Thuê máy tính sự kiện là thuê laptop, máy bàn và thiết bị đi kèm cho hội nghị, triển lãm, lễ ra mắt hay giải đấu trong 1 đến vài ngày, gồm lắp đặt trước giờ diễn ra, máy dự phòng và kỹ thuật viên trực. PCTech khảo sát địa điểm, cài sẵn phần mềm check-in, trình chiếu, livestream, giao lắp tận nơi TP.HCM, báo giá trước và thu hồi, xóa dữ liệu khách mời sau sự kiện.
Thuê máy tính sự kiện dùng cho những hạng mục nào?
Thuê máy tính sự kiện không chỉ là đặt vài laptop trên bàn. Mỗi vị trí trong sự kiện có yêu cầu riêng:
- Quầy check-in: quét mã QR thư mời, in thẻ tên, tra cứu danh sách khách. Cần máy ổn định, cổng USB cho máy quét và máy in nhãn.
- Phòng điều khiển trình chiếu: chạy slide, video chất lượng cao ra màn LED, chuyển cảnh giữa các diễn giả. Cần card đồ họa ổn định, nhiều cổng xuất hình.
- Livestream: máy chạy phần mềm phát trực tiếp, nhận tín hiệu từ camera qua capture card, mã hóa video liên tục nhiều giờ.
- Gian hàng triển lãm: demo sản phẩm, phần mềm, trò chơi tương tác cho khách tham quan.
- Khu vực trải nghiệm, thi đấu: giải eSports, minigame, khảo sát khách bằng máy tính bảng hoặc máy bàn.
- Ban tổ chức, báo chí: máy làm việc, in tài liệu, gửi thông cáo.
Liệt kê rõ từng vị trí giúp bên cho thuê chọn đúng loại máy, tránh tình trạng dùng laptop văn phòng để livestream rồi bị quá nhiệt sau 2 giờ.
Gói thuê máy tính sự kiện theo ngày, tuần, tháng
Phần lớn sự kiện chỉ 1–3 ngày, nhưng có những chương trình kéo dài như hội chợ một tuần hay chuỗi roadshow nhiều tháng. Mức phí từng gói xem ở bảng giá tham khảo bên dưới hoặc trang bảng giá; PCTech báo giá trọn gói gồm máy, lắp đặt và nhân sự trực nếu có.
Hãy tính cả ngày setup và ngày tháo dỡ vào thời gian thuê. Một sự kiện 1 ngày thường cần giao máy từ chiều hôm trước để tổng duyệt, và thu hồi sau khi kết thúc buổi tối.
| Thời hạn | Loại sự kiện | Dịch vụ đi kèm |
|---|---|---|
| 1 ngày (kèm ngày setup) | Hội nghị, lễ ra mắt, hội thảo | Lắp đặt, tổng duyệt, kỹ thuật trực |
| 2–7 ngày | Triển lãm, hội chợ, giải đấu | Máy dự phòng tại chỗ, đổi máy nhanh |
| Theo tháng | Roadshow nhiều điểm, sự kiện chuỗi | Vận chuyển giữa các điểm, kiểm tra định kỳ |
| Theo năm | Đơn vị tổ chức sự kiện cần kho máy riêng | Bảo trì, cập nhật phần mềm theo mùa |
Bảng giá tham khảo
| STT | Dịch vụ | Giá |
|---|---|---|
| 1 | Thuê laptop văn phòng (Core i5, RAM 8GB, SSD) theo ngày | 150.000đ/Ngày |
| 2 | Thuê laptop văn phòng theo tháng | 900.000đ/Tháng |
| 3 | Thuê laptop cấu hình cao / đồ họa theo tháng | 2.000.000đ/Tháng |
| 4 | Thuê MacBook Air/Pro theo tháng | 2.200.000đ/Tháng |
| 5 | Thuê PC văn phòng kèm màn hình 22–24 inch theo tháng | 800.000đ/Bộ |
| 6 | Thuê PC đồ họa / render / AI theo tháng | 2.500.000đ/Bộ |
| 7 | Thuê laptop sự kiện, hội thảo, thi (từ 10 máy) theo ngày | 120.000đ/Máy/ngày |
| 8 | Thuê máy in laser đen trắng văn phòng theo tháng | 500.000đ/Tháng |
| 9 | Thuê máy photocopy đa năng theo tháng | 2.000.000đ/Tháng |
| 10 | Thuê màn hình máy tính 24 inch theo tháng | 300.000đ/Tháng |
Cấu hình mẫu cho từng vị trí trong sự kiện
Mỗi vị trí cần cấu hình khác nhau. Bảng dưới là định hướng chuẩn bị, kỹ thuật viên sẽ điều chỉnh theo phần mềm và thiết bị âm thanh, hình ảnh mà đơn vị dàn dựng sử dụng.
