Phiếu giao nhận chỉ có giá trị khi được ký đúng cách. Ba lỗi sau làm nó thành tờ giấy trắng khi cần tới:
Ký trước khi kiểm. Người giao vội, người nhận cũng vội, ký cho xong rồi mở hàng sau. Đến lúc phát hiện thiếu thì trên phiếu đã có chữ ký xác nhận nhận đủ. Cách xử lý: nếu thật sự không kịp kiểm, ghi thẳng vào phiếu \"nhận nguyên kiện, chưa kiểm bên trong\" trước khi ký. Một câu ngắn giữ lại toàn bộ quyền khiếu nại.
Người ký không rõ là ai. Một chữ ký nguệch ngoạc, không ghi họ tên, không chức vụ. Sau này cần đối chiếu thì không ai biết đó là ai, và bên nhận có thể nói người đó không phải nhân viên của mình. Phiếu nên có ô họ tên viết chữ in và ô chức vụ, bắt buộc điền.
Không ghi tình trạng bao bì. Phiếu chỉ ghi số lượng. Hàng về bị móp thì không có cách nào biết móp từ lúc nào. Một ô nhỏ \"tình trạng bao bì: nguyên vẹn / rách / móp / ướt / niêm phong còn nguyên\" giải quyết chuyện đó.
Ba lỗi này mất tổng cộng chừng ba mươi giây để tránh.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Số kiện và số lượng là hai con số khác nhau", "html": "Một chi tiết nhỏ nhưng gây nhiều tranh chấp: phiếu chỉ ghi \"10 thùng\" mà không ghi mỗi thùng bao nhiêu cái.
Người giao đếm thùng, người nhận ký nhận mười thùng. Vài ngày sau mở ra, một thùng chỉ có 18 cái thay vì 20. Lúc này người giao nói đã giao đủ mười thùng đúng như phiếu, còn người nhận không chứng minh được bên trong thiếu từ đầu.
Phiếu nên có hai cột tách bạch: số kiện và số lượng bên trong. Khi giao nguyên kiện không mở kiểm, ghi rõ ở ô ghi chú. Như vậy cả hai bên đều biết mình đang xác nhận điều gì.
Với hàng có số sê-ri hoặc số lô, nên ghi luôn vào phiếu hoặc vào bảng kê đính kèm. Việc này mất thêm vài phút nhưng nó quyết định được những tranh chấp về bảo hành sau này — khi khách mang một món hàng tới và cả hai bên đều không chắc nó có phải món đã giao hay không.
" }, { "tab": "content", "h2": "Người nhận hợp lệ là ai", "html": "Giao đúng địa chỉ nhưng sai người là rủi ro thực tế, nhất là với hàng giá trị cao và với những địa chỉ có nhiều đơn vị cùng thuê.
Nên thống nhất trước với khách:
Với hàng giá trị cao, nên ghi thêm số giấy tờ tùy thân của người nhận vào phiếu, hoặc chụp ảnh người nhận cầm hàng. Nghe hơi quá, nhưng nó là cách duy nhất phân biệt giữa \"đã giao\" và \"đã giao cho đúng người\".
Phiếu cũng nên có ô ghi ý kiến người nhận, để trống sẵn. Khi hàng có vấn đề, người nhận viết ngay vào đó thay vì phải tìm giấy khác. Một ô trống làm tăng đáng kể khả năng vấn đề được ghi lại tại chỗ, thay vì được kể lại qua điện thoại vài ngày sau.
Khi hàng có vấn đề thật, lập thêm [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-xac-nhan-hang-hoa-hu-hong\"]biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng[/pctech_aiseo_link] kèm ảnh chụp.
" }, { "tab": "content", "h2": "In mấy liên và lưu ở đâu", "html": "Phiếu giao nhận thường in ba liên:
Nếu dùng giấy than thì cả ba liên có cùng nét chữ, khó sửa một liên mà không lộ. Nếu in rời rồi ký ba bản, nên ký cả ba tại chỗ, đừng ký một bản rồi photo.
Về lưu trữ: phiếu giao nhận nên lưu cùng hóa đơn của chính lô hàng đó, không lưu riêng theo thứ tự thời gian. Khi tranh chấp xảy ra sau vài tháng, người ta tìm theo hóa đơn hoặc theo khách hàng, không ai nhớ ngày giao.
