Mẫu thư xác nhận đơn hàng

Vì sao một thư lại có giá trị

Hai bên trao đổi qua điện thoại và chốt đơn hàng. Không ai ký gì. Ba tuần sau, hàng về và khách nói số lượng không đúng như đã bàn.

Nếu ngay sau cuộc gọi, bên bán gửi một thư tóm tắt: "Theo trao đổi sáng nay, chúng tôi xác nhận đơn hàng 200 cái mã X, đơn giá Y, giao ngày Z. Nếu có điểm nào chưa đúng, quý khách vui lòng phản hồi trong 24 giờ." — và khách không phản hồi — thì vị thế của hai bên khác hẳn.

Không phải vì thư có hiệu lực như hợp đồng. Mà vì nó đặt ra một thời điểm cụ thể để phản đối, và việc im lặng qua thời điểm đó là một tình tiết có sức nặng.

Quan trọng không kém: trong phần lớn trường hợp, thư này không dùng để tranh chấp. Nó dùng để phát hiện sai sót sớm. Khách đọc thấy ghi nhầm mã hàng thì báo ngay, và cả hai tránh được một lô hàng sai. Đó mới là giá trị thường xuyên của nó.

Viết ngắn, nhưng đủ bốn thứ

Thư xác nhận không nên dài. Khách sẽ chỉ liếc qua, nên mọi thứ quan trọng phải nhìn thấy trong vài giây.

Cấu trúc dùng được:

1. Một câu mở nhắc lại bối cảnh: theo trao đổi ngày nào, qua kênh nào.
2. Bảng tóm tắt — hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày giao, địa điểm giao. Đặt thành bảng hoặc gạch đầu dòng, đừng viết thành đoạn văn.
3. Câu đề nghị phản hồi kèm thời hạn cụ thể.
4. Một câu về bước tiếp theo: chúng tôi bắt đầu chuẩn bị hàng, hoặc chờ tạm ứng rồi mới sản xuất.

Phần số 4 hay bị quên nhưng rất hữu ích: nó cho khách biết chuyện gì đang xảy ra phía bên kia, và chặn trước tình huống khách nghĩ hàng đang được làm trong khi bên bán đang đợi tiền tạm ứng.

Tránh ba thứ: lời chào quá dài, giới thiệu công ty, và những câu khách sáo khiến người đọc lướt qua phần quan trọng.

Thời hạn phản hồi đặt bao nhiêu

Đặt quá ngắn thì khách chưa kịp xem; quá dài thì chẳng còn tác dụng vì hàng đã sản xuất xong trước khi hết hạn.

Nguyên tắc: thời hạn phản hồi nên ngắn hơn khoảng thời gian tới lúc bắt đầu làm hàng.

• Hàng có sẵn, giao trong vài ngày → 24 giờ.
• Hàng sản xuất trong một hai tuần → 2 ngày làm việc.
• Đơn lớn, sản xuất dài → có thể 3 ngày, nhưng khi đó nên dùng biên bản ký tay thay vì thư.

Và quan trọng: câu về hậu quả phải viết tử tế. "Quá thời hạn trên mà chúng tôi không nhận được phản hồi, đơn hàng được thực hiện theo nội dung nêu trên" nghe bình thường. Còn "nếu không phản hồi coi như quý khách đã chấp nhận toàn bộ điều khoản" nghe như cài bẫy, và khách sẽ cảnh giác với cả những thư sau.

Với đơn hàng giá trị lớn hoặc hàng đặt riêng, thư là chưa đủ — nên dùng biên bản xác nhận đơn hàng có chữ ký hai bên.

Gửi thế nào và lưu ở đâu

Vài điểm nhỏ quyết định thư này có dùng được khi cần hay không:

Gửi đúng địa chỉ của người có thẩm quyền, không gửi cho người liên hệ chung. Thư gửi cho nhân viên không có quyền quyết định thì khi tranh chấp, bên kia nói người đó không đại diện cho họ.

Gửi từ địa chỉ công ty, không từ hộp thư cá nhân. Thư từ một địa chỉ cá nhân mất phần lớn sức nặng.

Đính kèm bản PDF ngoài nội dung viết trong thân thư. Nội dung thân thư dễ bị trích dẫn thiếu trong các lần trả lời qua lại; file đính kèm giữ nguyên.

Lưu lại thư đã gửi cùng hồ sơ đơn hàng, không chỉ để trong hộp thư đi. Hộp thư của nhân viên là nơi tài liệu biến mất khi người đó nghỉ việc.

Nếu khách có trả lời xác nhận, lưu luôn thư trả lời đó — nó giá trị hơn thư gửi đi, vì đó là lời của chính khách.

Khi giao hàng, dẫn chiếu số thư hoặc số đơn lên phiếu giao nhận hàng hóa để chứng từ nối được với nhau; đơn hàng theo báo giá nào thì ghi luôn số báo giá đó.

Hướng dẫn dùng mẫu thư này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở và điền trực tiếp.
2. Nhắc lại bối cảnh ở câu đầu: trao đổi ngày nào, qua kênh nào.
3. Trình bày thông tin đơn hàng thành bảng hoặc gạch đầu dòng.
4. Đặt thời hạn phản hồi ngắn hơn khoảng thời gian tới lúc bắt đầu làm hàng.
5. Tải PDF đính kèm thư, và lưu lại cả thư trả lời của khách.

Xem thêm các mẫu thông báo, công văn khác hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.