Khi mua phần mềm kế toán cần rõ hình thức cấp phép (mua đứt hay thuê bao), số người dùng và số đơn vị kế toán được phép, thời hạn cập nhật theo quy định, quyền xuất dữ liệu khi ngừng dùng và chính sách hỗ trợ. Bản không bản quyền khiến sổ sách thiếu an toàn.
Kế toán không giống phần mềm văn phòng
Một bảng tính hỏng thì làm lại được. Một cơ sở dữ liệu kế toán hỏng hoặc bị lộ thì ảnh hưởng đến sổ sách, nghĩa vụ thuế và quan hệ với ngân hàng, đối tác. Chính vì vậy, khi nói đến bản quyền phần mềm kế toán, giấy phép chỉ là một phần của bài toán; phần còn lại là dữ liệu, cập nhật và trách nhiệm hỗ trợ của nhà cung cấp.
Hoạt động kế toán còn phải bám theo chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định về hóa đơn điện tử và kê khai thuế. Các quy định này thay đổi theo thời gian, nên phần mềm cần được nhà cung cấp cập nhật liên tục thì mới đáp ứng được.
Các hình thức cấp phép thường gặp
Mỗi nhà cung cấp đặt tên gói một kiểu, nhưng về bản chất thường rơi vào ba nhóm sau.
| Hình thức | Cách hoạt động | Điểm cần hỏi kỹ |
|---|---|---|
| Mua bản cài đặt (license lâu dài) | Cài trên máy hoặc máy chủ của công ty | Cập nhật theo quy định có tính phí riêng không, giới hạn số máy và số người dùng |
| Thuê bao theo năm | Trả theo kỳ, thường bao gồm cập nhật và hỗ trợ | Điều gì xảy ra với dữ liệu khi hết hạn |
| Dịch vụ đám mây | Dữ liệu nằm trên máy chủ của nhà cung cấp | Vị trí lưu dữ liệu, cách sao lưu, khả năng xuất toàn bộ dữ liệu |
Kiểm tra trước khi mua hoặc gia hạn
- Phạm vi sử dụng: số người dùng cùng lúc, số máy, số đơn vị kế toán (công ty hoặc mã số thuế) được quản lý trên một giấy phép.
- Cập nhật: thời hạn nhận cập nhật theo thay đổi về hóa đơn, thuế, bảo hiểm; bản nâng cấp lên phiên bản lớn có tính riêng không.
- Dữ liệu: dữ liệu thuộc về công ty; có cách xuất ra định dạng đọc được khi chuyển sang phần mềm khác; ai giữ tài khoản quản trị.
- Sao lưu và phục hồi: phần mềm hay nhà cung cấp lo sao lưu, và tần suất ra sao.
- Hỗ trợ: kênh liên hệ, thời gian phản hồi, có hỗ trợ lúc cuối tháng và cuối quý hay không.
- Chứng từ: lưu hợp đồng, hóa đơn mua và khóa kích hoạt ở nơi chắc chắn tìm lại được.
Rủi ro khi dùng bản không rõ nguồn gốc
- Dữ liệu không an toàn: bản bẻ khóa thường được chỉnh sửa tệp chương trình, có thể chứa mã độc hoặc cửa hậu để lấy dữ liệu.
- Không được cập nhật: khi quy định thay đổi, bản không chính thức không nhận được bản vá, kéo theo báo cáo và hóa đơn sai mẫu.
- Không có hỗ trợ khi sự cố: mất dữ liệu cuối kỳ mà không có bên chịu trách nhiệm hỗ trợ phục hồi là tình huống rất khó xoay xở.
- Rủi ro pháp lý: sao chép và dùng không phép là hành vi xâm phạm quyền tác giả, có thể bị xử lý theo quy định pháp luật Việt Nam.
Ai cần tham gia quyết định
Người làm kế toán hiểu nghiệp vụ và biết phần mềm có đáp ứng được hay không; chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách CNTT lo hạ tầng, sao lưu, phân quyền. Hai bên nên cùng đọc điều khoản trước khi ký, thay vì để kế toán tự quyết rồi bộ phận khác mới biết.
Nếu công ty đang dùng lẫn lộn nhiều bản, hãy kiểm kê và lập sổ theo dõi toàn bộ phần mềm bản quyền, bắt đầu từ các phần mềm giữ dữ liệu quan trọng như kế toán. Với hạ tầng máy chủ và sao lưu cho phần mềm này, nên có người chuyên trách hoặc đơn vị hỗ trợ ngoài.
Mỗi cuối kỳ hãy sao lưu cơ sở dữ liệu kế toán ra ít nhất hai nơi khác nhau và thử mở lại bản sao lưu đó một lần. Bản sao lưu chưa từng thử khôi phục thì chưa thể coi là an toàn.
Cần tư vấn phần mềm bản quyền cho công ty? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Mua phần mềm kế toán một lần có dùng mãi được không?
Quyền sử dụng bản đã mua có thể dùng lâu dài, nhưng quy định hóa đơn và thuế thay đổi. Nếu không còn nhận cập nhật, phần mềm sẽ dần không đáp ứng yêu cầu, nên cần hỏi rõ về chính sách cập nhật.
Một giấy phép có dùng cho nhiều công ty trong tập đoàn không?
Tùy điều khoản của nhà cung cấp. Nhiều gói tính theo số đơn vị kế toán hoặc mã số thuế, nên cần xác nhận bằng văn bản số pháp nhân và số người dùng được phép trước khi triển khai.
Khi đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ xử lý thế nào?
Hãy yêu cầu nhà cung cấp cũ xuất dữ liệu ở định dạng đọc được và giữ lại bản gốc. Việc chuyển đổi nên chạy thử song song một kỳ, đối chiếu số dư trước khi ngừng hẳn phần mềm cũ.
Phần mềm kế toán trên đám mây có an toàn hơn bản cài trên máy không?
Không có câu trả lời chung. Đám mây giảm gánh nặng sao lưu, nhưng phụ thuộc đường truyền và nhà cung cấp. Bản cài trên máy cho bạn kiểm soát dữ liệu nhưng bạn phải tự lo sao lưu và bảo mật.
Bài viết liên quan
- Bản quyền phần mềm thiết kế: Adobe, Autodesk
- Pháp luật Việt Nam về phần mềm vi phạm bản quyền
- Rủi ro khi dùng phần mềm crack trong doanh nghiệp
- Cách quản lý bản quyền phần mềm cho công ty
