Chọn Business Basic nếu chỉ cần email, Teams, lưu trữ và dùng Office qua web. Chọn Business Standard khi nhân viên cần ứng dụng Office cài trên máy. Chọn Business Premium khi cần thêm bảo mật và quản lý thiết bị. Apps for business dành cho nơi đã có email riêng.
Bốn gói, bốn nhu cầu khác nhau
Các gói Business của Microsoft 365 được thiết kế cho tổ chức tối đa 300 người dùng. Điểm khác biệt không nằm ở việc gói nào tốt hơn, mà ở chỗ mỗi gói gom một nhóm dịch vụ khác nhau.
| Gói | Office cài trên máy | Email Exchange | Bảo mật và quản lý thiết bị nâng cao | Phù hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | Không, chỉ bản web và di động | Có | Cơ bản | Nhóm làm việc chủ yếu bằng trình duyệt |
| Business Standard | Có | Có | Cơ bản | Văn phòng dùng Word, Excel, Outlook hằng ngày |
| Business Premium | Có | Có | Có (Defender for Business, Intune) | Công ty có dữ liệu nhạy cảm, máy xách tay đi ngoài |
| Apps for business | Có | Không | Cơ bản | Nơi đã có hệ thống email riêng |
Bạn thực sự cần những gì
Trước khi so sánh, hãy trả lời ba câu hỏi ngắn:
- Nhân viên có cần chỉnh sửa tài liệu phức tạp (bảng tính nhiều công thức, macro, mẫu in) trên máy tính không? Nếu có, bản web thường chưa đủ tính năng, nên cần gói có ứng dụng cài đặt.
- Công ty đã có tên miền và email chạy ổn ở nơi khác chưa? Nếu rồi và không muốn chuyển, Apps for business tránh trả tiền cho hộp thư không dùng.
- Máy xách tay của nhân viên có chứa dữ liệu khách hàng, hợp đồng, tài chính không? Nếu có, hãy cân nhắc gói có quản lý thiết bị.
Điều gì nằm trong Business Premium
Business Premium về cơ bản là Standard cộng thêm lớp bảo mật: Microsoft Defender for Business chống mã độc, Intune để quản lý thiết bị, và các chính sách truy cập có điều kiện của Microsoft Entra ID. Nó phù hợp khi công ty muốn xóa dữ liệu từ xa trên máy bị mất hoặc ép bật xác thực nhiều lớp theo chính sách thay vì nhờ nhân viên tự bật.
Nếu chưa có người đủ kỹ năng cấu hình, các tính năng này sẽ nằm không. Khi đó phần giá trị thực nhận được ít hơn phần bạn trả.
Những điểm dễ bỏ sót khi mua
- Giấy phép gắn với người dùng, không gắn với máy: mỗi tài khoản có quyền cài ứng dụng Office trên một số thiết bị nhất định theo điều khoản của Microsoft. Hãy đọc điều khoản hiện hành thay vì dựa vào trí nhớ.
- Thuê bao, không phải mua đứt: ngừng thanh toán thì mất quyền dùng ứng dụng và dịch vụ. Điều này khác với bản Office mua một lần.
- Dữ liệu cần sao lưu riêng: thùng rác và lịch sử phiên bản của dịch vụ đám mây không thay thế một bản sao lưu độc lập.
- Trộn nhiều gói được: trong cùng một tổ chức, người dùng có thể mang gói khác nhau, ví dụ nhân viên văn phòng dùng Standard còn nhân viên kho dùng Basic.
Thiết lập ban đầu và lúc cần hỗ trợ
Phần việc tốn công nhất thường không phải mua gói mà là chuyển email cũ sang, cấu hình tên miền, bật xác thực nhiều lớp và phân quyền chia sẻ tệp. Làm thiếu bước thì sau này mới phát sinh sự cố lộ dữ liệu hoặc mất thư.
Nếu công ty chưa có người phụ trách CNTT, hãy nhờ đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ cấu hình lần đầu và thống nhất cách quản lý tài khoản. Đây cũng là dịp rà soát lại toàn bộ phần mềm bản quyền công ty đang dùng để quyết định cái nào giữ, cái nào gộp vào gói Microsoft 365.
Bật xác thực nhiều lớp cho toàn bộ tài khoản ngay từ ngày đầu, ưu tiên các tài khoản quản trị. Phần lớn sự cố mất email doanh nghiệp bắt đầu từ một mật khẩu bị lộ.
Cần tư vấn phần mềm bản quyền cho công ty? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Business Basic có cài được Word và Excel lên máy không?
Không. Gói này chỉ cho dùng bản web và ứng dụng di động của Office. Muốn cài ứng dụng đầy đủ lên máy tính, bạn cần Business Standard, Business Premium hoặc Apps for business.
Công ty hơn 300 nhân viên thì sao?
Các gói Business giới hạn tối đa 300 người dùng. Vượt ngưỡng này, tổ chức cần chuyển sang các gói dòng Enterprise của Microsoft 365.
Microsoft 365 khác Office 2021 ở điểm nào?
Microsoft 365 là thuê bao, kèm dịch vụ đám mây và cập nhật tính năng liên tục. Office 2021 là bản mua một lần, giữ nguyên tính năng ở thời điểm phát hành và không đi kèm các dịch vụ đám mây này.
Có cần sao lưu dữ liệu Microsoft 365 không?
Nên có. Dịch vụ đám mây có cơ chế khôi phục thùng rác và phiên bản, nhưng thời hạn giữ có giới hạn. Bản sao lưu độc lập bảo vệ trước xóa nhầm, mã độc mã hóa hoặc tài khoản bị chiếm.
Bài viết liên quan
- Office 365 và Office 2021 khác nhau thế nào
- Cách quản lý bản quyền phần mềm cho công ty
- Windows bản quyền là gì? Khác gì bản crack
- Phần mềm diệt virus: có cần mua bản quyền không
