Thuê máy in văn phòng là thuê máy in hoặc máy đa năng in, scan, copy đặt tại công ty, được cài in qua mạng cho mọi máy tính và có bên cho thuê lo mực, bảo trì. PCTech khảo sát số người dùng, sơ đồ văn phòng và hệ thống mạng, đề xuất máy phù hợp, cài đặt scan về thư mục chung hoặc email, có mặt khoảng 30 phút nội thành TP.HCM khi máy lỗi và báo giá trước khi triển khai.
Thuê máy in văn phòng phù hợp với doanh nghiệp nào?
Thuê máy in văn phòng phù hợp với doanh nghiệp cần một thiết bị dùng chung ổn định mà không muốn tự quản lý mực, linh kiện và sự cố. Khác với một chiếc máy in cá nhân cắm USB, máy in văn phòng phục vụ nhiều người cùng lúc qua mạng, nên lựa chọn sai sẽ gây ách tắc cả ngày.
- Văn phòng 5–50 người dùng chung một hoặc vài máy đa năng.
- Công ty dịch vụ có nhiều chứng từ: kế toán, luật, bảo hiểm, logistics cần scan hồ sơ hằng ngày.
- Văn phòng mới chuyển địa điểm: muốn thiết lập lại toàn bộ in ấn một lần cho gọn.
- Chi nhánh, phòng giao dịch: không có IT tại chỗ, cần bên ngoài lo trọn.
Bài này tập trung vào việc chọn và triển khai máy in cho môi trường văn phòng: số máy, vị trí đặt, in mạng, scan, phân quyền. Nếu bạn đang cân nhắc cách tính phí theo tháng hay theo trang, hãy xem thêm bài thuê máy in theo tháng.
Các gói thuê máy in văn phòng theo thời hạn
Văn phòng thường thuê dài, nhưng vẫn có nhu cầu ngắn như mùa quyết toán, đợt tuyển dụng hay văn phòng tạm. Mức phí từng gói xem ở bảng giá tham khảo bên dưới hoặc trang bảng giá.
Với hợp đồng từ 12 tháng, nên yêu cầu lịch bảo trì định kỳ (vệ sinh đường giấy, kiểm tra drum, cập nhật firmware) thay vì chỉ sửa khi hỏng. Bảo trì chủ động giúp giảm kẹt giấy và tránh tình huống máy dừng đúng ngày nộp hồ sơ.
| Thời hạn | Tình huống | Phạm vi dịch vụ |
|---|---|---|
| Theo ngày, tuần | Hội nghị nội bộ, đợt tuyển dụng, văn phòng tạm | Giao lắp, cài in mạng, thu hồi |
| Theo tháng | Mùa quyết toán, dự án ngắn | Mực theo gói, đổi máy khi lỗi |
| 6–12 tháng | Văn phòng mới, chi nhánh | Mực, bảo trì, hỗ trợ từ xa lỗi in mạng |
| Theo năm trở lên | Văn phòng ổn định nhiều phòng ban | Bảo trì định kỳ, báo cáo sản lượng, máy dự phòng nếu thỏa thuận |
Bảng giá tham khảo
| STT | Dịch vụ | Giá |
|---|---|---|
| 1 | Thuê laptop văn phòng (Core i5, RAM 8GB, SSD) theo ngày | 150.000đ/Ngày |
| 2 | Thuê laptop văn phòng theo tháng | 900.000đ/Tháng |
| 3 | Thuê laptop cấu hình cao / đồ họa theo tháng | 2.000.000đ/Tháng |
| 4 | Thuê MacBook Air/Pro theo tháng | 2.200.000đ/Tháng |
| 5 | Thuê PC văn phòng kèm màn hình 22–24 inch theo tháng | 800.000đ/Bộ |
| 6 | Thuê PC đồ họa / render / AI theo tháng | 2.500.000đ/Bộ |
| 7 | Thuê laptop sự kiện, hội thảo, thi (từ 10 máy) theo ngày | 120.000đ/Máy/ngày |
| 8 | Thuê máy in laser đen trắng văn phòng theo tháng | 500.000đ/Tháng |
| 9 | Thuê máy photocopy đa năng theo tháng | 2.000.000đ/Tháng |
| 10 | Thuê màn hình máy tính 24 inch theo tháng | 300.000đ/Tháng |
Chọn số máy và vị trí đặt máy in trong văn phòng
Kinh nghiệm thực tế: một máy đa năng tốc độ 30–40 trang mỗi phút phục vụ tốt khoảng 15–25 người làm văn phòng thông thường. Vượt ngưỡng này, hàng đợi in bắt đầu dài vào giờ cao điểm như đầu giờ sáng và cuối ngày.