Với máy trình chiếu và livestream, ưu tiên máy đã được test tải liên tục 2–3 giờ. Laptop mỏng nhẹ thường giảm xung khi nóng, video ra màn LED có thể giật đúng lúc phát clip mở màn.
| Vị trí | Loại máy gợi ý | Yêu cầu chính | Thiết bị kèm |
|---|---|---|---|
| Check-in | Laptop 14–15,6 inch, 8–16GB RAM | Pin tốt, nhiều cổng USB | Máy quét QR, máy in nhãn |
| Trình chiếu | Laptop hiệu năng cao hoặc máy bàn có card rời | 2 cổng xuất hình, chạy video mượt | Clicker, bộ chia HDMI |
| Livestream | Máy bàn CPU 8 nhân, card có mã hóa phần cứng | Chạy liên tục nhiều giờ không nóng | Capture card, LAN có dây |
| Demo gian hàng | Máy bàn hoặc laptop theo phần mềm | Ổn định, khóa chỉ chạy ứng dụng demo | Màn lớn, dây khóa chống trộm |
| Thi đấu eSports | PC gaming cùng cấu hình | Màn 144Hz trở lên, độ trễ thấp | Tai nghe, bàn phím, chuột đồng bộ |
Khảo sát địa điểm: điện, mạng và mặt bằng
Khách sạn, trung tâm hội nghị và nhà triển lãm ở TP.HCM có hạ tầng rất khác nhau. Trước sự kiện, kỹ thuật viên cần biết:
- Điện: vị trí ổ cắm, công suất cho phép, có điện từ máy phát hay không. Máy phát điện có thể dao động điện áp khi tải thay đổi, nên dùng UPS cho máy trình chiếu và livestream.
- Internet: wifi khách sạn thường dùng chung cho hàng trăm khách, không phù hợp livestream. Nên đặt đường truyền riêng hoặc dây LAN trực tiếp, đo tốc độ tải lên thực tế, tối thiểu gấp 1,5–2 lần bitrate phát.
- Mặt bằng: khoảng cách từ phòng điều khiển tới sân khấu để chuẩn bị cáp HDMI đủ dài hoặc bộ kéo dài qua dây mạng.
- Giờ vào setup: nhiều địa điểm chỉ cho vào từ tối hôm trước hoặc sáng sớm; cần xin giấy phép đưa thiết bị vào.
Kế hoạch dự phòng
Mỗi máy quan trọng như trình chiếu, livestream nên có một máy dự phòng cài giống hệt, file trình chiếu lưu ở hai nơi. Với quầy check-in, chuẩn bị danh sách khách dạng file in giấy phòng khi mất mạng.
Cần xử lý ngay? Gọi kỹ thuật viên PCTech để được tư vấn miễn phí, báo giá trước khi làm.
Quy trình thuê máy tính sự kiện tại PCTech
- Tiếp nhận: loại sự kiện, số vị trí cần máy, phần mềm, lịch setup, địa điểm.
- Khảo sát và báo giá trước: khảo sát tại chỗ hoặc qua hình ảnh, video mặt bằng; báo giá gồm máy, lắp đặt, nhân sự trực; khách đồng ý mới triển khai.
- Chuẩn bị: cài phần mềm, file trình chiếu, cấu hình máy in nhãn, test tải máy trình chiếu và livestream, dán nhãn từng máy theo vị trí.
- Giao lắp và tổng duyệt: lắp đặt, đi dây gọn, chạy thử cùng đơn vị âm thanh ánh sáng, check-in thử với vài mã QR mẫu.
- Trực sự kiện: kỹ thuật viên có mặt suốt chương trình, đổi máy dự phòng ngay khi có sự cố.
