Quản lý bản quyền gồm sáu bước: kiểm kê phần mềm đang cài, thu thập chứng từ và khóa bản quyền, đối chiếu số cài với số được phép, đặt quy định cài đặt, cấp phát và thu hồi theo người dùng, rồi rà soát định kỳ. Sổ theo dõi tập trung là nền tảng.
Bắt đầu từ câu hỏi: công ty đang có những gì?
Phần lớn công ty nhỏ không biết chính xác mình đang chạy bao nhiêu phần mềm, bản nào, trên máy nào. Việc đầu tiên không phải mua thêm mà là nhìn rõ hiện trạng. Giới chuyên môn gọi toàn bộ việc này là quản lý tài sản phần mềm (software asset management, có tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 19770 mô tả), nhưng với công ty vài chục máy, một quy trình gọn là đủ.
Quy trình sáu bước
- Kiểm kê: liệt kê phần mềm cài trên từng máy tính và máy chủ. Có thể dùng công cụ quản trị sẵn có hoặc kiểm tra thủ công với đội nhỏ. Đừng quên máy xách tay, máy ảo và phần mềm cài trên máy cá nhân dùng cho công việc.
- Thu thập chứng từ: hóa đơn mua, hợp đồng, email xác nhận, khóa kích hoạt, tài khoản quản trị ở trang của nhà cung cấp.
- Đối chiếu: so số bản đang cài và đang dùng với số bản được phép. Chênh lệch có thể là thiếu giấy phép (rủi ro) hoặc thừa giấy phép (lãng phí).
- Xử lý chênh lệch: mua bổ sung, gỡ bớt, hoặc chuyển sang giải pháp khác phù hợp hơn.
- Đặt quy định: ai được duyệt cài phần mềm, nhân viên không tự cài phần mềm ngoài danh sách, quy trình xin cấp giấy phép.
- Rà soát định kỳ: mỗi quý hoặc nửa năm, và ngay khi có biến động nhân sự, mua máy mới hoặc thay đổi cách làm việc.
Một sổ theo dõi gồm những cột nào
Sổ theo dõi có thể là bảng tính đặt ở nơi chỉ vài người được sửa. Điều quan trọng là mỗi dòng trả lời được: phần mềm nào, ai đang dùng, bằng căn cứ nào, đến khi nào.
| Cột | Nội dung ghi |
|---|---|
| Tên phần mềm, phiên bản | Gồm cả hãng và gói đã mua |
| Loại giấy phép | Thuê bao, mua đứt, theo người dùng, theo máy |
| Số lượng được phép | Theo hợp đồng hoặc hóa đơn |
| Người dùng, máy cài | Gắn với tên nhân viên hoặc mã máy |
| Ngày mua, ngày hết hạn | Để nhắc gia hạn |
| Vị trí chứng từ | Thư mục hoặc ngăn tủ lưu hóa đơn, khóa bản quyền |
| Người phụ trách | Một người cụ thể chịu trách nhiệm gia hạn |
Cấp phát và thu hồi theo vòng đời nhân viên
Phần dễ thất thoát nhất là lúc nhân viên vào và ra. Khi nhận người mới, cấp tài khoản và giấy phép theo đúng vai trò. Khi người nghỉ việc, thu hồi giấy phép, đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung nếu có, và ghi lại để cấp cho người khác. Gắn việc này vào quy trình bàn giao nhân sự thì sẽ không bị quên.
- Ưu tiên tài khoản riêng cho từng người, tránh dùng chung một tài khoản.
- Hạn chế quyền quản trị trên máy nhân viên để không ai tự cài phần mềm ngoài danh sách.
- Giữ tài khoản quản trị của nhà cung cấp dưới email của công ty, không dùng email cá nhân.
Khi nào nên nhờ hỗ trợ bên ngoài
Với công ty mới bắt đầu, việc kiểm kê lần đầu thường tốn thời gian nhất, đặc biệt khi chứng từ rải rác hoặc đã có phần mềm không rõ nguồn gốc. Một đơn vị hỗ trợ CNTT có thể giúp kiểm kê, đề xuất danh mục phần mềm bản quyền cần thiết, và thiết lập quy trình để nội bộ tự duy trì.
Gắn tên một người cụ thể làm người phụ trách từng phần mềm và đặt nhắc gia hạn trước hạn một thời gian đủ để xử lý. Thuê bao hết hạn đúng lúc cao điểm công việc là sự cố rất hay gặp.
Cần tư vấn phần mềm bản quyền cho công ty? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Công ty nhỏ có cần quản lý bản quyền phần mềm bài bản không?
Có, nhưng ở mức gọn. Một bảng tính liệt kê phần mềm, số lượng được phép, người dùng và nơi lưu hóa đơn đã giải quyết phần lớn vấn đề, miễn là được cập nhật khi có thay đổi.
Nên kiểm kê phần mềm bao lâu một lần?
Nên rà soát định kỳ mỗi quý hoặc nửa năm, và thêm một lần mỗi khi mua máy mới, có nhiều nhân sự vào ra hoặc thay đổi phần mềm chính của công ty.
Phần mềm miễn phí có cần đưa vào sổ theo dõi không?
Nên đưa vào. Nhiều phần mềm miễn phí chỉ cho dùng cá nhân hoặc giáo dục, và phần mềm mã nguồn mở có điều khoản riêng. Ghi lại giúp bạn biết khi nào cần giấy phép thương mại.
Làm gì khi phát hiện phần mềm không rõ nguồn gốc trên máy công ty?
Sao lưu dữ liệu liên quan, gỡ phần mềm đó, thay bằng bản có giấy phép hoặc giải pháp hợp pháp khác, và ghi vào quy định nội bộ để việc này không lặp lại. Nếu có dữ liệu quan trọng, hãy kiểm tra mã độc.
Bài viết liên quan
- Pháp luật Việt Nam về phần mềm vi phạm bản quyền
- Rủi ro khi dùng phần mềm crack trong doanh nghiệp
- Microsoft 365 Business: nên chọn gói nào
- Bản quyền phần mềm kế toán: cần biết gì
- Key OEM, Retail và Volume khác nhau thế nào