Khi nào nên tách thành nhiều máy
- Văn phòng nhiều tầng hoặc nhiều phòng xa nhau: mỗi tầng một máy giảm thời gian đi lại.
- Phòng kế toán in hóa đơn liên tục: nên có máy riêng để không chen với lệnh in hợp đồng dài.
- Cần in tài liệu bảo mật: phòng nhân sự, ban giám đốc nên có máy riêng hoặc bật in giữ lệnh bằng mã PIN.
Vị trí đặt máy
Đặt máy ở nơi thông thoáng, cách tường ít nhất 10–15cm để tản nhiệt cụm sấy, tránh ánh nắng trực tiếp và điều hòa thổi thẳng làm giấy hút ẩm. Cần ổ điện riêng, không dùng chung ổ cắm với máy nước nóng lạnh vì máy laser kéo dòng lớn lúc sấy. Máy nên có dây mạng LAN thay vì wifi nếu văn phòng có nhiều thiết bị không dây.
Cấu hình mẫu theo quy mô văn phòng
Bảng dưới là các phương án thường áp dụng. Đây là ví dụ giả định để tham khảo, phương án cụ thể sẽ có sau khi kỹ thuật viên khảo sát mặt bằng và đếm số máy tính.
Một điểm đáng lưu ý: khi văn phòng cần scan nhiều trang hai mặt, hãy chọn máy có khay nạp bản gốc quét hai mặt một lần (DADF). Máy dùng khay đảo mặt (RADF) phải kéo giấy hai lần, chậm gần gấp đôi và dễ kẹt giấy mỏng.
| Quy mô | Phương án máy | Tính năng chính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 5–10 người | 1 máy laser đa năng A4 | In hai mặt, scan to email | Đặt giữa văn phòng, nối LAN |
| 15–25 người | 1 máy đa năng A4 tốc độ cao | DADF, mã người dùng | Thêm máy nhỏ cho kế toán nếu cần |
| 30–50 người | 1 máy A3 đa năng và 1–2 máy A4 | Bộ đếm theo phòng ban, in giữ lệnh | Chia theo tầng hoặc khu vực |
| Cửa hàng, quầy giao dịch | Máy laser nhỏ hoặc máy in hóa đơn | In nhanh, kết nối phần mềm bán hàng | Kiểm tra driver phần mềm POS |
Cần xử lý ngay? Gọi kỹ thuật viên PCTech để được tư vấn miễn phí, báo giá trước khi làm.
Cài đặt in mạng, scan và phân quyền đúng cách
Phần cài đặt quyết định trải nghiệm hằng ngày của nhân viên. Những gì PCTech thiết lập khi giao máy in văn phòng:
- IP tĩnh hoặc giữ chỗ DHCP: tránh tình trạng máy đổi IP sau khi mất điện, cả văn phòng không in được.
- Driver đúng phiên bản: cài driver đầy đủ (PCL hoặc PostScript tùy nhu cầu), đặt mặc định in hai mặt và chế độ tiết kiệm mực nếu doanh nghiệp muốn.
- Scan to folder: tạo thư mục chung trên máy chủ, NAS hoặc một máy tính, phân quyền ghi cho máy in qua giao thức SMB.
- Scan to email: cấu hình SMTP với tài khoản email doanh nghiệp, thường dùng mật khẩu ứng dụng nếu email có xác thực hai lớp.
- Mã người dùng, in giữ lệnh: nhân viên nhập mã tại máy mới nhả bản in, hạn chế tài liệu bỏ quên trên khay.
- Đổi mật khẩu quản trị mặc định: trang quản trị web của máy in không được để mật khẩu mặc định.
Lỗi “scan to folder” thường gặp sau khi Windows cập nhật tắt SMBv1; máy in đời cũ chỉ hỗ trợ SMBv1 sẽ không ghi được file. Khi giao máy, kỹ thuật viên kiểm tra tương thích này để tránh phải mở giao thức cũ kém an toàn.
Quy trình đặt thuê, giao lắp, đổi máy và thu hồi
- Tiếp nhận và khảo sát: số người, sản lượng, sơ đồ mạng, nhu cầu scan, vị trí ổ điện.
