Cùng một dòng chữ \"bảo trì sửa chữa\" nhưng ba cách tính dưới đây cho ra ba mức phí khác hẳn nhau, và chọn nhầm là nguồn gốc của hầu hết các vụ cãi nhau sau này.
Dù chọn cách nào cũng nên ghi thêm một ngưỡng giá trị: linh kiện dưới một mức tiền nào đó thì thay luôn không cần hỏi, trên mức đó mới phải báo giá chờ duyệt. Thiếu ngưỡng này thì một con ốc cũng phải đợi email duyệt, còn máy thì vẫn đứng.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Máy ngừng vì chờ linh kiện thì tính sao", "html": "Đây là câu hỏi mà hợp đồng nào cũng gặp và ít hợp đồng nào trả lời.
Thiết bị hỏng, đơn vị bảo trì đến ngay, xác định phải thay một bộ phận, nhưng bộ phận đó phải đặt hàng mất hai tuần. Trong hai tuần đó bên thuê mất doanh thu. Ai chịu?
Cách chia hợp lý và dễ thực thi:
Viết được bốn dòng đó là hợp đồng đã hơn phần lớn hợp đồng bảo trì đang lưu hành.
" }, { "tab": "content", "h2": "Bảo trì định kỳ: lịch và hạng mục, không chỉ số lần", "html": "Nhiều hợp đồng chỉ ghi \"bảo trì định kỳ 3 tháng một lần\". Câu đó không đủ để biết mỗi lần người ta sẽ làm gì, nên cũng không đủ để biết có đáng tiền hay không.
Phần bảo trì nên có ba thứ:
Phần ghi nhận từng lần có thể dùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-nhat-ky-cong-viec-cong-trinh\"]nhật ký công việc[/pctech_aiseo_link] hoặc một biên bản riêng. Khi phát sinh hỏng hóc cần sửa, bên thuê lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-yeu-cau-sua-chua-tai-san\"]phiếu yêu cầu sửa chữa tài sản[/pctech_aiseo_link] để có mốc thời gian tính cam kết.
Nếu thiết bị cần bảo trì là máy tính, máy chủ và hệ thống mạng thì nên dùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-bao-tri-he-thong-cntt\"]hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT[/pctech_aiseo_link] thay cho mẫu này, vì những hạng mục ở đó khác hẳn.
" }, { "tab": "content", "h2": "Những việc nên loại trừ ngay từ đầu", "html": "Hợp đồng bảo trì không loại trừ gì là hợp đồng mà bên cung cấp sẽ phải tìm cách thoái thác khi gặp việc lớn. Thà ghi thẳng từ đầu.
Những việc thường được loại trừ:
Dòng cuối đáng lưu ý: nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng bảo trì cho cả thiết bị còn bảo hành, tức là trả tiền hai lần cho cùng một việc. Rà lại hạn bảo hành trước khi đưa thiết bị vào danh mục.
Khi tiếp nhận thiết bị để sửa tại xưởng, nên lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-kiem-tra-hien-trang-tai-san\"]biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản[/pctech_aiseo_link] ghi rõ tình trạng lúc nhận, tránh tranh cãi về những hư hỏng không liên quan.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng này", "html": "Xem thêm biểu mẫu cho việc bảo trì, sửa chữa hoặc các mẫu hợp đồng khác trong kho.
