Kế toán có thể dùng AI với các mẫu prompt cho: giải thích biến động chi phí, doanh thu; phân tích báo cáo tài chính cho giám đốc; viết công thức Excel đối chiếu, tổng hợp; soạn email nhắc công nợ; trích xuất thông tin hóa đơn thành bảng; kiểm tra bảng lương bất thường; viết quy trình nội bộ; tóm tắt văn bản pháp luật về thuế để tìm hiểu ban đầu. Mỗi prompt nên nêu bối cảnh doanh nghiệp, dữ liệu đầu vào, định dạng đầu ra và yêu cầu không suy đoán số liệu. Không dán dữ liệu nhạy cảm vào công cụ chưa được công ty phê duyệt và luôn kiểm tra kết quả với chứng từ gốc.
Nhóm phân tích và báo cáo
- Giải thích biến động: Dưới đây là chi phí 2 kỳ. Liệt kê 5 khoản biến động lớn nhất, tỷ lệ thay đổi và câu hỏi cần làm rõ với bộ phận liên quan.
- Báo cáo cho giám đốc: Tóm tắt báo cáo kết quả kinh doanh thành 5 ý cho người không chuyên tài chính, mỗi ý kèm con số.
- Chỉ số tài chính: Tính các chỉ số thanh khoản, biên lợi nhuận từ số liệu sau và nhận xét xu hướng.
- Dòng tiền: Từ bảng thu chi dự kiến, chỉ ra tuần có nguy cơ thiếu tiền.
- So sánh ngân sách: So thực tế với ngân sách, đánh dấu khoản vượt trên 10%.
Nhóm Excel và dữ liệu
- Viết công thức đối chiếu hai danh sách hóa đơn theo số hóa đơn và mã số thuế.
- Viết công thức tính tuổi nợ theo ngày đến hạn.
- Gợi ý cách làm pivot tổng hợp chi phí theo bộ phận và tháng.
- Kiểm tra bảng lương: tìm dòng có lương thực nhận bất thường so với tháng trước.
- Chuyển bảng sao kê dán dạng văn bản thành bảng có cột ngày, diễn giải, số tiền.
Nhóm chứng từ và đối chiếu
- Trích xuất từ hóa đơn: số, ngày, mã số thuế, tiền hàng, thuế, tổng; trường không có ghi null.
- Đối chiếu công nợ: so sổ chi tiết với biên bản đối chiếu, liệt kê chênh lệch.
- Gợi ý định khoản cho nghiệp vụ mô tả sau, kèm giải thích và điểm cần kiểm tra.
- Kiểm tra chứng từ thiếu thông tin bắt buộc theo danh sách tiêu chí.
- Phân loại giao dịch ngân hàng theo nhóm chi phí của công ty.
Nhóm văn bản và giao tiếp
- Email nhắc công nợ lần 1, lần 2, lần 3 với mức độ cứng rắn tăng dần, lịch sự.
- Giải thích cho nhân viên cách nộp chứng từ thanh toán đúng quy định công ty.
- Viết quy trình tạm ứng, hoàn ứng dạng các bước.
- Tóm tắt văn bản về thuế dán bên dưới, liệt kê điểm cần xác minh với nguồn chính thức.
- Soạn câu hỏi gửi đơn vị tư vấn thuế về tình huống cụ thể.
Lưu ý khi dùng
Mức kiểm tra theo loại kết quả.
| Loại kết quả | Mức kiểm tra |
|---|---|
| Email, văn bản nội bộ | Đọc lại |
| Công thức Excel | Thử với dữ liệu mẫu đã biết kết quả |
| Số liệu trích xuất | Đối chiếu chứng từ gốc |
| Định khoản, thuế | Kế toán có chuyên môn quyết định, kiểm tra văn bản hiện hành |
Thêm câu: chỉ dùng số liệu tôi cung cấp, không tự giả định số nào khác vào mọi prompt phân tích. Câu này giảm đáng kể nguy cơ AI tự điền số.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? PCTech tư vấn, đánh giá mức sẵn sàng AI và triển khai chatbot, AI agent, tự động hóa cho doanh nghiệp.
10 câu hỏi, 2 phút, nhận mức độ và việc nên làm tiếp theo. Dùng thử ngay
Câu hỏi thường gặp
Có nên dán sổ sách thật vào ChatGPT?
Chỉ khi dùng gói được công ty phê duyệt và có cam kết bảo vệ dữ liệu; nên ẩn thông tin nhạy cảm.
AI có biết chế độ kế toán Việt Nam không?
Có kiến thức chung nhưng có thể sai hoặc lỗi thời; luôn kiểm tra văn bản hiện hành.
Prompt nào hữu ích nhất cho kế toán mới?
Giải thích biến động và viết công thức Excel thường tiết kiệm thời gian rõ nhất.
Có công cụ AI chuyên cho kế toán?
Một số phần mềm kế toán đã tích hợp AI; trợ lý AI phổ thông vẫn rất hữu ích cho phân tích và văn bản.
Bài viết liên quan
- ChatGPT cho kế toán: việc nên giao, việc không nên
- AI cho kế toán viên: dùng thế nào trong công việc hằng ngày
- Excel kết hợp AI cho kế toán: công thức, làm sạch dữ liệu, báo cáo
- AI có thể làm kế toán thay người không
- Mẫu prompt cho Excel và phân tích dữ liệu
- AI cho kế toán: ứng dụng thực tế và lưu ý
