Di dời văn phòng IT: chuyển hệ thống gọn, sáng thứ Hai làm việc

📌 Di dời văn phòng IT: doanh nghiệp hay gặp vấn đề gì?

Khi chuyển văn phòng, phần lớn công ty lo hợp đồng thuê, nội thất, xe tải. Hệ thống IT thường được nhớ tới vào phút chót. Hậu quả quen thuộc:

• Internet chưa có: nhà mạng cần thời gian khảo sát và kéo cáp ở tòa nhà mới, sáng thứ Hai cả công ty ngồi chờ.
• Ổ cắm mạng không đủ hoặc sai vị trí: mặt bằng mới chỉ có vài nút mạng gần cửa, bàn làm việc nằm cuối phòng.
• Máy chủ, NAS bị sốc khi vận chuyển: ổ cứng HDD đang quay hoặc đóng gói không chống va đập dễ hỏng.
• Mất cấu hình: router, tổng đài, máy chấm công cấu hình từ nhiều năm trước, không ai còn nhớ mật khẩu quản trị.
• Lẫn thiết bị: dây nguồn, adapter laptop, màn hình bị trộn, mất cả buổi để ráp lại đúng máy.

Một kế hoạch di dời văn phòng IT bài bản biến những việc này thành danh sách có người chịu trách nhiệm và thời hạn, thay vì xử lý chữa cháy.

❗ Rủi ro nếu tự chuyển mà không có kế hoạch IT

• Mất dữ liệu: máy chủ hoặc máy tính chưa sao lưu, hỏng ổ khi vận chuyển. Đây là rủi ro lớn nhất và khó khắc phục nhất.
• Gián đoạn kéo dài: mỗi ngày không có mạng, không in được hóa đơn, không vào phần mềm kế toán là một ngày doanh thu bị ảnh hưởng.
• Chi phí phát sinh: thi công mạng gấp sau khi đã lắp nội thất phải đục lại tường, đi ống nổi, tốn hơn làm từ đầu.
• Mất kết nối với hệ thống bên ngoài: địa chỉ IP tĩnh thay đổi khiến VPN chi nhánh, camera xem từ xa, phần mềm ngân hàng giới hạn IP ngừng hoạt động.
• Thiếu an toàn: tủ mạng đặt nơi ẩm, không có ổ cắm riêng, không có UPS.

Với văn phòng từ 15 người trở lên, chỉ cần một trong những rủi ro này xảy ra là thiệt hại đã vượt chi phí thuê đơn vị chuyên làm di dời văn phòng IT.

📌 Phạm vi công việc khi di dời văn phòng IT

Phạm vi thay đổi theo quy mô, nhưng thường gồm các hạng mục sau. Doanh nghiệp có thể chọn làm trọn gói hoặc từng phần.

🛠️ Quy trình di dời văn phòng IT của PCTech

1. Khảo sát hai đầu: kiểm kê thiết bị ở văn phòng cũ, khảo sát mặt bằng mới, chụp sơ đồ, đo khoảng cách đi dây.
2. Lập kế hoạch và báo giá trước: sơ đồ vị trí máy, danh sách hạng mục, mốc thời gian, người phụ trách phía khách. Chỉ thực hiện khi khách đồng ý.
3. Chuẩn bị mặt bằng mới: thi công mạng, lắp tủ rack, wifi, chờ Internet. Chạy thử trước ngày chuyển.
4. Ngày chuyển: sao lưu lần cuối, tắt máy chủ đúng quy trình, dán nhãn, đóng gói, giám sát vận chuyển thiết bị nhạy cảm, lắp lại theo nhãn.
5. Kiểm tra và bàn giao: bật từng máy, kiểm tra mạng, ổ chia sẻ, máy in, phần mềm kế toán, camera, tổng đài. Ngày làm việc đầu tiên có kỹ thuật viên trực để xử lý phát sinh.

Văn phòng khoảng 20 máy, mặt bằng mới đã có mạng sẵn, thường tháo và lắp lại xong trong một ngày cuối tuần.

📌 SLA ngày chuyển và hỗ trợ sau di dời

Di dời văn phòng IT là công việc có hạn chót cứng. PCTech thống nhất trước với khách các mốc: thời điểm bắt đầu tháo, thời điểm hệ thống phải chạy lại, người được quyền quyết định khi có phát sinh.