" } ], "tip": "Rà lại hạn bảo hành của từng thiết bị trước khi đưa vào danh mục bảo trì. Trả phí bảo trì cho máy vẫn còn bảo hành nhà sản xuất là khoản chi lặng lẽ mà rất nhiều doanh nghiệp duy trì hàng năm trời mà không nhận ra.", "cta": { "title": "Cần soạn hợp đồng bảo trì thiết bị?", "text": "Công cụ soạn hợp đồng của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn, chọn điều khoản theo tình huống và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị nên tính linh kiện thế nào?", "a": "Có ba cách: chỉ trả công còn linh kiện tính riêng, trả công kèm vật tư tiêu hao như dầu mỡ lọc gioăng, hoặc trọn gói gồm cả linh kiện lớn. Cách thứ hai phổ biến và cân bằng nhất. Dù chọn cách nào cũng nên có ngưỡng giá trị để linh kiện nhỏ được thay ngay không phải chờ duyệt." }, { "q": "Thời gian chờ linh kiện có tính vào cam kết sửa chữa không?", "a": "Thông lệ hợp lý là không tính, trừ khi linh kiện đó nằm trong danh mục bên bảo trì cam kết dự phòng sẵn trong kho. Với thiết bị mà một ngày ngừng gây thiệt hại lớn, bên thuê nên trả thêm để đưa linh kiện vào danh mục dự phòng, hoặc thỏa thuận phương án thiết bị thay thế tạm." }, { "q": "Mẫu hợp đồng bảo trì thiết bị cần ghi gì về lịch bảo trì định kỳ?", "a": "Không chỉ ghi tần suất mà cần ba thứ: tần suất theo từng nhóm thiết bị, hạng mục làm trong mỗi lần liệt kê ở phụ lục, và biên bản sau mỗi lần có chữ ký hai bên. Thiếu danh mục hạng mục thì không ai kiểm đếm được bên bảo trì đã làm gì." }, { "q": "Những hư hỏng nào thường không thuộc hợp đồng bảo trì?", "a": "Thường loại trừ hư hỏng do thiên tai, cháy nổ, ngập nước, điện áp bất thường; do vận hành sai hoặc người không chuyên can thiệp; thiết bị quá tuổi sử dụng khuyến cáo hoặc không còn linh kiện; nâng cấp và di dời; và phần việc vẫn thuộc bảo hành của nhà sản xuất." }, { "q": "Thiết bị còn bảo hành có nên đưa vào hợp đồng bảo trì không?", "a": "Thường là không, vì phần việc đó đã thuộc trách nhiệm nhà sản xuất và đưa vào hợp đồng là trả tiền hai lần. Nên rà hạn bảo hành của từng thiết bị trước khi lập danh mục, và chỉ đưa vào những thiết bị đã hết hạn hoặc những hạng mục nằm ngoài phạm vi bảo hành." }, { "q": "Tải mẫu hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa danh mục thiết bị và lịch bảo trì cho khớp, bản PDF để in và ký. Bạn cũng mở được trong công cụ để chọn điều khoản và điền sẵn thông tin hai bên rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị\n@kind: contract\n@price: hopdong\n@slug: mau-hop-dong-bao-tri-sua-chua-thiet-bi\n@menu: Hợp đồng bảo trì thiết bị\n@page_title: Soạn hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị\n@parties: Bên A (Bên có thiết bị) | Bên B (Bên bảo trì)\n@signers: ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B\n@ai: Hợp đồng bảo trì sửa chữa máy móc thiết bị. Phải nói rõ ai trả tiền linh kiện và thời gian chờ linh kiện tính thế nào. Không tự đặt mức phạt, không tự đặt thời gian, không tự thêm số điều luật.\n@note: Mẫu hợp đồng tham khảo do PCTech tạo. Với thiết bị có yêu cầu kiểm định an toàn, hãy kiểm tra quy định chuyên ngành trước khi ký.