MFP (Multi-Function Printer) là máy in tích hợp thêm chức năng quét, sao chụp và thường là fax trong cùng một thân máy. Nó tiết kiệm diện tích và dây nối, nhưng nếu một bộ phận hỏng thì cả thiết bị có thể bị ảnh hưởng, nên cần cân nhắc theo nhu cầu thực tế.
Một chiếc máy, nhiều việc
Bạn từng thấy chiếc máy photocopy nhỏ gắn thêm khay nạp tài liệu và cổng mạng chưa? Máy in đa năng chính là hướng đó: một thiết bị làm được nhiều việc văn phòng cơ bản.
- In: từ máy tính, điện thoại hoặc qua mạng.
- Sao chụp: đặt tài liệu lên kính hoặc khay nạp, máy tự quét rồi in ra, không cần máy tính.
- Quét (scan): số hóa giấy thành tệp PDF hoặc ảnh, có thể gửi vào thư mục chung, email hoặc USB tùy model.
- Fax: chỉ có ở một số dòng, ngày nay ít dùng.
Bên trong MFP có gì khác máy in thường
Ngoài bộ phận in, MFP có thêm cụm quét gồm mặt kính phẳng (flatbed) và cảm biến ảnh. Nhiều model còn có bộ nạp tài liệu tự động (ADF) để quét hoặc chụp xấp giấy nhiều trang mà không cần đặt từng tờ. Một số ADF quét được hai mặt trong một lượt, khác với việc in hai mặt tự động.
Máy cũng có bảng điều khiển hoặc màn hình riêng để chọn chế độ sao chụp, quét thẳng vào thư mục mạng hay vào USB. Phần mềm hãng thường chạy thêm để điều khiển quét từ máy tính.
So sánh MFP và máy in đơn năng
Không có lựa chọn tốt tuyệt đối, chỉ có lựa chọn hợp với cách làm việc của bạn.
| Tiêu chí | MFP | Máy in đơn năng |
|---|---|---|
| Chức năng | In, quét, sao chụp, có thể fax | Chỉ in |
| Diện tích và dây nối | Gọn, một nguồn điện, một kết nối | Cần thêm máy quét riêng nếu có nhu cầu quét |
| Tốc độ in | Tùy model, nhìn chung tương đương cùng phân khúc | Thường tối ưu hơn cho in khối lượng lớn |
| Khi một bộ phận hỏng | Có thể mất cả nhóm chức năng trong lúc chờ sửa | Các thiết bị độc lập, hỏng một vẫn dùng được cái còn lại |
| Phù hợp | Văn phòng nhỏ, cần in, quét, sao chụp thỉnh thoảng | Nơi chỉ in nhiều, hoặc cần in chuyên biệt như tem nhãn |
Nên chọn MFP trong trường hợp nào
MFP hợp lý khi văn phòng có vài người dùng, cần quét hợp đồng, chứng từ hay sao chụp giấy tờ hằng ngày nhưng không đủ chỗ cho nhiều máy. Hãy kiểm tra thêm các điểm sau trước khi mua:
- Có ADF không, và ADF nạp được bao nhiêu tờ.
- Quét một mặt hay hai mặt tự động.
- Có cổng Ethernet hoặc Wi-Fi nếu dùng chung nhiều người.
- Có quét thẳng vào thư mục mạng hoặc email không, nếu cần số hóa chứng từ thường xuyên.
- Mực hay toner thay thế có sẵn ở thị trường trong nước hay không.
Nếu bạn chủ yếu in số lượng lớn tài liệu chữ đen, một máy laser đơn năng riêng cộng với máy quét để bàn nhỏ có thể bền và dễ thay thế hơn.
Lưu ý khi sử dụng và khi nào cần hỗ trợ
Mặt kính quét nên lau bằng khăn mềm, không dùng chất ăn mòn, vì vết bẩn trên kính sẽ in thành vệt trên mọi bản quét. Khay nạp ADF dễ kẹt nếu đưa giấy có ghim, giấy nhàu hoặc giấy quá mỏng. Khi bản quét có vệt dọc cố định, máy kéo nhiều tờ một lúc hoặc quét không nhận qua mạng, bạn có thể tự kiểm tra kính và đường giấy trước; nếu chưa hết, dịch vụ sửa máy in nên xử lý các cụm cơ khí để tránh làm lệch bộ quét.
Với MFP dùng chung, hãy đặt địa chỉ IP cố định hoặc cấp IP theo địa chỉ MAC trên router. Nhờ vậy tính năng quét vào thư mục và in qua mạng không bị đứt khi địa chỉ máy đổi.
Máy in đang gặp sự cố? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Máy in đa năng và máy photocopy khác nhau ở đâu?
Máy photocopy chuyên dụng thường nhanh, bền và dành cho khối lượng lớn. MFP văn phòng nhỏ gọn hơn, có thêm in từ máy tính và quét qua mạng, nhưng công suất và độ bền thường thấp hơn photocopy cỡ lớn.
MFP có quét hai mặt tự động không?
Một số model có ADF quét hai mặt trong một lượt, một số khác chỉ quét một mặt rồi bạn lật giấy. Thông số này nằm riêng với chức năng in hai mặt, nên cần đọc kỹ cấu hình khi chọn mua.
Máy MFP hỏng bộ quét thì còn in được không?
Trong nhiều trường hợp vẫn in được vì cụm in và cụm quét tương đối độc lập. Tuy nhiên có model báo lỗi chung và chặn mọi chức năng, nên cần xem mã lỗi và thử in từ máy tính để kiểm tra.
Có cần cài phần mềm riêng để quét không?
Windows hỗ trợ quét qua trình điều khiển cơ bản, nhưng các tính năng như quét vào thư mục mạng, nạp nhiều trang hay nhận dạng văn bản thường cần phần mềm hoặc trình điều khiển đầy đủ từ hãng máy in.
Bài viết liên quan
- Cách chọn máy in cho văn phòng nhỏ
- Máy in laser và máy in phun khác nhau thế nào
- In 2 mặt tự động (duplex) là gì
- Chi phí in một trang: cách tính
- Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN
