Hai loại hay bị ký nhầm cho nhau. Hợp đồng bảo trì là công việc phòng ngừa theo lịch: kiểm tra, vệ sinh, cập nhật, thay vật tư hao mòn để thiết bị không hỏng. [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-dich-vu-may-tinh\"]Hợp đồng cung cấp dịch vụ máy tính[/pctech_aiseo_link] rộng hơn, gồm cả hỗ trợ người dùng hằng ngày và xử lý sự cố bất chợt.
Chọn sai loại dẫn tới hệ quả thật. Ký hợp đồng bảo trì rồi mong bên kia có mặt mỗi lần máy ai đó không vào được mạng là kỳ vọng sai — việc đó không nằm trong bảo trì định kỳ. Ngược lại, chỉ cần giữ thiết bị chạy ổn mà ký hợp đồng dịch vụ đầy đủ thì trả phí cho thứ mình không dùng.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Ranh giới giữa bảo trì và sửa chữa phải vẽ trong hợp đồng", "html": "Đây là chỗ sinh tranh chấp nhiều nhất của loại hợp đồng này. Máy tính hỏng ổ cứng sau một lần bảo trì — có phải bên bảo trì chịu không? Nếu hợp đồng không vẽ ranh giới thì câu trả lời phụ thuộc vào ai nói to hơn.
Cách vẽ ranh giới dùng được trong thực tế:
Điều khoản cuối cùng bảo vệ cả hai bên: bên bảo trì không phải gánh thiết bị mười năm tuổi, còn doanh nghiệp không bị bỏ mặc cho tới lúc hỏng mới biết.
" }, { "tab": "content", "h2": "Hạng mục bảo trì nên ghi trong hợp đồng", "html": "Ghi \"bảo trì hệ thống CNTT\" một dòng là vô nghĩa. Hợp đồng cần liệt kê theo từng loại thiết bị, vì công việc khác hẳn nhau:
| Thiết bị | Hạng mục thường có | Tần suất phổ biến |
|---|---|---|
| Máy tính, laptop | Vệ sinh bụi, kiểm tra ổ cứng và nhiệt độ, dọn ổ đĩa, cập nhật bản vá | 3–6 tháng một lần |
| Máy chủ | Kiểm tra ổ đĩa và RAID, nhật ký lỗi, dung lượng, kiểm tra bản sao lưu khôi phục được | Hằng tháng |
| Thiết bị mạng | Kiểm tra kết nối, cập nhật phần mềm điều khiển, rà cấu hình và mật khẩu | 3–6 tháng một lần |
| Máy in | Vệ sinh, kiểm tra cơ cấu kéo giấy, thay vật tư hao mòn | 6 tháng một lần |
| Lưu điện (UPS) | Kiểm tra ắc quy và thời gian cầm tải | 6–12 tháng một lần |
Tần suất trên là mức thường gặp để tham khảo, không phải chuẩn bắt buộc. Môi trường nhiều bụi hoặc hệ thống chạy liên tục thì phải dày hơn.
Riêng phần thiết bị mạng, nhiều hợp đồng ghi thêm một lần rà soát toàn hệ thống mỗi quý và lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-kiem-tra-he-thong-mang\"]biên bản kiểm tra hệ thống mạng[/pctech_aiseo_link] kèm số liệu đo. Việc này tách khỏi bảo trì từng thiết bị, vì nó nhìn hệ thống như một khối chứ không nhìn từng máy.
" }, { "tab": "content", "h2": "Bốn chỗ bắt buộc sửa theo thực tế", "html": "Sau mỗi lần bảo trì nên lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-nghiem-thu-dich-vu-cntt\"]biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT[/pctech_aiseo_link] hoặc dùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-checklist-bao-tri-may-tinh-dinh-ky\"]checklist bảo trì máy tính định kỳ[/pctech_aiseo_link] để ghi lại đã làm gì. Không có giấy tờ thì đến kỳ đối chiếu không chứng minh được công việc đã thực hiện.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu hợp đồng bảo trì này", "html": "Xem thêm biểu mẫu ngành CNTT hoặc các mẫu hợp đồng khác trong kho.