- Báo giá trước: mẫu máy, gói mực, phạm vi bảo trì; khách đồng ý mới giao.
- Giao lắp và cấu hình: đặt máy, đi dây mạng nếu cần, cài driver trên tất cả máy tính, thiết lập scan và mã người dùng.
- Hướng dẫn sử dụng: hướng dẫn nhân viên hành chính thay giấy, xử lý kẹt giấy đơn giản, đọc mã lỗi trên màn hình.
- Đổi máy khi lỗi: lỗi phần cứng không khắc phục tại chỗ sẽ đổi máy tương đương theo thời gian trong hợp đồng.
- Thu hồi và xóa dữ liệu: xóa sổ địa chỉ, thông tin SMTP, đường dẫn thư mục mạng, bộ nhớ trong, khôi phục cài đặt gốc, ghi bộ đếm cuối.
Khi cần chuyển văn phòng giữa kỳ thuê, chỉ cần báo trước để kỹ thuật viên tháo, vận chuyển và cài lại tại địa điểm mới, tránh tự di chuyển làm đổ mực hoặc lệch cụm quang học.
Thủ tục thuê và những điều khoản văn phòng nên chú ý
Doanh nghiệp cung cấp thông tin công ty, người ký hợp đồng và địa chỉ lắp đặt. Mức cọc, kỳ thanh toán, thời hạn tối thiểu áp dụng theo hợp đồng. PCTech xuất hóa đơn VAT hằng kỳ.
Văn phòng nên chú ý thêm:
- Phạm vi hỗ trợ mạng: khi máy tính mới của nhân viên không in được, có được hỗ trợ cài driver không.
- Thời gian phản hồi theo mức ưu tiên: máy dừng hoàn toàn khác với máy in hơi mờ.
- Bảo mật: cam kết xóa dữ liệu trên máy khi thu hồi.
- Thay đổi quy mô: thêm máy, đổi máy lớn hơn khi văn phòng tăng người.
| Tiêu chí | Thuê máy in văn phòng | Mua máy in văn phòng |
|---|---|---|
| Vốn ban đầu | Không phải bỏ vốn mua máy | Chi một lần, máy đa năng A3 khá lớn |
| Cài đặt mạng, scan | Bên cho thuê làm khi giao | Tự làm hoặc thuê kỹ thuật |
| Mực, linh kiện hao mòn | Theo gói thuê | Tự mua, tự thay |
| Khi văn phòng mở rộng | Thêm hoặc đổi máy theo hợp đồng | Mua thêm máy |
| Tổng chi phí dài hạn | Ổn định, dễ dự toán | Thấp hơn nếu ít hỏng và có người quản lý |
Checklist nhận máy in văn phòng và vì sao chọn PCTech
- In thử từ ít nhất 3 máy tính ở các phòng khác nhau.
- Scan một tập 10 trang hai mặt về thư mục chung và về email, kiểm tra file mở được.
- Copy hai mặt, kiểm tra căn lề không lệch.
- Ghi bộ đếm ban đầu, có chữ ký xác nhận.
- Mật khẩu quản trị máy in đã đổi và được bàn giao cho người phụ trách.
- Nhân viên hành chính đã biết cách xử lý kẹt giấy đơn giản và số hotline báo hỏng.
PCTech là công ty dịch vụ IT tại TP.HCM làm cả máy in, mạng và máy tính, nên khi máy in văn phòng không in được, chúng tôi xử lý tận gốc dù lỗi nằm ở máy in, router hay driver trên máy nhân viên. Kỹ thuật viên có mặt khoảng 30 phút nội thành tùy khu vực, lỗi in mạng nhiều trường hợp xử lý ngay qua UltraViewer hoặc AnyDesk. Báo giá trước, chỉ làm khi khách đồng ý, có hóa đơn VAT. Ví dụ, một văn phòng 20 người ở Quận 1 có thể dùng một máy đa năng A4 tốc độ cao kèm in giữ lệnh cho phòng nhân sự. Gọi 0936 102 287 để được khảo sát.
