Hai bên trao đổi qua điện thoại và chốt đơn hàng. Không ai ký gì. Ba tuần sau, hàng về và khách nói số lượng không đúng như đã bàn.
Nếu ngay sau cuộc gọi, bên bán gửi một thư tóm tắt: \"Theo trao đổi sáng nay, chúng tôi xác nhận đơn hàng 200 cái mã X, đơn giá Y, giao ngày Z. Nếu có điểm nào chưa đúng, quý khách vui lòng phản hồi trong 24 giờ.\" — và khách không phản hồi — thì vị thế của hai bên khác hẳn.
Không phải vì thư có hiệu lực như hợp đồng. Mà vì nó đặt ra một thời điểm cụ thể để phản đối, và việc im lặng qua thời điểm đó là một tình tiết có sức nặng.
Quan trọng không kém: trong phần lớn trường hợp, thư này không dùng để tranh chấp. Nó dùng để phát hiện sai sót sớm. Khách đọc thấy ghi nhầm mã hàng thì báo ngay, và cả hai tránh được một lô hàng sai. Đó mới là giá trị thường xuyên của nó.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Viết ngắn, nhưng đủ bốn thứ", "html": "Thư xác nhận không nên dài. Khách sẽ chỉ liếc qua, nên mọi thứ quan trọng phải nhìn thấy trong vài giây.
Cấu trúc dùng được:
Phần số 4 hay bị quên nhưng rất hữu ích: nó cho khách biết chuyện gì đang xảy ra phía bên kia, và chặn trước tình huống khách nghĩ hàng đang được làm trong khi bên bán đang đợi tiền tạm ứng.
Tránh ba thứ: lời chào quá dài, giới thiệu công ty, và những câu khách sáo khiến người đọc lướt qua phần quan trọng.
" }, { "tab": "content", "h2": "Thời hạn phản hồi đặt bao nhiêu", "html": "Đặt quá ngắn thì khách chưa kịp xem; quá dài thì chẳng còn tác dụng vì hàng đã sản xuất xong trước khi hết hạn.
Nguyên tắc: thời hạn phản hồi nên ngắn hơn khoảng thời gian tới lúc bắt đầu làm hàng.
Và quan trọng: câu về hậu quả phải viết tử tế. \"Quá thời hạn trên mà chúng tôi không nhận được phản hồi, đơn hàng được thực hiện theo nội dung nêu trên\" nghe bình thường. Còn \"nếu không phản hồi coi như quý khách đã chấp nhận toàn bộ điều khoản\" nghe như cài bẫy, và khách sẽ cảnh giác với cả những thư sau.
Với đơn hàng giá trị lớn hoặc hàng đặt riêng, thư là chưa đủ — nên dùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-xac-nhan-don-hang\"]biên bản xác nhận đơn hàng[/pctech_aiseo_link] có chữ ký hai bên.
" }, { "tab": "content", "h2": "Gửi thế nào và lưu ở đâu", "html": "Vài điểm nhỏ quyết định thư này có dùng được khi cần hay không:
Gửi đúng địa chỉ của người có thẩm quyền, không gửi cho người liên hệ chung. Thư gửi cho nhân viên không có quyền quyết định thì khi tranh chấp, bên kia nói người đó không đại diện cho họ.
Gửi từ địa chỉ công ty, không từ hộp thư cá nhân. Thư từ một địa chỉ cá nhân mất phần lớn sức nặng.
Đính kèm bản PDF ngoài nội dung viết trong thân thư. Nội dung thân thư dễ bị trích dẫn thiếu trong các lần trả lời qua lại; file đính kèm giữ nguyên.
Lưu lại thư đã gửi cùng hồ sơ đơn hàng, không chỉ để trong hộp thư đi. Hộp thư của nhân viên là nơi tài liệu biến mất khi người đó nghỉ việc.
Nếu khách có trả lời xác nhận, lưu luôn thư trả lời đó — nó giá trị hơn thư gửi đi, vì đó là lời của chính khách.
Khi giao hàng, dẫn chiếu số thư hoặc số đơn lên [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-giao-nhan-hang-hoa\"]phiếu giao nhận hàng hóa[/pctech_aiseo_link] để chứng từ nối được với nhau; đơn hàng theo [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bao-gia\"]báo giá[/pctech_aiseo_link] nào thì ghi luôn số báo giá đó.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu thư này", "html": "Xem thêm các mẫu thông báo, công văn khác hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.