- Thu hồi và xóa dữ liệu: kiểm đếm theo nhãn, sao chép dữ liệu check-in, video ghi hình trả ban tổ chức, sau đó xóa sạch.
Dữ liệu khách mời như họ tên, số điện thoại, email là dữ liệu cá nhân. Xóa an toàn sau sự kiện giúp ban tổ chức giảm rủi ro lộ thông tin.
Thủ tục, cọc và trách nhiệm tại sự kiện
Đơn vị thuê cung cấp thông tin công ty hoặc giấy tờ tùy thân, địa điểm, thời gian setup và tháo dỡ. Mức cọc và hình thức thanh toán áp dụng theo hợp đồng, tùy số lượng và giá trị thiết bị. PCTech xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện.
Các điểm cần ghi rõ trong biên bản:
- Danh sách máy theo nhãn và vị trí, phụ kiện đi kèm như sạc, chuột, cáp HDMI, capture card.
- Người phụ trách nhận và giao lại thiết bị phía ban tổ chức.
- Trách nhiệm khi thiết bị thất lạc trong khu vực khách tham quan.
- Thời điểm kết thúc tính phí, phí phát sinh nếu sự kiện kéo dài thêm.
Thời điểm dễ thất lạc thiết bị nhất là lúc tháo dỡ cuối ngày, khi nhiều đội cùng dọn. Nên khoanh vùng khu vực thiết bị IT và kiểm đếm theo nhãn trước khi rời địa điểm.
Thuê máy cho sự kiện hay dùng máy có sẵn của công ty?
Nhiều doanh nghiệp tận dụng laptop của nhân viên cho sự kiện. Cách này tiết kiệm nhưng tiềm ẩn rủi ro: máy cài nhiều phần mềm cá nhân, cập nhật Windows bật lên giữa chương trình, dữ liệu công ty mang ra nơi đông người. Bảng dưới giúp so sánh.
| Tiêu chí | Thuê máy sự kiện | Dùng máy nhân viên |
|---|---|---|
| Đồng bộ cấu hình | Cùng mẫu, cài giống nhau | Mỗi máy một kiểu |
| Rủi ro cập nhật, thông báo bật lên | Đã tắt trước khi giao | Khó kiểm soát |
| Máy dự phòng | Có theo gói | Thường không có |
| Dữ liệu công ty | Không mang dữ liệu nội bộ ra sự kiện | Dữ liệu nội bộ đi theo máy |
| Nhân viên làm việc sau sự kiện | Không ảnh hưởng | Mất máy làm việc trong nhiều ngày |
Checklist trước giờ khai mạc và vì sao chọn PCTech
- Tất cả máy đã tắt cập nhật tự động, thông báo, trình bảo vệ màn hình và chế độ ngủ.
- File trình chiếu, video đã chạy thử trên màn LED, âm thanh ra đúng cổng.
- Check-in thử với mã QR mẫu, máy in nhãn in đúng khổ.
- Livestream thử ít nhất 15 phút ở chế độ riêng tư, theo dõi khung hình bị rớt.
- Máy dự phòng bật sẵn, ở vị trí dễ lấy.
- Có số điện thoại kỹ thuật viên trực và sơ đồ vị trí máy.
PCTech là công ty dịch vụ IT tại TP.HCM làm cả máy tính, mạng và hỗ trợ kỹ thuật, nên có thể nhận trọn phần IT của sự kiện từ máy, wifi đến kỹ thuật trực. Kỹ thuật viên có mặt khoảng 30 phút nội thành tùy khu vực và giờ cao điểm. Báo giá trước, chỉ làm khi khách đồng ý, có hóa đơn VAT. Ví dụ, một hội thảo 300 khách ở Quận 7 thường cần 4 máy check-in, 2 máy trình chiếu chính và dự phòng, 1 máy livestream. Gọi 0936 102 287 để được khảo sát.