Thông tin chi tiết dịch vụ Cho thuê thiết bị IT
Vấn đề thường gặp
- Cần nhiều laptop/PC trong thời gian ngắn (dự án, sự kiện, đào tạo)
- Văn phòng mới chưa muốn bỏ vốn mua thiết bị
- Cần máy cấu hình cao tạm thời (đồ họa, render, AI)
- Máy công ty hỏng, cần máy thay thế ngay
Quy trình thực hiện
- Tiếp nhận nhu cầu: loại máy, số lượng, thời gian
- Tư vấn cấu hình, báo giá thuê
- Ký hợp đồng, cài đặt phần mềm theo yêu cầu
- Giao và lắp đặt tận nơi, bảo trì trong thời gian thuê
- Thu hồi, xóa dữ liệu an toàn khi hết hạn
Vì sao chọn PCTech
- Đổi máy khi lỗi trong thời gian thuê
- Cài sẵn phần mềm, giao lắp tận nơi
- Xuất hóa đơn VAT, giá tốt khi thuê dài hạn
Đơn vị "Ngày"/"Tháng"/"Bộ"; số tiền thật lấy từ bảng giá sống.
Đặt IP tĩnh cho máy in và dán nhãn ghi IP lên thân máy. Khi có máy tính mới, ai cũng thêm máy in được trong một phút, không phải chờ kỹ thuật.
Tính nhanh: nên thuê hay mua?
Giá trị còn lại của máy mua được ước tính giảm khoảng 25%/năm (tối thiểu 10%). Kết quả chỉ để tham khảo, chưa tính thuế, lãi vốn và chi phí cơ hội.
PCTech — Cho thuê thiết bị IT tại TP.HCM. Kỹ thuật viên kiểm tra, báo giá trước khi làm, chỉ làm khi bạn đồng ý; có hỗ trợ từ xa qua UltraViewer/AnyDesk.
Xem dịch vụ cho thuê thiết bị it Bảng giá Gọi 0936 102 287 Zalo
Câu hỏi thường gặp
Thuê máy in văn phòng giá bao nhiêu?
Phí phụ thuộc loại máy, sản lượng in và phạm vi dịch vụ. Xem giá tham khảo ở bảng giá trong bài hoặc trang bảng giá; PCTech báo giá chi tiết sau khảo sát.
Văn phòng 20 người nên thuê mấy máy in?
Thường một máy đa năng tốc độ 30–40 trang mỗi phút là đủ. Nếu có phòng kế toán in nhiều hoặc văn phòng nhiều tầng, nên thêm một máy nhỏ.
Máy in thuê có scan về máy tính được không?
Được. Kỹ thuật viên cài scan về thư mục chung hoặc email khi giao máy và kiểm tra cùng khách.
Thuê máy photocopy hay máy in đa năng A4?
Nếu cần in, copy khổ A3 hoặc sản lượng trên khoảng 15.000 trang mỗi tháng, chọn máy A3. Nhu cầu A4 thông thường thì máy đa năng A4 gọn và tiết kiệm hơn.
Máy in thuê bị lỗi bao lâu có người tới?
PCTech có mặt khoảng 30 phút nội thành TP.HCM tùy khu vực và giờ cao điểm; lỗi in mạng thường được hỗ trợ từ xa trước.
Chuyển văn phòng thì máy in thuê xử lý thế nào?
Báo trước để kỹ thuật viên tháo, vận chuyển và cài lại tại văn phòng mới theo hợp đồng.
Có thuê máy in văn phòng ngắn hạn được không?
Được, theo ngày, tuần hoặc tháng cho hội nghị, mùa quyết toán hay văn phòng tạm.
Dịch vụ và bài viết liên quan
- Thuê máy chủ vật lý cho doanh nghiệp TP.HCM: lắp tận nơi, có bảo trì
- Thuê MacBook TP.HCM theo ngày, tháng: máy kiểm tra pin, giao tận nơi
- Thuê NAS lưu trữ cho văn phòng TP.HCM: cài RAID, sao lưu, có giám sát
- Cho thuê laptop TP.HCM cho doanh nghiệp, sự kiện: giao nhanh, đổi máy
- Thuê máy photocopy văn phòng TP.HCM: chọn theo sản lượng, bảo trì tận nơi
- Bảo trì UPS định kỳ: kiểm tra pin, tải và thời gian lưu điện thật
- Bảo trì NAS định kỳ cho doanh nghiệp: ổ cứng khỏe, dữ liệu không mất
- Dịch vụ cho thuê thiết bị it PCTech tại TP.HCM
Cho thuê thiết bị IT theo khu vực tại TP.HCM
Thông tin doanh nghiệp, chính sách bảo hành và quy trình làm việc: Dữ kiện về PCTech.
