Kế toán có thể kết hợp AI với Excel theo ba cách: hỏi trợ lý AI (ChatGPT, Claude, Gemini) để viết và giải thích công thức, macro; dùng Copilot trong Excel hoặc Gemini trong Google Sheets để phân tích ngay trong bảng tính; tải file lên trợ lý AI có công cụ phân tích để làm sạch, tổng hợp, vẽ biểu đồ. Cách nào cũng cần kiểm tra kết quả trên vài dòng mẫu trước khi áp dụng cho toàn bộ dữ liệu.
Tình huống thường gặp và cách dùng AI
Các ví dụ dưới đây áp dụng được với hầu hết trợ lý AI.
| Tình huống | Yêu cầu mẫu |
|---|---|
| Tách mã số thuế từ chuỗi văn bản | Cột A chứa “Công ty ABC – MST 0312345678”, viết công thức lấy ra mã số thuế 10 hoặc 13 số |
| Chuẩn hóa ngày tháng | Cột B có ngày dạng 01/09/2026, 1-9-26, 2026.09.01, viết công thức chuyển về một định dạng |
| Tổng hợp theo điều kiện | Tính tổng chi phí theo phòng ban và tháng từ bảng dữ liệu |
| Đối chiếu hai danh sách | Tìm hóa đơn có trong sổ kế toán nhưng không có trong danh sách nhà cung cấp gửi |
| Phân tích tuổi nợ | Phân nhóm công nợ theo số ngày quá hạn |
Làm sạch dữ liệu xuất từ phần mềm
- Bỏ dòng tiêu đề lặp lại, dòng tổng cộng xen giữa.
- Chuẩn hóa tên khách hàng viết khác nhau.
- Chuyển số dạng văn bản về số.
- Tách cột gộp, gộp cột tách.
Có thể nhờ AI viết công thức, dùng Power Query với hướng dẫn từng bước của AI, hoặc tải file lên để AI xử lý và trả file mới.
Tự động hóa công việc lặp lại
- Mô tả quy trình bạn làm thủ công mỗi tháng.
- Nhờ AI viết macro VBA hoặc Office Script, kèm giải thích từng đoạn.
- Chạy thử trên bản sao file.
- Lưu macro và hướng dẫn sử dụng cho đồng nghiệp.
Lưu ý kiểm tra
- Kiểm tra công thức trên vài dòng có kết quả biết trước.
- Chú ý dấu phân cách thập phân, phân cách đối số trong công thức theo cài đặt máy (dấu phẩy hay chấm phẩy).
- Không chạy macro lạ trên file gốc chưa sao lưu.
- Ẩn dữ liệu nhạy cảm trước khi tải file lên công cụ bên ngoài.
Học Excel cùng AI
Khi AI viết công thức, hãy yêu cầu giải thích từng hàm. Sau một thời gian, bạn sẽ tự viết được những công thức tương tự và hiểu khi nào kết quả AI đưa ra có vấn đề. Đây là cách nâng kỹ năng nhanh cho kế toán viên mới.
Khi hỏi AI về công thức, hãy dán 3 đến 5 dòng dữ liệu mẫu kèm kết quả mong muốn. AI sẽ viết đúng công thức ngay lần đầu thay vì phải sửa nhiều lần.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? PCTech tư vấn, đánh giá mức sẵn sàng AI và triển khai chatbot, AI agent, tự động hóa cho doanh nghiệp.
10 câu hỏi, 2 phút, nhận mức độ và việc nên làm tiếp theo. Dùng thử ngay
Câu hỏi thường gặp
Copilot trong Excel có miễn phí không?
Tính năng Copilot đầy đủ cần gói Microsoft 365 phù hợp.
AI có viết macro VBA được không?
Có, các trợ lý AI viết macro tốt; luôn chạy thử trên bản sao file.
Công thức AI viết bị lỗi do dấu phẩy, chấm phẩy?
Do cài đặt vùng của máy; yêu cầu AI dùng dấu chấm phẩy làm phân cách đối số nếu máy bạn dùng định dạng Việt Nam.
Có dùng AI với Google Sheets được không?
Có, qua Gemini trong Sheets hoặc hỏi trợ lý AI viết công thức tương thích Google Sheets.
Bài viết liên quan
- AI có thể làm Excel không? Công thức, làm sạch, phân tích
- Mẫu prompt cho Excel và phân tích dữ liệu
- ChatGPT cho kế toán: việc nên giao, việc không nên
- Copilot trong Word, Excel, PowerPoint: làm được gì cho dân văn phòng
- AI cho kế toán viên: dùng thế nào trong công việc hằng ngày
