Mẫu hợp đồng thuê kho

Thuê mặt bằng hay thuê dịch vụ — câu hỏi quyết định mọi thứ còn lại

Nhiều doanh nghiệp ký một bản hợp đồng thuê kho mà không để ý mình đang ở loại nào, rồi đến khi mất hàng mới phát hiện mình không có ai để đòi.

Thuê mặt bằng kho. Bạn thuê một diện tích, có khóa riêng, tự đưa hàng vào, tự quản lý, tự thuê bảo vệ hoặc dùng bảo vệ chung của khu. Bên cho thuê chỉ chịu trách nhiệm về bản thân cái kho — mái không dột, nền không nứt, điện nước hoạt động. Hàng của bạn mất hay hỏng thì về nguyên tắc là việc của bạn, trừ khi chứng minh được lỗi thuộc bên cho thuê.

Thuê dịch vụ lưu kho. Bạn giao hàng cho bên kho. Họ nhận, xếp, bảo quản, xuất theo lệnh của bạn, theo dõi tồn. Họ nắm giữ hàng, nên họ chịu trách nhiệm khi hàng thiếu, mất hoặc hỏng do bảo quản. Phí cao hơn, nhưng bạn mua được cả trách nhiệm.

Giữa hai loại còn một dạng lai hay gặp: thuê mặt bằng nhưng dùng nhân công bốc xếp của bên cho thuê. Khi đó phải ghi rõ trách nhiệm của nhân công ấy thuộc về ai — nếu họ làm rơi vỡ hàng thì bên nào bồi thường.

Mẫu bên dưới cho bạn chọn hình thức, và các điều khoản về trách nhiệm tự đổi theo.

Điều kiện bảo quản: viết thành con số, không viết thành lời hứa

"Kho khô ráo, thoáng mát" là câu có trong gần như mọi hợp đồng thuê kho và gần như không có giá trị khi tranh chấp. Khô ráo tới mức nào?

Nếu hàng của bạn nhạy cảm với môi trường — thực phẩm, dược phẩm, thiết bị điện tử, hàng dệt may — thì điều kiện bảo quản phải là chỉ tiêu đo được:

• Nhiệt độ trong khoảng nào, đo bằng gì, ghi lại ở đâu.
• Độ ẩm tối đa bao nhiêu.
• Chiều cao xếp chồng tối đa, khoảng cách tới tường và tới trần.
• Chống côn trùng và động vật gây hại: tần suất phun, có nhật ký không.
• Phòng cháy: thiết bị gì, kiểm định còn hạn không.

Và đi kèm phải là quyền của bên gửi hàng: được vào kiểm tra điều kiện bảo quản sau khi báo trước, và được xem nhật ký ghi nhiệt độ độ ẩm.

Nếu bên kho không đáp ứng được những chỉ tiêu này thì tốt hơn là biết lúc đàm phán, chứ không phải lúc mở lô hàng ra thấy hỏng.

Mất hàng: giới hạn trách nhiệm và bảo hiểm

Đây là phần quan trọng nhất của một hợp đồng thuê dịch vụ lưu kho, và cũng là nơi hai bên có lợi ích ngược nhau rõ nhất.

Bên kho muốn giới hạn trách nhiệm, thường bằng một mức trần tính theo tiền thuê kho hoặc theo đơn vị hàng. Điều đó không vô lý: phí lưu kho là một khoản nhỏ so với giá trị hàng, và không bên kho nào đủ sức gánh toàn bộ giá trị hàng của mọi khách.

Bên gửi hàng cần biết con số ấy trước, để quyết định có mua bảo hiểm hàng hóa riêng hay không. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện mức trần này sau khi mất hàng.

Ba thứ nên có trong hợp đồng:

1. Mức giới hạn trách nhiệm bằng con số hoặc công thức rõ ràng, không để trống.
2. Ai mua bảo hiểm hàng hóa và mức bảo hiểm bao nhiêu. Nếu bên gửi tự mua thì nên thông báo cho bên kho biết.
3. Trường hợp không áp dụng giới hạn: khi mất mát do lỗi cố ý hoặc do bên kho vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ bảo quản. Giới hạn trách nhiệm không nên trở thành tấm khiên cho sự cẩu thả.

Khi hàng vào và ra, dùng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho; phát hiện hàng hỏng thì lập biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng ngay tại chỗ, có ảnh chụp.

Kiểm kê và chênh lệch tồn

Hàng nằm trong kho người khác thì sổ sách của bạn và thực tế trong kho sẽ lệch nhau, sớm hay muộn. Hợp đồng nên định sẵn cách phát hiện và cách xử lý.

Kiểm kê định kỳ — thường theo tháng hoặc quý, có biên bản ký hai bên. Đây là lúc phát hiện chênh lệch khi còn kịp truy nguyên.

Hao hụt tự nhiên. Một số loại hàng hao hụt trong quá trình lưu trữ mà không ai làm gì sai: bay hơi, rơi vãi, co ngót. Nên có tỷ lệ hao hụt cho phép theo loại hàng, phần trong tỷ lệ thì không ai phải đền.

Chênh lệch ngoài tỷ lệ thì bên kho chịu trách nhiệm, trừ khi chứng minh được nguyên nhân khách quan hoặc do chính bên gửi.

Hàng gần hết hạn. Với hàng có hạn sử dụng, nên yêu cầu bên kho xuất theo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, và cảnh báo khi còn một khoảng thời gian nhất định trước hạn. Thiếu điều khoản này thì một ngày bạn phát hiện cả một lô hàng hết hạn nằm sâu trong góc kho.

Chênh lệch phát hiện khi kiểm kê được ghi lại bằng biên bản chênh lệch tồn kho.

Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này

1. Bấm Dùng mẫu này để mở trong công cụ soạn hợp đồng.
2. Chọn thuê mặt bằng kho hay thuê dịch vụ lưu kho. Đây là lựa chọn quan trọng nhất.
3. Điền diện tích hoặc sức chứa, loại hàng và điều kiện bảo quản.
4. Đặt mức giới hạn trách nhiệm và chọn bên mua bảo hiểm.
5. Chọn tần suất kiểm kê và tỷ lệ hao hụt cho phép.
6. Tải Word để sửa tiếp, hoặc PDF để in và ký.

Xem thêm biểu mẫu cho việc nhập xuất kho hoặc các mẫu hợp đồng khác trong kho.