AI hỗ trợ kế toán ở các việc lặp lại như đọc và nhập chứng từ, phân loại giao dịch, đối chiếu sao kê, nhắc công nợ, soạn diễn giải báo cáo. Người làm kế toán vẫn chịu trách nhiệm cuối: mọi kết quả cần được kiểm tra, và dữ liệu hóa đơn, thuế phải theo quy định hiện hành.
Nguyên tắc nền: AI soạn nháp, kế toán chịu trách nhiệm
Số liệu kế toán đi thẳng vào sổ sách, thuế và báo cáo cho cơ quan quản lý, nên chuẩn đặt ra khác với việc soạn một email. Một con số sai không phải lỗi diễn đạt mà là lỗi nghiệp vụ. Vì vậy, cách dùng an toàn là coi kết quả của AI như bản nháp do một trợ lý mới vào nghề làm: có thể tiết kiệm công, nhưng phải được người làm kế toán soát lại trước khi ghi sổ hoặc nộp đi.
Mô hình ngôn ngữ cũng không phải máy tính. Phép cộng, đối chiếu số dư hay tính thuế nên do bảng tính, phần mềm kế toán hoặc đoạn mã xác định thực hiện; AI phù hợp hơn với đọc, phân loại và diễn giải.
Các nhóm việc kế toán có thể nhờ AI và tự động hóa
- Đọc chứng từ: nhận dạng thông tin trên hóa đơn, phiếu thu chi, sao kê rồi đưa vào bảng. Với hóa đơn điện tử, ưu tiên đọc trực tiếp tệp dữ liệu có cấu trúc thay vì nhận dạng từ ảnh.
- Gợi ý phân loại và định khoản: đề xuất tài khoản dựa trên mô tả giao dịch và lịch sử, để kế toán duyệt.
- Đối chiếu: khớp sao kê ngân hàng với sổ, hóa đơn mua vào với phiếu nhập, phát hiện dòng lệch.
- Phát hiện bất thường: đánh dấu giao dịch trùng, số tiền lạ, nhà cung cấp mới để người kiểm tra.
- Nhắc công nợ: soạn thư nhắc theo danh sách quá hạn, kế toán duyệt rồi gửi.
- Soạn diễn giải báo cáo: viết phần nhận xét biến động từ số liệu đã chốt.
- Tra cứu nội bộ: hỏi đáp trên quy chế, hướng dẫn nội bộ của công ty, có dẫn nguồn.
Phần soạn báo cáo cho lãnh đạo có chung nền tảng với AI cho quản trị, còn công nợ, báo giá có liên quan đến AI cho kinh doanh.
Quy trình triển khai từng bước
- Chọn một quy trình hẹp: ví dụ nhập hóa đơn mua vào của một nhóm nhà cung cấp, chưa nên làm toàn bộ chu trình.
- Mô tả quy trình hiện tại: ai nhập, ai duyệt, sai sót hay gặp, thời gian mất.
- Tách phần máy làm và phần người làm: máy trích xuất và đề xuất; người duyệt và ghi sổ.
- Chạy song song: kết quả của máy và của người so sánh trong một hoặc vài kỳ trước khi tin dùng.
- Ghi vết: mọi thay đổi đều có người duyệt và dấu thời gian để truy ngược khi kiểm tra.
- Phân quyền theo vai trò: người đề xuất không đồng thời là người duyệt thanh toán.
- Rà soát định kỳ: xem tỷ lệ chứng từ phải sửa và nguyên nhân để chỉnh lại quy trình.
Rủi ro riêng của kế toán
- Dữ liệu nhạy cảm: sổ sách, lương, thông tin khách hàng và nhà cung cấp là dữ liệu không nên đưa tùy tiện vào dịch vụ công khai. Cần chọn dịch vụ có điều khoản dữ liệu rõ ràng hoặc xử lý trong hệ thống do công ty kiểm soát.
- Quy định thay đổi: chế độ kế toán, quy định về hóa đơn điện tử và thuế được cập nhật theo thời gian. AI có thể trả lời theo thông tin cũ hoặc sai, nên cần đối chiếu nguồn chính thức của cơ quan quản lý và phần mềm kế toán đang dùng.
- Nhận dạng sai chữ số: một chữ số đọc nhầm làm lệch cả bút toán, nên các trường như số tiền, mã số thuế, ngày lập cần đối chiếu tự động và có người soát.
- Quá tin vào kết quả: tỷ lệ đúng cao khiến người duyệt lơ là; hãy kiểm tra ngẫu nhiên đều đặn.
- Tuân thủ: AI không thay thế quy định về lưu trữ chứng từ, chữ ký, và quy trình phê duyệt nội bộ của công ty.
Đo hiệu quả và biết lúc cần hỗ trợ
Đo bằng thời gian xử lý mỗi bộ chứng từ, tỷ lệ phải sửa lại sau khi duyệt, số lỗi phát hiện muộn ở kỳ khóa sổ. Nếu thời gian giảm nhưng lỗi lọt qua tăng, quy trình duyệt chưa đủ chặt.
Khi cần nối phần mềm kế toán, email nhận hóa đơn, ngân hàng điện tử và công cụ xử lý chứng từ với nhau, nên có đơn vị am hiểu kỹ thuật. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giải pháp AI doanh nghiệp để biết hướng triển khai phù hợp quy mô công ty, trong đó kế toán trưởng vẫn là người chốt các quyết định nghiệp vụ.
Khi thử AI cho một quy trình kế toán, hãy giữ nguyên cách làm cũ chạy song song trong ít nhất một kỳ. Chỉ khi hai kết quả khớp ổn định và bạn hiểu vì sao đôi lúc lệch thì mới chuyển hẳn.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
AI có thể thay kế toán không?
Không nên coi như vậy. AI giúp giảm thao tác lặp lại như đọc chứng từ và đối chiếu, nhưng phán đoán nghiệp vụ, trách nhiệm với số liệu và làm việc với cơ quan thuế vẫn thuộc về người làm kế toán.
Có nên đưa dữ liệu kế toán vào công cụ AI công khai?
Nên thận trọng. Dữ liệu tài chính, lương và thông tin đối tác là nhạy cảm. Hãy dùng dịch vụ có điều khoản dữ liệu rõ ràng, che bớt thông tin định danh nếu có thể, và đặt quy định nội bộ.
AI đọc hóa đơn có chính xác tuyệt đối không?
Không. Chất lượng phụ thuộc ảnh chụp, mẫu hóa đơn và chữ viết. Vì vậy cần đối chiếu các trường quan trọng như số tiền, thuế, mã số thuế, và có người soát trước khi ghi sổ.
Bắt đầu dùng AI cho kế toán từ việc nào?
Thường nên bắt đầu từ việc hẹp, lặp lại và dễ kiểm tra, như nhập hóa đơn mua vào cho một nhóm nhà cung cấp hoặc đối chiếu sao kê. Việc này ít rủi ro và dễ đo hiệu quả.
Bài viết liên quan
- AI cho doanh nghiệp: bắt đầu từ đâu
- Tự động hóa kế toán: những việc có thể tự động
- OCR là gì? Đọc hóa đơn, chứng từ tự động
- AI hallucination là gì? Cách giảm sai sót khi dùng AI
- Bảo mật dữ liệu khi dùng ChatGPT, Claude trong công ty