• Ưu tiên cao nhất: Internet, máy chủ, máy tính phòng kế toán và bộ phận giao dịch khách hàng.
• Ưu tiên tiếp theo: máy in, máy scan, wifi khách, camera.
• Có thể làm sau: sắp xếp lại dây gọn gàng, dán nhãn tủ mạng, tối ưu wifi theo vị trí thực tế.

Sau khi chuyển, PCTech gửi biên bản bàn giao: danh sách thiết bị và vị trí mới, sơ đồ mạng, thông tin đường truyền, các hạng mục còn tồn. Trong tuần đầu, khách gọi hotline để được xử lý phát sinh từ xa hoặc tận nơi; nội thành TP.HCM kỹ thuật viên thường có mặt khoảng 30 phút, tùy khu vực và giờ cao điểm.

💰 Mô hình chi phí di dời văn phòng IT

Bài không ghi giá vì mỗi văn phòng khác nhau về số máy, khoảng cách và hiện trạng mặt bằng. Xem bảng giá tham khảo bên dưới hoặc trang bảng giá; báo giá chi tiết gửi sau khảo sát. Các yếu tố chính:

• Số máy trạm và thiết bị: tính theo vị trí hoặc theo gói.
• Thiết bị đặc biệt: máy chủ, NAS, tủ rack, tổng đài, máy in khổ lớn cần đóng gói và lắp riêng.
• Thi công mạng ở mặt bằng mới: tính theo nút mạng, mét dây, vật tư; phụ thuộc trần, tường, có máng sẵn hay không.
• Thời điểm làm: ban đêm, cuối tuần có thể khác giờ hành chính.
• Hỗ trợ sau di dời: trực ngày đầu, hỗ trợ tuần đầu có thể gộp vào gói.

Thi công mạng trước khi làm nội thất gần như luôn tiết kiệm hơn làm sau.

✅ Checklist và ví dụ quy mô 10/30/50 người

Checklist cho chủ doanh nghiệp

• Đã báo nhà mạng chuyển hoặc lắp mới Internet chưa?
• Có ai giữ mật khẩu router, tổng đài, camera, máy chủ không?
• Dữ liệu máy chủ và máy quan trọng đã sao lưu và thử mở chưa?
• Mặt bằng mới có chỗ đặt tủ mạng thoáng, có ổ điện riêng?
• Phần mềm nào gắn với IP tĩnh hoặc bản quyền theo máy cần báo nhà cung cấp?

📌 Vì sao chọn PCTech di dời văn phòng IT?

• Một đầu mối cho mọi hạng mục: mạng LAN, wifi, máy chủ, máy tính, máy in, camera, thay vì phải gọi nhiều bên.
• Khảo sát và báo giá trước, chỉ làm khi khách đồng ý; xuất hóa đơn VAT.
• Làm ngoài giờ để công ty không mất ngày làm việc.
• Dán nhãn, sơ đồ, biên bản bàn giao: sau này thêm máy hay sửa mạng đều có tài liệu.
• Hỗ trợ sau khi chuyển từ xa qua UltraViewer, AnyDesk hoặc tận nơi, bảo hành theo từng hạng mục ghi trên phiếu.

Gọi 0936 102 287 càng sớm càng tốt, lý tưởng là ngay khi vừa chọn được mặt bằng mới.

❓ Câu hỏi thường gặp

📌 Dịch vụ và bài viết liên quan

• Hỗ trợ IT cho doanh nghiệp TP.HCM: từ xa, tận nơi và theo gói tháng
• Giám sát hệ thống IT doanh nghiệp: biết sự cố trước khi ngừng việc
• Lắp đặt server cho doanh nghiệp: đúng cấu hình, an toàn dữ liệu
• Phần mềm diệt virus doanh nghiệp: chọn đúng, quản lý tập trung
• IT cho trường học: phòng máy, wifi lớp học, máy chiếu chạy ổn định
• TeamViewer: cài đặt, sửa lỗi kết nối và dùng an toàn khi hỗ trợ
• Sửa lỗi OneDrive từ xa: hết đồng bộ, xung đột tệp, đầy dung lượng
• Dịch vụ it doanh nghiệp PCTech tại TP.HCM

Thông tin doanh nghiệp, chính sách bảo hành và quy trình làm việc: Dữ kiện về PCTech.