Nếu lượng giao nhận lớn và hàng qua kho, nên dùng kèm [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-xuat-kho\"]phiếu xuất kho[/pctech_aiseo_link] để sổ kho và chứng từ giao hàng khớp nhau. Khi bán hàng theo hợp đồng, phiếu này là chứng từ đi kèm [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-mua-ban-hang-hoa\"]hợp đồng mua bán hàng hóa[/pctech_aiseo_link] và là mốc tính thời hạn khiếu nại.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu phiếu này", "html": "Xem thêm biểu mẫu cho việc bàn giao hoặc biểu mẫu cho bộ phận kho và mua hàng trong kho.
" } ], "tip": "Dặn người giao hàng rằng ô tình trạng bao bì phải điền trước khi đưa phiếu cho khách ký, không phải sau. Điền sau khi khách đã ký thì ô đó là lời của một bên, điền trước thì nó là điều hai bên cùng nhìn thấy và cùng xác nhận.", "cta": { "title": "Cần bộ chứng từ giao nhận cho đội bán hàng?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Phiếu giao nhận hàng hóa cần có những thông tin gì?", "a": "Thông tin bên giao và bên nhận, danh mục hàng tách bạch số kiện với số lượng bên trong, tình trạng bao bì và niêm phong lúc giao, ô ý kiến người nhận, cùng chữ ký kèm họ tên chữ in và chức vụ của người nhận. Với hàng có số sê-ri hoặc số lô thì ghi thêm hoặc đính kèm bảng kê." }, { "q": "Ký phiếu giao nhận hàng hóa rồi mới phát hiện thiếu thì sao?", "a": "Rất khó đòi, vì chữ ký đã xác nhận nhận đủ. Cách phòng là khi không kịp kiểm thì ghi thẳng vào phiếu rằng nhận nguyên kiện chưa kiểm bên trong trước khi ký. Một câu ngắn đó giữ lại quyền khiếu nại trong thời hạn đã thỏa thuận." }, { "q": "Vì sao phiếu giao nhận cần tách số kiện và số lượng?", "a": "Vì nếu chỉ ghi số thùng, người nhận ký nhận đủ thùng nhưng bên trong thiếu thì không chứng minh được thiếu từ đầu. Hai cột tách bạch cho cả hai bên biết mình đang xác nhận điều gì, và khi giao nguyên kiện không mở kiểm thì ghi rõ vào ô ghi chú." }, { "q": "Ai được ký nhận trên phiếu giao nhận hàng hóa?", "a": "Tùy thỏa thuận trước với khách: người có tên trong đơn là chặt nhất cho hàng giá trị cao, người có giấy giới thiệu dùng khi người nhận hay thay đổi, hoặc bất kỳ ai tại địa chỉ có ký và ghi rõ họ tên là nhanh nhất nhưng bên gửi chịu rủi ro. Dù chọn cách nào cũng phải ghi rõ họ tên và chức vụ." }, { "q": "Phiếu giao nhận hàng hóa in mấy liên và lưu thế nào?", "a": "Thường ba liên: người giao giữ một, người nhận giữ một, một lưu tại kho hoặc kế toán. Nên lưu phiếu cùng hóa đơn của chính lô hàng đó thay vì xếp riêng theo thời gian, vì khi tranh chấp người ta tìm theo hóa đơn hoặc theo khách hàng chứ không nhớ ngày giao." }, { "q": "Tải mẫu phiếu giao nhận hàng hóa ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn thêm logo và sửa các cột cho khớp mặt hàng, bản PDF để in thành tập mang theo xe. Bạn cũng điền trực tiếp trên trang rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Phiếu giao nhận hàng hóa\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-phieu-giao-nhan-hang-hoa\n@menu: Phiếu giao nhận hàng hóa\n@page_title: Lập phiếu giao nhận hàng hóa\n@quochieu: 0\n@muc: khong\n@parties: Bên giao | Bên nhận\n@signers: NGƯỜI GIAO HÀNG | NGƯỜI NHẬN HÀNG\n@ai: Phiếu giao nhận hàng tại thời điểm giao. Ghi đúng tình trạng quan sát được, tách số kiện với số lượng. Không tự thêm cam kết về chất lượng hay bảo hành.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Ô tình trạng hàng hóa cần điền trước khi người nhận ký.