" } ], "tip": "Ghi trong hợp đồng rằng mỗi lần bảo trì phải có biên bản hoặc phiếu công việc có chữ ký hai bên. Đây là thứ duy nhất chứng minh công việc đã làm khi hai bên đối chiếu cuối năm, và cũng là thứ hay bị bỏ qua nhất.", "cta": { "title": "Cần bảo trì hệ thống CNTT định kỳ?", "text": "PCTech nhận bảo trì máy tính, mạng và máy chủ theo lịch cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận.", "label": "Xem dịch vụ" }, "faq": [ { "q": "Hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT nên ký tần suất bao nhiêu lần một năm?", "a": "Tùy loại thiết bị và môi trường. Máy chủ thường kiểm tra hằng tháng vì hỏng là cả công ty dừng; máy tính văn phòng thường 3 đến 6 tháng một lần. Môi trường nhiều bụi hoặc hệ thống chạy liên tục thì phải dày hơn. Nên ghi tần suất riêng cho từng loại thiết bị thay vì một con số chung." }, { "q": "Bảo trì và sửa chữa khác nhau thế nào trong hợp đồng?", "a": "Bảo trì là công việc phòng ngừa theo lịch khi thiết bị còn chạy: kiểm tra, vệ sinh, cập nhật. Sửa chữa là xử lý khi thiết bị đã hỏng. Hợp đồng phải ghi rõ sửa chữa có nằm trong phí định kỳ không, và linh kiện thay thế tính thế nào — thông thường công sửa có thể trong phí nhưng linh kiện tính riêng." }, { "q": "Thiết bị hỏng sau khi bảo trì thì ai chịu trách nhiệm?", "a": "Phụ thuộc nguyên nhân và điều khoản hợp đồng. Nếu hỏng do thao tác sai của bên bảo trì thì bên đó chịu. Nếu thiết bị đã quá cũ và bên bảo trì đã cảnh báo bằng văn bản mà doanh nghiệp không thay thì không. Vì vậy hợp đồng nên có điều khoản về thiết bị hết vòng đời và nghĩa vụ cảnh báo." }, { "q": "Chi phí linh kiện có nằm trong phí bảo trì không?", "a": "Thông thường không. Vật tư hao mòn nhỏ như keo tản nhiệt, dây cáp thường nằm trong phí; còn linh kiện thay thế như ổ cứng, RAM, bộ nguồn thì tính riêng theo giá thực tế. Điều này phải ghi vào hợp đồng chứ không mặc nhiên, vì nhiều khách hiểu phí bảo trì đã bao gồm mọi thứ." }, { "q": "Hợp đồng bảo trì CNTT có cần phụ lục danh sách thiết bị không?", "a": "Rất nên có. Phụ lục ghi rõ từng thiết bị, số lượng, vị trí đặt là cơ sở để tính phí và để biết khi nào cần điều chỉnh. Khi doanh nghiệp mua thêm máy, hai bên chỉ cần cập nhật phụ lục thay vì sửa cả hợp đồng." }, { "q": "Nên ký hợp đồng bảo trì theo năm hay theo quý?", "a": "Theo năm thì phí thường tốt hơn và bên bảo trì nắm hệ thống kỹ hơn. Lần đầu làm việc với nhau thì ký ngắn ba hoặc sáu tháng để thử. Dù thời hạn nào cũng nên có điều khoản chấm dứt trước hạn kèm thời gian báo trước." }, { "q": "Mẫu hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT này dùng ngay được không?", "a": "Bạn dùng được làm khung và điền thông tin thực tế. Đây là mẫu tham khảo, chưa phải tài liệu đã được thẩm định pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn. Với hợp đồng giá trị lớn, nên để người có chuyên môn pháp lý đọc lại trước khi ký." }, { "q": "Tải mẫu hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa tiếp trong máy, bản PDF để in và ký. Bạn cũng mở được trong công cụ để điền thông tin rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Hợp đồng bảo trì hệ thống công nghệ thông tin\n@kind: contract\n@price: hopdong\n@slug: mau-hop-dong-bao-tri-he-thong-cntt\n@menu: Hợp đồng bảo trì CNTT\n@page_title: Soạn hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT\n@parties: Bên A (Bên sử dụng dịch vụ) | Bên B (Bên bảo trì)\n@signers: ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B\n@ai: Hợp đồng bảo trì phòng ngừa theo lịch cho hệ thống CNTT. Không hứa hẹn thiết bị không bao giờ hỏng. Không tự thêm số điều luật.\n@note: Mẫu hợp đồng tham khảo do PCTech tạo. Với giao dịch giá trị lớn hoặc phức tạp, các bên nên tham vấn luật sư.