Quy tắc 3-2-1 nghĩa là có ít nhất 3 bản dữ liệu (bản gốc và 2 bản sao), lưu trên 2 loại phương tiện khác nhau, và 1 bản đặt ở nơi khác như đám mây hoặc địa điểm khác. Nhờ vậy một sự cố đơn lẻ như hỏng ổ, mã độc hay cháy không làm mất hết.
Ba con số, ba lý do
- 3 bản: xác suất ba bản cùng hỏng một lúc thấp hơn nhiều so với một bản. Bản gốc cộng hai bản sao.
- 2 loại phương tiện: tránh một kiểu lỗi chung, ví dụ cả hai bản nằm trên ổ cơ cùng lô hoặc cùng chịu một lỗi hệ thống. Có thể là ổ máy tính cộng ổ cứng ngoài, hoặc NAS cộng đám mây.
- 1 bản ở nơi khác: chống sự cố cả địa điểm như cháy, ngập, trộm hoặc mất điện cháy thiết bị.
Một số tài liệu mở rộng thành 3-2-1-1-0: thêm một bản ngoại tuyến hoặc bất biến chống ransomware, và 0 lỗi sau khi kiểm tra khôi phục.
Ví dụ cho từng quy mô
Cách áp dụng linh hoạt theo thói quen và ngân sách, miễn thỏa điều kiện của ba con số.
| Đối tượng | Bản 1 (gốc) | Bản 2 | Bản 3 (nơi khác) |
|---|---|---|---|
| Cá nhân | Ổ trong laptop | Ổ cứng ngoài, sao lưu tự động | Đám mây đồng bộ ảnh, tài liệu |
| Freelancer, thiết kế | Ổ làm việc SSD | NAS trong nhà | Đám mây hoặc ổ mang đi nơi khác |
| Văn phòng nhỏ | Máy chủ file hoặc NAS | NAS thứ hai hoặc ổ rời luân phiên | Sao lưu đám mây hoặc ổ cất ở địa điểm khác |
| Kế toán, dữ liệu nghiệp vụ | Máy làm việc | Sao lưu hằng ngày ra NAS | Bản ngoại tuyến mã hóa, cất xa văn phòng |
Các bước thiết lập
- Liệt kê dữ liệu quan trọng: thư mục tài liệu, ảnh, cơ sở dữ liệu, email, cấu hình.
- Chọn nơi lưu theo ba điều kiện của quy tắc.
- Tự động hóa: dùng sao lưu của hệ điều hành, phần mềm sao lưu hoặc NAS để chạy theo lịch, vì sao lưu thủ công hay bị quên.
- Giữ nhiều phiên bản để quay lại file trước khi bị xóa nhầm hoặc mã hóa.
- Mã hóa bản sao mang ra ngoài hoặc lên đám mây, và cất khóa giải mã ở nơi riêng, vì mất khóa thì bản sao cũng vô dụng.
- Kiểm tra khôi phục định kỳ: chọn vài file ngẫu nhiên và mở thử.
Những lỗi hay gặp
- Coi RAID hay ổ gương là sao lưu, trong khi xóa nhầm và mã độc lan sang mọi bản.
- Ổ sao lưu luôn cắm vào máy, nên bị ransomware mã hóa chung.
- Đồng bộ đám mây là bản sao nhưng không lịch sử: file xóa hoặc hỏng đồng bộ ngược.
- Không bao giờ thử khôi phục nên đến lúc cần mới biết bản sao hỏng.
- Để bản sao ở cùng phòng hoặc cùng ổ điện với bản gốc.
- Không mã hóa bản sao mang ra ngoài, nên mất ổ là lộ toàn bộ dữ liệu.
Khi nào cần hỗ trợ
Văn phòng có NAS, máy chủ hoặc dữ liệu kế toán nên được thiết kế lịch sao lưu, dung lượng và quy trình khôi phục cùng người am hiểu. Và nếu sự cố đã xảy ra mà bản sao không đủ, cứu dữ liệu vẫn là lựa chọn cuối, nhưng không thể thay cho một bản sao tốt.
Chỉ khi khôi phục thử thành công thì bản sao mới thật sự tồn tại. Mỗi quý hãy chọn một thư mục ngẫu nhiên, khôi phục sang máy khác và mở thử.
Đang mất dữ liệu quan trọng? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Đồng bộ OneDrive hoặc Google Drive có phải sao lưu không?
Chưa hẳn. Đồng bộ phản chiếu thay đổi, nên xóa nhầm hoặc file bị mã hóa cũng lan lên đám mây. Chúng chỉ an toàn hơn nếu bật lịch sử phiên bản và giữ thùng rác. Nên coi là một phần chứ không thay thế sao lưu.
Bản sao thứ ba bắt buộc phải là đám mây không?
Không. Quan trọng là nằm ở nơi khác so với bản gốc: đám mây, ổ cứng gửi nhà người thân, văn phòng chi nhánh. Đám mây tiện vì tự động, ổ rời tiết kiệm lâu dài nhưng cần nhớ mang đi và cập nhật.
Bao lâu nên sao lưu một lần?
Tùy mức chịu mất dữ liệu. Công việc thay đổi mỗi ngày nên sao lưu hằng ngày, tốt nhất tự động. Ảnh cá nhân có thể hằng tuần. Hãy tự hỏi: nếu mất dữ liệu từ lần sao lưu cuối thì thiệt hại bao nhiêu.
Sao lưu cả ổ hay chỉ thư mục quan trọng?
Dữ liệu quan trọng phải được sao lưu chắc chắn, còn sao lưu cả ổ (image) giúp dựng lại máy nhanh sau sự cố. Văn phòng nên có cả hai: sao lưu file chi tiết, và sao lưu image hệ thống cho máy chủ hay máy quan trọng.
Bài viết liên quan
- RAID là gì? RAID 0, 1, 5, 10 khác nhau thế nào
- NAS là gì? Khi nào doanh nghiệp nên dùng
- Ransomware là gì? Cách xử lý khi bị mã hóa dữ liệu
- Sao lưu và khôi phục Windows: các cách phổ biến
- Mất dữ liệu: những điều tuyệt đối không nên làm
