AI có thể hỗ trợ soạn công văn, tờ trình, quyết định, biên bản, thông báo theo thể thức Việt Nam nếu được cung cấp mẫu và quy định áp dụng, ví dụ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư với cơ quan nhà nước hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp. AI làm tốt phần nội dung: bố cục, lập luận, diễn đạt trang trọng. Lỗi thường gặp gồm sai quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, cách viết hoa tên cơ quan, chức danh, thiếu căn cứ pháp lý hoặc trích dẫn văn bản không tồn tại, dùng từ dịch không chuẩn. Luôn dùng mẫu chuẩn, kiểm tra thể thức và căn cứ pháp lý, và không đưa văn bản mật vào công cụ AI.
Cách dùng AI đúng
- Cung cấp mẫu văn bản chuẩn của cơ quan, doanh nghiệp.
- Nêu loại văn bản, người nhận, mục đích, nội dung chính.
- Cung cấp căn cứ pháp lý thật, không để AI tự liệt kê.
- Yêu cầu AI chỉ viết phần nội dung, giữ nguyên phần thể thức trong mẫu.
- Kiểm tra, chỉnh sửa và trình ký theo quy trình.
Lỗi thường gặp
Danh sách kiểm tra sau khi AI soạn.
| Lỗi | Ví dụ | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | Sai chữ, thiếu gạch nối | So với mẫu chuẩn |
| Số, ký hiệu | Sai cấu trúc số ký hiệu | Theo quy định văn thư áp dụng |
| Viết hoa | Viết hoa tùy tiện chức danh, cơ quan | Theo quy tắc viết hoa của quy định |
| Căn cứ pháp lý | Trích văn bản không tồn tại, hết hiệu lực | Tra cứu văn bản gốc |
| Từ ngữ | Từ dịch máy, không phù hợp văn phong hành chính | Đọc lại, thay từ chuẩn |
| Định dạng | Phông, cỡ chữ, căn lề sai | Dùng mẫu Word chuẩn |
Prompt mẫu
Bạn là chuyên viên văn thư. Dựa trên mẫu công văn trong thẻ mau và thông tin trong thẻ noi_dung, hãy viết phần nội dung công văn gửi (đơn vị) về việc (vấn đề). Văn phong hành chính, ngắn gọn, rõ ràng. Không tự thêm căn cứ pháp lý ngoài danh sách tôi cung cấp. Đánh dấu chỗ cần điền thông tin bằng ngoặc vuông.
Bảo mật văn bản
Văn bản mật, văn bản chứa thông tin cá nhân, thông tin nội bộ nhạy cảm không được đưa vào công cụ AI công cộng. Cơ quan nhà nước cần tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn sử dụng công nghệ của cơ quan mình. Doanh nghiệp nên áp dụng chính sách dữ liệu nội bộ.
Định dạng file Word
AI thường trả văn bản thô; định dạng chuẩn nên dựa trên file mẫu Word đã thiết lập sẵn phông, cỡ chữ, lề, vị trí các thành phần thể thức. Một số công cụ như Copilot trong Word giúp soạn trực tiếp trong file mẫu, giữ định dạng tốt hơn.
Hãy tạo sẵn file mẫu Word chuẩn thể thức cho từng loại văn bản và chỉ dùng AI để viết phần nội dung. Bạn sẽ không phải sửa lỗi thể thức mỗi lần.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? PCTech tư vấn, đánh giá mức sẵn sàng AI và triển khai chatbot, AI agent, tự động hóa cho doanh nghiệp.
10 câu hỏi, 2 phút, nhận mức độ và việc nên làm tiếp theo. Dùng thử ngay
Câu hỏi thường gặp
AI có biết Nghị định 30/2020 về văn thư?
Có thể biết khái quát nhưng dễ sai chi tiết; luôn kiểm tra với văn bản gốc.
Doanh nghiệp có phải theo Nghị định 30?
Nghị định áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước; doanh nghiệp có thể tham khảo và theo quy định nội bộ.
AI viết tờ trình có tốt không?
Tốt về lập luận và bố cục; số liệu, căn cứ cần người kiểm tra.
Có công cụ AI chuyên soạn văn bản hành chính?
Trợ lý AI phổ thông kết hợp mẫu chuẩn thường đủ; một số giải pháp trong nước có tích hợp thể thức.
Bài viết liên quan
- AI soạn văn bản hành chính, công văn, quy trình nội bộ
- Tiếng Việt và AI: các lỗi thường gặp và cách khắc phục
- Mẫu prompt viết email công việc chuyên nghiệp
- Copilot trong Word, Excel, PowerPoint: làm được gì cho dân văn phòng
- AI cho thư ký, trợ lý giám đốc: lịch, biên bản, văn bản