\n[fields]\ndo_dai | Độ dài hợp đồng | select:ngan=Ngắn gọn;tb=Trung bình;day=Đầy đủ | tb |\nngay_ky | Ngày ký | date | | req\ndia_diem_ky | Nơi ký | text | Đà Nẵng |\nthiet_bi | Thiết bị được bảo trì | textarea | Tên, model, số sê-ri, năm sử dụng; danh mục dài thì ghi là theo phụ lục | ai, req\nso_thiet_bi | Số lượng thiết bị | number:1-5000 | 5 |\ndia_diem | Địa điểm đặt thiết bị | text | Ghi địa chỉ cụ thể | ai, req\npham_vi | Cách tính linh kiện | select:cong=Chỉ công, linh kiện tính riêng;tieu_hao=Công kèm vật tư tiêu hao;tron_goi=Trọn gói, gồm cả linh kiện lớn | tieu_hao |\nnguong_lk | Linh kiện dưới mức này được thay ngay không cần duyệt (đồng) | money | 0 |\nvat_tu | Vật tư tiêu hao đã gồm trong phí | textarea | Dầu mỡ, lọc, gioăng, dây đai, chổi than | ai\ndu_phong | Có danh mục linh kiện dự phòng trong kho Bên B | select:khong=Không;co=Có, ghi tại phụ lục | khong |\nthay_the | Thiết bị thay thế tạm khi sửa kéo dài | select:khong=Không;co=Bên B bố trí thiết bị tương đương;ho_tro=Bên B hỗ trợ Bên A thuê ngoài | khong |\ntan_suat | Tần suất bảo trì định kỳ | select:thang=Hằng tháng;quy=Hằng quý;sau_thang=Sáu tháng một lần;nam=Hằng năm | quy |\ngio_lam | Khung giờ phục vụ | select:hanh_chinh=Giờ hành chính các ngày làm việc;mo_rong=Cả ngoài giờ và ngày nghỉ khi có sự cố | hanh_chinh |\nco_mat_nang | Sự cố làm thiết bị ngừng hẳn: có mặt trong (giờ) | number:1-168 | 4 |\nco_mat_nhe | Sự cố không làm ngừng thiết bị: có mặt trong (giờ) | number:1-336 | 24 |\nchan_doan | Thời hạn kết luận nguyên nhân và báo phương án (giờ) | number:1-168 | 8 |\nphi_ky | Phí bảo trì mỗi kỳ (đồng) | money | 0 | req\nky_phi | Kỳ tính phí | select:thang=Theo tháng;quy=Theo quý;nam=Theo năm | thang |\nco_vat | Phí đã gồm thuế giá trị gia tăng | select:co=Đã gồm;chua=Chưa gồm | chua |\nngay_tt | Hạn thanh toán mỗi kỳ (ngày) | number:1-28 | 10 |\nlai_cham | Lãi chậm thanh toán mỗi tháng (phần trăm, để 0 nếu thỏa thuận sau) | number:0-5 | 0 |\nbao_hanh_sc | Bảo hành phần đã sửa chữa (tháng) | number:0-24 | 3 |\nloai_tru | Việc không thuộc hợp đồng | textarea | Hư hỏng do thiên tai, điện áp bất thường, vận hành sai, nâng cấp, di dời | ai\nthoi_han | Thời hạn hợp đồng (tháng) | number:1-120 | 12 |\nbao_cham_dut | Báo trước khi chấm dứt (ngày) | number:1-180 | 30 |\n[preamble]\nHai bên cùng thống nhất ký kết hợp đồng bảo trì, sửa chữa thiết bị với các điều khoản sau:\n[articles]\n# Thiết bị và phạm vi\n- Bên B nhận bảo trì, sửa chữa thiết bị của Bên A gồm: {{thiet_bi}}\n- Số lượng: {{so_thiet_bi}} thiết bị, đặt tại: {{dia_diem}}.\n- Danh mục chi tiết kèm model, số sê-ri, năm sử dụng và hạng mục bảo trì cho từng thiết bị được lập thành phụ lục ký kèm hợp đồng này.\n- Bên A thông báo cho Bên B khi tăng giảm thiết bị. Thay đổi làm tăng khối lượng công việc đáng kể thì hai bên điều chỉnh phí cho kỳ tiếp theo.\n# Công việc bảo trì định kỳ\n? tan_suat == 'thang' | Bên B bảo trì định kỳ hằng tháng theo lịch hai bên thống nhất.\n? tan_suat == 'quy' | Bên B bảo trì định kỳ hằng quý theo lịch hai bên thống nhất.\n? tan_suat == 'sau_thang' | Bên B bảo trì định kỳ sáu tháng một lần theo lịch hai bên thống nhất.\n? tan_suat == 'nam' | Bên B bảo trì định kỳ hằng năm theo lịch hai bên thống nhất.\n- Hạng mục thực hiện trong mỗi lần bảo trì — kiểm tra, vệ sinh, đo thông số, thay vật tư — được liệt kê tại phụ lục theo từng nhóm thiết bị.\n- Bên B thông báo cho Bên A trước ít nhất ba ngày làm việc về lịch bảo trì, để Bên A bố trí dừng máy nếu cần.\n- Sau mỗi lần bảo trì, hai bên lập biên bản ghi hiện trạng thiết bị, hạng mục đã làm, vật tư đã thay và khuyến nghị. Biên bản có chữ ký của hai bên và là căn cứ xác nhận công việc.\n- Bên B lưu hồ sơ bảo trì của từng thiết bị và cung cấp cho Bên A khi được yêu cầu.\n# Sửa chữa khi có sự cố\n? gio_lam == 'hanh_chinh' | Bên B tiếp nhận và xử lý yêu cầu sửa chữa trong giờ hành chính các ngày làm việc.