Microsoft 365 (tên cũ Office 365) là thuê bao: trả theo kỳ, luôn có phiên bản mới, kèm dịch vụ đám mây như OneDrive. Office 2021 là bản mua một lần, cài cho một máy, không nhận tính năng mới và có hạn hỗ trợ cố định. Cá nhân ít dùng chọn 2021, nhóm làm việc cộng tác chọn 365.
Tên gọi dễ nhầm
Microsoft đã đổi tên nhiều gói Office 365 thành Microsoft 365, nên cùng một thứ có thể được nhắc bằng cả hai tên. Cốt lõi vẫn là mô hình thuê bao. Còn Office 2021 là bản Office thế hệ riêng, mua một lần (perpetual), gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và tùy gói thêm Access, Publisher cho Windows. Điều kiện chi tiết từng gói thay đổi theo thời điểm nên cần xem trang chính thức của Microsoft trước khi mua.
Bảng so sánh chính
Bảng dưới tóm tắt khác biệt ở mức khái quát. Từng gói cụ thể có thể có thêm điều kiện riêng về thiết bị, thương mại và dịch vụ kèm theo.
| Tiêu chí | Microsoft 365 (thuê bao) | Office 2021 (mua một lần) |
|---|---|---|
| Cách trả phí | Theo tháng hoặc năm, ngừng trả là mất quyền | Trả một lần, dùng bản đã mua |
| Cập nhật | Tính năng mới và bản vá liên tục | Chỉ bản vá lỗi, bảo mật trong thời gian hỗ trợ |
| Số thiết bị | Tùy gói, thường nhiều thiết bị và nhiều hệ điều hành | Một máy được cài |
| Dịch vụ đám mây | Gồm OneDrive và các dịch vụ theo gói | Không kèm đáng kể |
| Cộng tác | Làm việc nhóm cùng lúc, dịch vụ email doanh nghiệp theo gói | Hạn chế hơn |
| Vòng đời | Còn hiệu lực khi còn thuê bao | Kết thúc hỗ trợ năm 2026 theo công bố của Microsoft |
Khi nào Office 2021 hợp lý
- Máy chỉ cần soạn văn bản, bảng tính cơ bản, không cần tính năng mới.
- Máy làm việc trong mạng riêng, ít kết nối Internet.
- Muốn chi phí một lần, không thanh toán định kỳ.
- Chỉ dùng trên một máy cố định.
Cần lưu ý Office 2021 có ngày kết thúc hỗ trợ cố định theo vòng đời công bố của Microsoft, sau đó không còn bản vá bảo mật, nên chi phí rẻ ban đầu có thể phải mua lại.
Khi nào Microsoft 365 hợp lý
- Nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu, họp trực tuyến, dùng email tên miền công ty.
- Dùng nhiều thiết bị: máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
- Muốn luôn có tính năng mới và bản vá bảo mật liên tục.
- Cần quản lý người dùng, phân quyền và bảo mật theo tổ chức.
- Công ty tăng giảm nhân sự thường xuyên, cần linh hoạt số lượng tài khoản.
Những điểm hay bị bỏ sót
- Thuê bao ngừng gia hạn thì ứng dụng chuyển sang chế độ chỉ xem, hạn chế chỉnh sửa; dữ liệu của bạn vẫn còn nhưng cần xuất ra.
- Gói tên giống nhau có thể khác quyền sử dụng: gói gia đình, cá nhân và doanh nghiệp có điều khoản khác nhau, nhất là việc dùng cho mục đích thương mại.
- Cài song song Office 2021 và ứng dụng Microsoft 365 trên cùng một máy dễ gây xung đột, nên gỡ bản cũ trước.
- Bản crack Office rất phổ biến, nhưng mang cùng rủi ro mã độc và pháp lý như crack Windows.
Cách chọn nhanh
Hãy trả lời ba câu hỏi: có cần làm việc nhóm thời gian thực không, có dùng nhiều thiết bị không, và muốn chi phí một lần hay linh hoạt. Nếu cả ba thiên về nhóm, đa thiết bị, linh hoạt thì Microsoft 365. Với doanh nghiệp, hãy cân nhắc cả khả năng quản lý tập trung. Khi không chắc, nhờ tư vấn phần mềm bản quyền để so với số lượng người dùng thực tế.
Đừng chỉ so giá năm đầu. Hãy cộng chi phí 3 đến 5 năm và tính cả việc Office 2021 sẽ hết hỗ trợ, rồi mới quyết định bản mua một lần hay thuê bao.
Cần tư vấn phần mềm bản quyền cho công ty? Kỹ thuật viên PCTech hỗ trợ tại TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Office 365 có phải là Microsoft 365 không?
Về cơ bản là cùng mô hình thuê bao. Microsoft đã đổi tên nhiều gói Office 365 thành Microsoft 365 và gói có thể có thêm dịch vụ. Hãy xem mô tả cụ thể của gói bạn mua thay vì chỉ dựa vào tên.
Hết thuê bao Microsoft 365 thì file còn mở được không?
File vẫn còn, bạn mở và xem được, nhưng chức năng chỉnh sửa bị hạn chế khi không còn thuê bao hiệu lực. Nên lưu file ở định dạng chuẩn và sao lưu trước khi ngừng gia hạn.
Office 2021 có dùng cho doanh nghiệp được không?
Có bản Office 2021 dành cho doanh nghiệp theo giấy phép thương mại phù hợp; bản gia đình và sinh viên thường không dùng cho mục đích thương mại. Đọc điều khoản của đúng gói bạn mua.
Có nên mua Office 2021 khi sắp hết hỗ trợ?
Nên cân nhắc kỹ. Bản mua một lần vẫn chạy được sau ngày hết hỗ trợ nhưng không còn bản vá bảo mật, nên rủi ro tăng, nhất là máy kết nối Internet và mở email. Thuê bao tránh được vấn đề này.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business: nên chọn gói nào
- Windows bản quyền là gì? Khác gì bản crack
- Key OEM, Retail và Volume khác nhau thế nào
- Cách quản lý bản quyền phần mềm cho công ty
- Rủi ro khi dùng phần mềm crack trong doanh nghiệp