" } ], "tip": "Gửi thư xác nhận trong vòng một giờ sau cuộc gọi, lúc cả hai bên còn nhớ rõ. Gửi sau một ngày thì khách đã quên chi tiết và sẽ đọc lướt; gửi ngay thì họ đối chiếu với trí nhớ còn tươi và phát hiện được sai sót thật.", "cta": { "title": "Cần bộ thư và chứng từ bán hàng?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Thư xác nhận đơn hàng có giá trị pháp lý không?", "a": "Không có hiệu lực như hợp đồng đã ký, nhưng là bằng chứng đáng kể. Một thư tóm tắt đơn hàng gửi đi mà bên nhận không phản đối trong thời hạn nêu rõ tạo ra tình tiết có sức nặng khi hai bên nhớ khác nhau. Với đơn giá trị lớn hoặc hàng đặt riêng thì vẫn nên dùng biên bản có chữ ký." }, { "q": "Mẫu thư xác nhận đơn hàng nên viết những gì?", "a": "Bốn phần ngắn: một câu nhắc lại bối cảnh trao đổi, bảng tóm tắt hàng số lượng đơn giá ngày giao, câu đề nghị phản hồi kèm thời hạn cụ thể, và một câu về bước tiếp theo của bên bán. Tránh lời chào dài và phần giới thiệu công ty." }, { "q": "Thời hạn phản hồi trong thư xác nhận đơn hàng nên là bao lâu?", "a": "Nên ngắn hơn khoảng thời gian tới lúc bắt đầu làm hàng. Hàng có sẵn giao trong vài ngày thì khoảng 24 giờ, hàng sản xuất một hai tuần thì 2 ngày làm việc. Đơn lớn sản xuất dài thì nên chuyển sang biên bản ký tay thay vì dùng thư." }, { "q": "Nên gửi thư xác nhận đơn hàng cho ai?", "a": "Gửi tới địa chỉ của người có thẩm quyền quyết định bên khách, không gửi cho người liên hệ chung, và gửi từ địa chỉ công ty chứ không từ hộp thư cá nhân. Thư gửi cho người không có quyền quyết định dễ bị phủ nhận khi tranh chấp." }, { "q": "Thư xác nhận đơn hàng khác biên bản xác nhận đơn hàng thế nào?", "a": "Thư do một bên gửi và bên kia trả lời đồng ý, nhanh và phù hợp với khách quen, đơn nhỏ, hàng có sẵn. Biên bản có chữ ký cả hai bên trên cùng văn bản nên chặt hơn, phù hợp với đơn giá trị lớn, hàng đặt riêng hoặc khách mới." }, { "q": "Tải mẫu thư xác nhận đơn hàng ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa rồi dán vào thư điện tử, bản PDF để đính kèm thư. Bạn cũng điền trực tiếp trên trang rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Thư xác nhận đơn hàng\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-thu-xac-nhan-don-hang\n@menu: Thư xác nhận đơn hàng\n@page_title: Soạn thư xác nhận đơn hàng\n@quochieu: 0\n@muc: khong\n@parties: Bên gửi | Khách hàng\n@signers: NGƯỜI GỬI | \n@ai: Thư xác nhận đơn hàng gửi khách. Viết ngắn, tóm tắt đủ bốn yếu tố, câu đề nghị phản hồi viết tử tế chứ không như cài bẫy. Không tự thêm điều khoản ngoài những gì hai bên đã trao đổi.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Với đơn hàng giá trị lớn hoặc hàng đặt riêng, nên dùng biên bản có chữ ký hai bên thay cho thư.\n[fields]\nso_thu | Số thư, số đơn hàng | text | |\nngay_ky | Ngày gửi | date | | req\nten_kh | Kính gửi (tên khách hàng) | text | | ai, req\nnguoi_nhan | Người nhận, chức vụ | text | |\nngay_trao_doi | Ngày hai bên trao đổi | date | |\nkenh_trao_doi | Trao đổi qua | select:dien_thoai=Điện thoại;gap=Gặp trực tiếp;email=Thư điện tử;zalo=Zalo hoặc tin nhắn | dien_thoai |\ncan_cu | Dẫn chiếu báo giá hoặc hợp đồng (nếu có) | text | Báo giá số … ngày … |\nhang_hoa | Tóm tắt hàng hóa đặt mua | textarea | Tên hàng, mã, quy cách, số lượng, đơn giá | ai, req\ntong_tien | Tổng giá trị (đồng) | money | 0 | req\nco_vat | Tổng giá trị đã