Thông tin chi tiết dịch vụ Cho thuê thiết bị IT
Vấn đề thường gặp
- Cần nhiều laptop/PC trong thời gian ngắn (dự án, sự kiện, đào tạo)
- Văn phòng mới chưa muốn bỏ vốn mua thiết bị
- Cần máy cấu hình cao tạm thời (đồ họa, render, AI)
- Máy công ty hỏng, cần máy thay thế ngay
Quy trình thực hiện
- Tiếp nhận nhu cầu: loại máy, số lượng, thời gian
- Tư vấn cấu hình, báo giá thuê
- Ký hợp đồng, cài đặt phần mềm theo yêu cầu
- Giao và lắp đặt tận nơi, bảo trì trong thời gian thuê
- Thu hồi, xóa dữ liệu an toàn khi hết hạn
Vì sao chọn PCTech
- Đổi máy khi lỗi trong thời gian thuê
- Cài sẵn phần mềm, giao lắp tận nơi
- Xuất hóa đơn VAT, giá tốt khi thuê dài hạn
Đơn vị "Ngày"/"Tháng"/"Bộ"; số tiền thật lấy từ bảng giá sống.
Đặt chế độ nguồn “không bao giờ ngủ” và tắt cập nhật Windows trên mọi máy sự kiện từ hôm trước. Đa số sự cố trên sân khấu không phải do hỏng máy mà do một thông báo bật lên sai lúc.
Tính nhanh: nên thuê hay mua?
Giá trị còn lại của máy mua được ước tính giảm khoảng 25%/năm (tối thiểu 10%). Kết quả chỉ để tham khảo, chưa tính thuế, lãi vốn và chi phí cơ hội.
PCTech — Cho thuê thiết bị IT tại TP.HCM. Kỹ thuật viên kiểm tra, báo giá trước khi làm, chỉ làm khi bạn đồng ý; có hỗ trợ từ xa qua UltraViewer/AnyDesk.
Xem dịch vụ cho thuê thiết bị it Bảng giá Gọi 0936 102 287 Zalo
Câu hỏi thường gặp
Thuê máy tính sự kiện giá bao nhiêu?
Phí phụ thuộc số máy, loại máy, số ngày và nhân sự trực. Xem giá tham khảo ở bảng giá trong bài hoặc trang bảng giá; PCTech báo giá trọn gói trước khi triển khai.
Thuê máy tính sự kiện có kỹ thuật viên trực không?
Có thể bố trí kỹ thuật viên trực suốt chương trình, khuyến nghị cho sự kiện có trình chiếu và livestream.
Cần báo trước bao lâu khi thuê máy cho sự kiện?
Nên báo trước ít nhất 3–7 ngày để khảo sát, cài phần mềm và test. Sự kiện lớn hoặc mùa cao điểm cuối năm nên báo sớm hơn.
Có cài phần mềm check-in QR theo yêu cầu không?
Có. Kỹ thuật viên cài phần mềm hoặc nền tảng check-in do ban tổ chức sử dụng, kết nối máy quét và máy in nhãn.
Máy livestream nên thuê cấu hình thế nào?
Nên dùng máy bàn CPU 8 nhân, card có mã hóa phần cứng, kết nối LAN có dây và capture card phù hợp camera.
Có cho thuê máy tính sự kiện ngoài TP.HCM không?
PCTech phục vụ chủ yếu tại TP.HCM; sự kiện ở tỉnh lân cận cần trao đổi trước về vận chuyển và nhân sự.
Dữ liệu khách mời trên máy có được xóa sau sự kiện không?
Có. Dữ liệu được chép trả ban tổ chức nếu cần, sau đó xóa an toàn trên toàn bộ máy.
Dịch vụ và bài viết liên quan
- Thuê MacBook TP.HCM theo ngày, tháng: máy kiểm tra pin, giao tận nơi
- Thuê máy chiếu TP.HCM: chọn đúng độ sáng, có kỹ thuật lắp và trực
- Cho thuê laptop TP.HCM cho doanh nghiệp, sự kiện: giao nhanh, đổi máy
- Thuê laptop ngắn hạn TP.HCM: chọn cấu hình đúng việc, nhận máy nhanh
- Thuê router wifi TP.HCM: wifi tạm cho văn phòng, công trường, sự kiện
- Bảo trì NAS định kỳ cho doanh nghiệp: ổ cứng khỏe, dữ liệu không mất
- Bảo trì UPS định kỳ: kiểm tra pin, tải và thời gian lưu điện thật
- Dịch vụ cho thuê thiết bị it PCTech tại TP.HCM
Cho thuê thiết bị IT theo khu vực tại TP.HCM
Thông tin doanh nghiệp, chính sách bảo hành và quy trình làm việc: Dữ kiện về PCTech.