\n[fields]\nso_phieu | Số phiếu | text | | req\nngay_ky | Ngày giao | date | | req\ngio_giao | Giờ giao | text | Ví dụ 14:20 |\ncan_cu | Căn cứ | text | Hợp đồng số … hoặc đơn hàng số … |\nben_giao | Đơn vị giao | text | | ai, req\nnguoi_giao | Người giao, số điện thoại | text | | req\nben_nhan | Đơn vị nhận | text | | ai, req\ndia_chi_nhan | Địa chỉ giao hàng | text | | ai, req\nhang_hoa | Danh mục hàng hóa | textarea | Tên hàng, quy cách, số kiện và số lượng bên trong từng loại | ai, req\nso_kien | Tổng số kiện | number:1-100000 | 1 | req\nso_luong | Tổng số lượng (nếu đếm được) | text | Ví dụ 200 cái |\nse_ri | Số sê-ri, số lô | textarea | Ghi tại đây hoặc đính kèm bảng kê |\ntinh_trang | Tình trạng bao bì khi giao | select:nguyen=Nguyên vẹn, niêm phong còn nguyên;rach=Bao bì rách;mop=Thùng móp;uot=Bị ẩm ướt;khac=Tình trạng khác, ghi tại ghi chú | nguyen |\nda_kiem | Mức độ kiểm tra khi nhận | select:kiem_het=Đã mở kiểm đếm bên trong;nguyen_kien=Nhận nguyên kiện, chưa kiểm bên trong;kiem_mau=Kiểm xác suất một số kiện | kiem_het |\ny_kien | Ý kiến của người nhận | textarea | Ghi ngay tại chỗ nếu hàng có vấn đề |\nnguoi_nhan_ten | Người nhận — họ tên chữ in | text | | req\nnguoi_nhan_cv | Người nhận — chức vụ | text | |\nnguoi_nhan_gt | Người nhận — số giấy tờ tùy thân (với hàng giá trị cao) | text | |\nso_lien | Số liên của phiếu | number:2-4 | 3 |\nghi_chu | Ghi chú | textarea | |\n[preamble]\nHôm nay, bên giao và bên nhận cùng tiến hành giao nhận hàng hóa với nội dung sau:\n[articles]\n# Thông tin giao nhận\n- Số phiếu: {{so_phieu}}.\n- Ngày giao: {{ngay_ky|date}}.\n? gio_giao != '' | Giờ giao: {{gio_giao}}.\n? can_cu != '' | Căn cứ: {{can_cu}}.\n- Đơn vị giao: {{ben_giao}}. Người giao: {{nguoi_giao}}.\n- Đơn vị nhận: {{ben_nhan}}.\n- Địa chỉ giao hàng: {{dia_chi_nhan}}.\n# Hàng hóa giao nhận\n- {{hang_hoa}}\n- Tổng số kiện: {{so_kien}}.\n? so_luong != '' | Tổng số lượng: {{so_luong}}.\n? se_ri != '' | Số sê-ri, số lô: {{se_ri}}\n# Tình trạng hàng hóa khi giao\n? tinh_trang == 'nguyen' | Bao bì nguyên vẹn, niêm phong còn nguyên.\n? tinh_trang == 'rach' | Bao bì bị rách. Chi tiết ghi tại phần ghi chú và ý kiến người nhận.\n? tinh_trang == 'mop' | Thùng hàng bị móp. Chi tiết ghi tại phần ghi chú và ý kiến người nhận.\n? tinh_trang == 'uot' | Hàng hóa bị ẩm ướt. Chi tiết ghi tại phần ghi chú và ý kiến người nhận.\n? tinh_trang == 'khac' | Tình trạng hàng hóa khác với bình thường, chi tiết ghi tại phần ghi chú.\n? da_kiem == 'kiem_het' | Người nhận đã mở kiểm đếm số lượng bên trong các kiện hàng.\n? da_kiem == 'nguyen_kien' | Người nhận nhận nguyên kiện, CHƯA kiểm đếm bên trong. Việc ký phiếu này xác nhận đã nhận đủ số kiện, không xác nhận số lượng và chất lượng bên trong.\n? da_kiem == 'kiem_mau' | Người nhận kiểm xác suất một số kiện. Kết quả kiểm mẫu ghi tại phần ghi chú.\n# Ý kiến của người nhận\n? y_kien != '' | {{y_kien}}\n? y_kien == '' | ……………………………………………………………………………………\n- Trường hợp hàng hóa thiếu, hư hỏng hoặc không đúng chủng loại, người nhận ghi rõ tại mục này trước khi ký, và hai bên lập biên bản riêng ghi nhận hiện trạng kèm ảnh chụp.\n# ? ghi_chu != '' | Ghi chú\n- {{ghi_chu}}\n# Xác nhận\n- Người nhận: {{nguoi_nhan_ten}}.\n? nguoi_nhan_cv != '' | Chức vụ: {{nguoi_nhan_cv}}.\n? nguoi_nhan_gt != '' | Số giấy tờ tùy thân: {{nguoi_nhan_gt}}.\n- Phiếu được lập thành {{so_lien}} liên có giá trị như nhau: bên giao giữ một liên, bên nhận giữ một liên, các liên còn lại lưu tại bộ phận kho và kế toán.\n" }