gồm thuế giá trị gia tăng | select:co=Đã gồm;chua=Chưa gồm | chua |\nngay_giao | Ngày giao dự kiến | date | | req\ndia_diem_giao | Địa điểm giao | text | | ai, req\nthanh_toan | Điều kiện thanh toán | text | Ví dụ tạm ứng 30% khi đặt, phần còn lại sau khi nhận hàng 15 ngày | ai\nhan_phan_hoi | Thời hạn phản hồi | select:24h=Trong vòng 24 giờ;2ngay=Trong 2 ngày làm việc;3ngay=Trong 3 ngày làm việc | 24h |\nbuoc_tiep | Bước tiếp theo của bên gửi | select:chuan_bi=Chúng tôi bắt đầu chuẩn bị hàng;cho_tam_ung=Chúng tôi bắt đầu sau khi nhận được tạm ứng;cho_xac_nhan=Chúng tôi chờ xác nhận của quý khách rồi mới thực hiện | chuan_bi |\nnguoi_lien_he | Người liên hệ, số điện thoại | text | | req\nghi_chu | Ghi chú thêm | textarea | |\n[preamble]\nKính gửi quý khách hàng, chúng tôi xin xác nhận lại nội dung đơn hàng đã trao đổi như sau:\n[articles]\n# Thông tin chung\n? so_thu != '' | Số đơn hàng: {{so_thu}}.\n- Ngày gửi: {{ngay_ky|date}}.\n- Kính gửi: {{ten_kh}}.\n? nguoi_nhan != '' | Người nhận: {{nguoi_nhan}}.\n? ngay_trao_doi != '' && kenh_trao_doi == 'dien_thoai' | Theo nội dung hai bên trao đổi qua điện thoại ngày {{ngay_trao_doi|date}}.\n? ngay_trao_doi != '' && kenh_trao_doi == 'gap' | Theo nội dung hai bên trao đổi trực tiếp ngày {{ngay_trao_doi|date}}.\n? ngay_trao_doi != '' && kenh_trao_doi == 'email' | Theo nội dung hai bên trao đổi qua thư điện tử ngày {{ngay_trao_doi|date}}.\n? ngay_trao_doi != '' && kenh_trao_doi == 'zalo' | Theo nội dung hai bên trao đổi qua tin nhắn ngày {{ngay_trao_doi|date}}.\n? can_cu != '' | Dẫn chiếu: {{can_cu}}.\n# Nội dung đơn hàng\n- {{hang_hoa}}\n? co_vat == 'co' | Tổng giá trị đơn hàng: {{tong_tien|vnd}}, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n? co_vat == 'chua' | Tổng giá trị đơn hàng: {{tong_tien|vnd}}, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n- Ngày giao dự kiến: {{ngay_giao|date}}.\n- Địa điểm giao: {{dia_diem_giao}}.\n? thanh_toan != '' | Điều kiện thanh toán: {{thanh_toan}}\n# Đề nghị xác nhận\n? han_phan_hoi == '24h' | Nếu có nội dung nào chưa đúng với trao đổi của hai bên, quý khách vui lòng phản hồi cho chúng tôi trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thư này.\n? han_phan_hoi == '2ngay' | Nếu có nội dung nào chưa đúng với trao đổi của hai bên, quý khách vui lòng phản hồi cho chúng tôi trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thư này.\n? han_phan_hoi == '3ngay' | Nếu có nội dung nào chưa đúng với trao đổi của hai bên, quý khách vui lòng phản hồi cho chúng tôi trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thư này.\n- Quá thời hạn trên mà chúng tôi không nhận được phản hồi, đơn hàng được thực hiện theo đúng nội dung nêu trên.\n# Bước tiếp theo\n? buoc_tiep == 'chuan_bi' | Chúng tôi bắt đầu chuẩn bị hàng theo nội dung đơn hàng nêu trên.\n? buoc_tiep == 'cho_tam_ung' | Chúng tôi bắt đầu thực hiện sau khi nhận được khoản tạm ứng theo điều kiện thanh toán nêu trên.\n? buoc_tiep == 'cho_xac_nhan' | Chúng tôi chờ xác nhận của quý khách trước khi bắt đầu thực hiện đơn hàng.\n- Khi giao hàng, hai bên lập phiếu giao nhận có dẫn chiếu số đơn hàng này.\n# ? ghi_chu != '' | Ghi chú\n- {{ghi_chu}}\n# Liên hệ\n- Mọi trao đổi về đơn hàng này, quý khách vui lòng liên hệ: {{nguoi_lien_he}}.\n- Trân trọng cảm ơn quý khách đã tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi.\n" }