- AI cho kế toán viên: dùng thế nào trong công việc hằng ngày
