Hãy chọn theo khối lượng in hằng tháng, loại tài liệu (chữ hay màu), nhu cầu quét và sao chụp, kết nối mạng và chi phí vật tư mỗi trang. Văn phòng in chữ đen trắng thường hợp laser, cần in màu thỉnh thoảng có thể cân nhắc máy phun tank.
Bắt đầu từ năm câu hỏi về cách bạn in
Trả lời được năm câu này là bạn đã thu hẹp danh sách rất nhiều:
- Mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang, có tháng cao điểm hay không?
- Tài liệu chủ yếu là chữ đen trắng hay cần màu, hình, tem nhãn?
- Có cần quét, sao chụp thường xuyên không?
- Bao nhiêu người dùng chung, và dùng máy tính hay cả điện thoại?
- Khổ giấy cần là A4 hay có lúc cần A3?
Các nhóm máy và khi nào hợp
Bảng dưới là hướng chọn theo nhu cầu phổ biến; hãy đối chiếu với thông số cụ thể từng model.
| Nhu cầu | Nhóm máy hay hợp | Lý do |
|---|---|---|
| Chủ yếu in chữ đen trắng, in đều mỗi ngày | Laser đen trắng | Chữ sắc nét, mực không khô khi để lâu, chi phí mỗi trang thường thấp |
| Cần in màu số lượng vừa, tài liệu có hình | Phun tank màu hoặc laser màu | Tank có vật tư rẻ, laser màu ổn định và nhanh hơn |
| Vừa in vừa quét, sao chụp | Máy in đa năng | Gọn, đủ chức năng văn phòng cơ bản |
| In ít, thỉnh thoảng mới in | Laser hoặc máy có tính năng làm sạch đầu in tốt | Máy phun để lâu dễ tắc đầu phun |
| Cần khổ A3 | Máy khổ A3 chuyên dụng | Máy A4 không in được khổ lớn |
Các thông số nên đọc kỹ
- Khối lượng in khuyến nghị hằng tháng: khác với công suất tối đa (duty cycle). Chọn máy có mức khuyến nghị bao trùm nhu cầu thường ngày, không chỉ cao điểm.
- Kết nối: cổng Ethernet và Wi-Fi nếu dùng chung nhiều người, USB để dự phòng.
- In hai mặt tự động: tiết kiệm giấy cho tài liệu dài.
- Khay giấy và khay nạp tài liệu (ADF): ảnh hưởng thời gian xử lý xấp giấy.
- Năng suất và giá vật tư: xem số trang hộp mực in được, tính chi phí mỗi trang.
- Hỗ trợ driver: bảo đảm có driver cho hệ điều hành bạn đang dùng.
- Bảo hành và vật tư tại địa phương: có nơi bán mực và hỗ trợ kỹ thuật gần bạn.
Những lựa chọn dễ hối hận
Chọn máy theo giá rẻ nhất rồi phát hiện vật tư đắt; mua máy phun hộp nhỏ cho nhu cầu in nhiều; chọn máy không có kết nối mạng trong khi văn phòng có nhiều người dùng; hoặc mua máy quá lớn so với nhu cầu. Văn phòng ở nơi khí hậu nóng ẩm cũng nên lưu ý giấy dễ hút ẩm nên khay giấy và đường giấy chắc chắn rất đáng giá.
Một sai lầm khác là bỏ qua cách mọi người thực sự làm việc: nếu kế toán cần quét chứng từ mỗi ngày mà máy chỉ có kính quét, không có khay nạp tự động, thời gian mất đi mỗi tuần sẽ lớn hơn khoản tiết kiệm lúc mua. Hãy hình dung một ngày làm việc điển hình trước khi chốt cấu hình, rồi mới so sánh các model trong tầm giá.
Sau khi mua: cài đặt và bảo trì
Đặt máy nơi thoáng, tránh ẩm và bụi, cố định địa chỉ IP, cài driver đúng bản và in thử các chế độ cần dùng. Giữ một bộ vật tư dự phòng cho máy in thường xuyên. Khi máy bắt đầu kẹt giấy, in vệt hoặc báo lỗi lặp lại, đừng chờ hỏng hẳn mới xử lý; dịch vụ sửa máy in bảo trì định kỳ giúp kéo dài tuổi thọ máy và tránh gián đoạn công việc.
Hãy tính cả vật tư trong 2–3 năm trước khi chọn máy, không chỉ giá mua. Một máy in rẻ nhưng vật tư đắt thường là lựa chọn tốn kém hơn về lâu dài.
Máy in đang gặp sự cố? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng nhỏ nên chọn máy in laser hay phun?
Văn phòng chủ yếu in chữ và in thường xuyên thường hợp laser đen trắng. Cần in màu hoặc hình ảnh thì cân nhắc máy phun tank hoặc laser màu. Máy phun để lâu không in dễ khô và tắc đầu phun.
Có cần mua máy in đa năng không?
Nếu thường xuyên quét hoặc sao chụp giấy tờ thì có, vì máy đa năng gọn hơn và tiện hơn. Nếu chỉ in, máy in đơn năng đơn giản và thường bền hơn, không phải lo lỗi bộ quét.
Công suất tháng của máy in nghĩa là gì?
Hãng thường nêu hai con số: khối lượng khuyến nghị hằng tháng và công suất tối đa. Dùng thường xuyên ở gần mức tối đa sẽ làm máy mòn nhanh, nên hãy chọn máy có mức khuyến nghị phù hợp nhu cầu thường ngày.
Máy in có cần kết nối mạng không?
Nếu từ hai người trở lên dùng chung, nên có Ethernet hoặc Wi-Fi để mọi người in trực tiếp mà không phụ thuộc máy tính nối USB. Máy in mạng ổn định và dễ quản lý hơn khi đặt IP cố định.
Bài viết liên quan
- Máy in laser và máy in phun khác nhau thế nào
- Máy in đa năng (MFP) là gì
- Chi phí in một trang: cách tính
- Máy in phun màu và máy in phun liên tục tank
- In 2 mặt tự động (duplex) là gì