\n? gio_lam == 'mo_rong' | Bên B tiếp nhận và xử lý yêu cầu sửa chữa cả ngoài giờ và ngày nghỉ khi thiết bị gặp sự cố ngừng hoạt động.\n- Sự cố làm thiết bị ngừng hẳn: Bên B có mặt trong vòng {{co_mat_nang}} giờ kể từ khi nhận được thông báo.\n- Sự cố không làm thiết bị ngừng hoạt động: Bên B có mặt trong vòng {{co_mat_nhe}} giờ kể từ khi nhận được thông báo.\n- Bên B kết luận nguyên nhân và báo phương án khắc phục kèm chi phí trong vòng {{chan_doan}} giờ kể từ khi có mặt.\n- Thời gian chờ linh kiện phải đặt hàng không tính vào cam kết thời gian nêu trên. Bên B thông báo thời gian dự kiến có linh kiện ngay khi xác định được.\n? du_phong == 'co' | Bên B duy trì sẵn trong kho các linh kiện thuộc danh mục dự phòng ghi tại phụ lục. Với những linh kiện này, thời gian chờ vẫn tính vào cam kết.\n? du_phong == 'khong' | Hai bên không áp dụng danh mục linh kiện dự phòng. Bên A có thể đề nghị bổ sung danh mục này bằng phụ lục khi cần.\n? thay_the == 'co' | Trường hợp thời gian sửa chữa kéo dài ảnh hưởng tới hoạt động của Bên A, Bên B bố trí thiết bị tương đương cho Bên A sử dụng tạm, theo điều kiện ghi tại phụ lục.\n? thay_the == 'ho_tro' | Trường hợp thời gian sửa chữa kéo dài, Bên B hỗ trợ Bên A tìm và thuê thiết bị thay thế từ bên thứ ba. Chi phí thuê do Bên A chịu, trừ khi nguyên nhân thuộc lỗi của Bên B.\n? thay_the == 'khong' | Hai bên không áp dụng phương án thiết bị thay thế tạm.\n# Linh kiện và vật tư\n? pham_vi == 'cong' | Phí hợp đồng chỉ bao gồm nhân công, không bao gồm vật tư và linh kiện. Mọi vật tư, linh kiện thay thế do Bên A thanh toán riêng theo báo giá từng lần.\n? pham_vi == 'tieu_hao' | Phí hợp đồng bao gồm nhân công và vật tư tiêu hao. Linh kiện thay thế ngoài danh mục vật tư tiêu hao do Bên A thanh toán riêng theo báo giá từng lần.\n? pham_vi == 'tron_goi' | Phí hợp đồng bao gồm nhân công, vật tư tiêu hao và linh kiện thay thế, trừ những trường hợp loại trừ nêu tại hợp đồng này.\n? pham_vi == 'tieu_hao' && vat_tu != '' | Vật tư tiêu hao đã bao gồm trong phí gồm: {{vat_tu}}\n? pham_vi == 'tron_goi' && vat_tu != '' | Vật tư tiêu hao đã bao gồm trong phí gồm: {{vat_tu}}\n? nguong_lk > 0 | Linh kiện có giá trị dưới {{nguong_lk|vnd}} được Bên B thay ngay để khôi phục hoạt động, báo cho Bên A sau. Linh kiện có giá trị từ mức này trở lên phải được Bên A đồng ý trước khi thay.\n? nguong_lk == 0 | Mọi linh kiện thay thế phải được Bên A đồng ý bằng văn bản hoặc thư điện tử trước khi thực hiện, trừ trường hợp khẩn cấp để tránh thiệt hại lớn hơn.\n- Linh kiện thay thế là hàng mới hoặc hàng chính hãng, trừ khi hai bên thỏa thuận khác bằng văn bản. Linh kiện cũ được tháo ra bàn giao lại cho Bên A hoặc xử lý theo yêu cầu của Bên A.\n? bao_hanh_sc > 0 | Bên B bảo hành phần công việc đã sửa chữa và linh kiện đã thay trong {{bao_hanh_sc}} tháng kể từ ngày bàn giao, trừ hư hỏng do nguyên nhân khác.\n# Việc không thuộc hợp đồng\n? loai_tru != '' | Hợp đồng này không bao gồm: {{loai_tru}}\n- Hư hỏng thuộc phạm vi bảo hành của nhà sản xuất khi thiết bị còn hạn bảo hành không thuộc trách nhiệm của Bên B; Bên B hỗ trợ Bên A làm việc với nhà sản xuất.\n- Công việc ngoài phạm vi hợp đồng được Bên B báo giá riêng và chỉ thực hiện sau khi Bên A đồng ý.\n# Phí và thanh toán\n? ky_phi == 'thang' | Phí bảo trì là {{phi_ky|vnd}} mỗi tháng.\n? ky_phi == 'quy' | Phí bảo trì là {{phi_ky|vnd}} mỗi quý.\n? ky_phi == 'nam' | Phí bảo trì là {{phi_ky|vnd}} mỗi năm.