Để AI viết email công việc tốt, prompt cần nêu: người nhận và mối quan hệ, mục đích email, thông tin chính phải có, cách xưng hô, giọng văn (trang trọng, thân thiện, kiên quyết), độ dài và hành động mong muốn người nhận làm. Các mẫu thường dùng gồm: trả lời yêu cầu khách hàng, xin lỗi khi có sự cố, nhắc việc hoặc nhắc hạn, đề xuất với cấp trên, từ chối khéo, theo dõi sau cuộc họp, email tiếng Anh với đối tác. Luôn đọc lại để kiểm tra thông tin, cam kết và tên người nhận trước khi gửi.
Khung prompt email
Viết email gửi (người nhận, chức danh, mối quan hệ). Mục đích: (...). Thông tin cần có: (...). Xưng hô: (...). Giọng văn: (...). Độ dài: dưới (...) chữ. Kết thúc bằng: (hành động mong muốn). Viết 2 phương án tiêu đề.
Mẫu theo tình huống
Gợi ý nội dung chính cho từng loại.
| Loại email | Điểm cần nêu trong prompt |
|---|---|
| Xin lỗi khách | Sự cố gì, nguyên nhân ngắn, khắc phục, thời hạn, không đổ lỗi |
| Từ chối khéo | Lý do ngắn, cảm ơn, đề xuất phương án khác nếu có |
| Nhắc hạn | Việc gì, hạn ban đầu, ảnh hưởng nếu trễ, giọng tôn trọng |
| Đề xuất cấp trên | Vấn đề, đề xuất, lợi ích, chi phí, cần quyết định gì |
| Sau cuộc họp | Kết luận, ai làm gì, hạn, cuộc họp tiếp theo |
| Đối tác nước ngoài | Viết tiếng Anh, giọng chuyên nghiệp, câu ngắn |
Viết theo giọng của bạn
Dán 2–3 email bạn đã viết và yêu cầu AI nhận xét phong cách: độ dài câu, cách mở đầu, kết thúc, mức trang trọng. Sau đó yêu cầu viết email mới theo phong cách đó. Lưu mô tả phong cách vào chỉ dẫn tùy chỉnh của trợ lý AI để dùng lâu dài.
Cải thiện email bạn đã viết
- Rút gọn: Rút email này còn một nửa, giữ đủ thông tin.
- Làm mềm: Viết lại cho lịch sự hơn nhưng vẫn rõ yêu cầu.
- Làm rõ: Chỉ ra câu nào người đọc có thể hiểu sai.
- Kiểm tra: Tìm lỗi chính tả, ngữ pháp, thông tin mâu thuẫn.
Lưu ý trước khi gửi
Kiểm tra tên, chức danh người nhận, ngày, số liệu, tệp đính kèm được nhắc đến, và mọi cam kết về thời gian, giá. Email nhạy cảm như kỷ luật, tranh chấp, pháp lý nên được người có trách nhiệm duyệt. Không dán thông tin mật của khách vào công cụ chưa được phê duyệt.
Với email khó, hãy viết vài gạch đầu dòng ý chính của bạn trước rồi nhờ AI chuyển thành email. Kết quả sẽ đúng ý hơn nhiều so với để AI tự nghĩ nội dung.
Muốn đưa AI vào công việc của doanh nghiệp? PCTech tư vấn, đánh giá mức sẵn sàng AI và triển khai chatbot, AI agent, tự động hóa cho doanh nghiệp.
10 câu hỏi, 2 phút, nhận mức độ và việc nên làm tiếp theo. Dùng thử ngay
Câu hỏi thường gặp
Email AI viết có quá máy móc không?
Có thể; cung cấp ví dụ email của bạn và yêu cầu viết tự nhiên, ngắn gọn.
Dùng AI viết email tiếng Anh được không?
Rất tốt; nên đọc lại để chắc ý nghĩa đúng với ý bạn.
Gmail, Outlook có AI viết email sẵn không?
Có, Gemini trong Gmail và Copilot trong Outlook hỗ trợ soạn và tóm tắt email.
Có nên để AI tự gửi email?
Với email gửi khách, nên có người duyệt trước khi gửi.
Bài viết liên quan
- AI và Gmail: phân loại, soạn trả lời, trích xuất thông tin
- AI cho nhân viên văn phòng: email, Excel, báo cáo, họp
- AI phân loại và trả lời email khách hàng tự động
- AI viết email bán hàng: quy trình, mẫu prompt và lỗi cần tránh
- Cấu trúc một prompt tốt: 6 thành phần nên có