\n? co_vat == 'co' | Phí nêu trên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n? co_vat == 'chua' | Phí nêu trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n- Bên A thanh toán chậm nhất vào ngày {{ngay_tt}} của mỗi kỳ, bằng chuyển khoản vào tài khoản của Bên B ghi tại hợp đồng này.\n- Chi phí linh kiện và công việc ngoài phạm vi được quyết toán theo từng lần, trên cơ sở báo giá đã được Bên A đồng ý và biên bản xác nhận hoàn thành.\n? lai_cham > 0 | Quá thời hạn thanh toán, Bên A chịu lãi chậm trả {{lai_cham}}% mỗi tháng trên số tiền chậm trả, tính theo số ngày chậm thực tế.\n? lai_cham == 0 | Trường hợp chậm thanh toán, mức lãi chậm trả do hai bên thỏa thuận và ghi tại đây: ……………… Nếu không thỏa thuận thì áp dụng theo quy định của pháp luật.\n# Trách nhiệm của hai bên\n- Bên B bố trí nhân sự có chuyên môn phù hợp, tuân thủ quy định an toàn lao động và nội quy tại địa điểm của Bên A.\n- Bên B chịu trách nhiệm bồi thường khi làm hư hỏng thêm thiết bị hoặc tài sản khác của Bên A do lỗi của mình.\n- Bên A vận hành thiết bị đúng quy trình và hướng dẫn của nhà sản xuất, không để người không có chuyên môn can thiệp vào thiết bị.\n- Bên A thông báo cho Bên B ngay khi thiết bị có dấu hiệu bất thường, không tự ý tháo mở hoặc thuê bên thứ ba sửa chữa trong thời hạn hợp đồng, trừ trường hợp khẩn cấp có thông báo sau.\n- Bên A tạo điều kiện để nhân sự Bên B tiếp cận thiết bị theo lịch bảo trì và khi xử lý sự cố.\n# ? do_dai != 'ngan' | Thời hạn và chấm dứt\n- Hợp đồng có hiệu lực {{thoi_han}} tháng kể từ ngày ký, và được gia hạn khi hai bên thỏa thuận bằng văn bản.\n- Một bên được chấm dứt hợp đồng khi thông báo bằng văn bản trước ít nhất {{bao_cham_dut}} ngày.\n- Một bên được chấm dứt ngay khi bên kia vi phạm nghiêm trọng và không khắc phục trong thời hạn đã được thông báo bằng văn bản.\n- Khi chấm dứt, Bên B bàn giao hồ sơ bảo trì của toàn bộ thiết bị cho Bên A, và hai bên đối chiếu thanh toán dứt điểm.\n# ? do_dai != 'ngan' | Vi phạm\n- Bên B không có mặt hoặc không khắc phục trong thời hạn cam kết mà không có lý do chính đáng thì hai bên đối chiếu và giảm trừ phí của kỳ đó theo thỏa thuận ghi tại phụ lục.\n- Mức phạt vi phạm do hai bên thỏa thuận và ghi cụ thể tại đây: ……………… Lưu ý mức phạt vi phạm bị pháp luật giới hạn, hai bên cần kiểm tra lại trước khi ghi con số.\n- Bên yêu cầu bồi thường có nghĩa vụ chứng minh thiệt hại thực tế và mối quan hệ giữa thiệt hại đó với hành vi vi phạm.\n# ? do_dai == 'day' | Bảo mật và an toàn\n- Hai bên giữ bí mật thông tin của nhau biết được trong quá trình thực hiện hợp đồng, không tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản.\n- Nhân sự của Bên B tuân thủ quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường tại địa điểm làm việc.\n# ? do_dai == 'day' | Bất khả kháng\n- Bên bị ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng được miễn trách nhiệm với phần nghĩa vụ không thực hiện được, nhưng phải thông báo cho bên kia trong thời gian sớm nhất kèm bằng chứng.\n# ? do_dai == 'day' | Giải quyết tranh chấp\n- Hai bên ưu tiên thương lượng trong thiện chí. Không thương lượng được, tranh chấp được đưa ra Tòa án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.\n# Điều khoản chung\n- Hợp đồng và các phụ lục kèm theo là toàn bộ thỏa thuận giữa hai bên, thay thế mọi trao đổi trước đó về cùng nội dung.\n- Nếu một điều khoản bị coi là vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.\n- Hợp đồng được lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n- Mọi sửa đổi, bổ sung phải được lập thành văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền của hai bên.\n" }