\n[fields]\ndo_dai | Độ dài hợp đồng | select:ngan=Ngắn gọn;tb=Trung bình;day=Đầy đủ | tb |\nngay_ky | Ngày ký | date | | req\ndia_diem_ky | Nơi ký | text | Đà Nẵng |\nso_may | Số máy tính, laptop | number:0-500 | 10 | ai\nso_may_chu | Số máy chủ | number:0-50 | 1 | ai\nthiet_bi_khac | Thiết bị khác | text | 1 máy in, 1 bộ định tuyến, 1 bộ lưu điện | ai\ntan_suat_may | Tần suất bảo trì máy tính | select:1t=Hằng tháng;3t=3 tháng một lần;6t=6 tháng một lần | 3t |\ntan_suat_may_chu | Tần suất bảo trì máy chủ | select:1t=Hằng tháng;3t=3 tháng một lần;khong=Không có máy chủ | 1t |\nsua_chua | Sửa chữa khi hỏng | select:trong=Công sửa nằm trong phí;rieng=Tính riêng theo vụ việc | trong |\nlinh_kien | Linh kiện thay thế | select:rieng=Tính riêng theo giá thực tế;trong=Đã bao gồm trong phí | rieng |\nphi_ky | Phí bảo trì mỗi kỳ (đồng) | money | 0 | req\nthoi_han | Thời hạn hợp đồng (tháng) | number:1-60 | 12 |\nthanh_toan | Kỳ thanh toán | select:ky=Theo từng kỳ bảo trì;quy=Hằng quý;nam=Một lần cả năm | ky |\nbao_truoc | Số ngày báo trước khi chấm dứt | number:0-180 | 30 |\n[compute]\ntong_gia_tri = phi_ky * thoi_han\n[preamble]\nHai bên cùng thống nhất ký kết hợp đồng bảo trì hệ thống công nghệ thông tin với các điều khoản sau:\n[articles]\n# Đối tượng và phạm vi bảo trì\n- Bên B bảo trì hệ thống công nghệ thông tin của Bên A, gồm {{so_may}} máy tính, {{so_may_chu}} máy chủ và {{thiet_bi_khac}}.\n- Danh sách thiết bị chi tiết kèm số lượng và vị trí đặt được lập thành phụ lục ký kèm hợp đồng này.\n- Khi số lượng thiết bị thay đổi, hai bên cập nhật phụ lục và thỏa thuận điều chỉnh phí tương ứng.\n# Hạng mục và tần suất bảo trì\n? tan_suat_may == '1t' | Máy tính và laptop: bảo trì hằng tháng.\n? tan_suat_may == '3t' | Máy tính và laptop: bảo trì 3 tháng một lần.\n? tan_suat_may == '6t' | Máy tính và laptop: bảo trì 6 tháng một lần.\n- Hạng mục với máy tính: vệ sinh bụi, kiểm tra tình trạng ổ cứng và nhiệt độ, dọn dung lượng, cập nhật bản vá hệ điều hành.\n? tan_suat_may_chu == '1t' | Máy chủ: bảo trì hằng tháng, gồm kiểm tra ổ đĩa, nhật ký lỗi, dung lượng và kiểm tra bản sao lưu còn khôi phục được.\n? tan_suat_may_chu == '3t' | Máy chủ: bảo trì 3 tháng một lần, gồm kiểm tra ổ đĩa, nhật ký lỗi, dung lượng và kiểm tra bản sao lưu còn khôi phục được.\n- Thiết bị mạng: kiểm tra kết nối, cập nhật phần mềm điều khiển, rà soát cấu hình và mật khẩu quản trị.\n- Sau mỗi lần bảo trì, Bên B lập biên bản hoặc phiếu công việc ghi rõ hạng mục đã thực hiện và tình trạng thiết bị, có xác nhận của Bên A.\n# Ranh giới giữa bảo trì và sửa chữa\n- Bảo trì là công việc phòng ngừa theo lịch nêu tại hợp đồng này, thực hiện khi thiết bị còn hoạt động.\n? sua_chua == 'trong' | Khi thiết bị hỏng, công sửa chữa nằm trong phí bảo trì; Bên A chỉ thanh toán phần linh kiện nếu có.\n? sua_chua == 'rieng' | Khi thiết bị hỏng, Bên B báo giá sửa chữa riêng và chỉ thực hiện sau khi Bên A đồng ý.\n? linh_kien == 'rieng' | Linh kiện thay thế được tính riêng theo giá thực tế, có báo giá trước khi thay.\n? linh_kien == 'trong' | Linh kiện thay thế đã bao gồm trong phí bảo trì, trừ trường hợp hư hỏng do lỗi của người sử dụng.\n- Vật tư hao mòn nhỏ phục vụ bảo trì nằm trong phí dịch vụ.\n# Thiết bị hết vòng đời\n- Khi phát hiện thiết bị đã quá cũ hoặc không còn bảo đảm hoạt động ổn định, Bên B thông báo bằng văn bản cho Bên A kèm khuyến nghị thay thế.\n- Bên B không chịu trách nhiệm về hư hỏng hoặc gián đoạn do thiết bị đã được khuyến nghị thay thế mà Bên A chưa xử lý.\n# Phí bảo trì và thanh toán\n- Phí bảo trì là {{phi_ky|vnd}} mỗi kỳ.\n- Thời hạn hợp đồng {{thoi_han}} tháng, tổng giá trị dự kiến {{tong_gia_tri|vnd}}.\n? thanh_toan == 'ky' | Bên A thanh toán sau mỗi kỳ bảo trì, trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được đề nghị thanh toán.\n? thanh_toan == 'quy' | Bên A thanh toán theo quý, trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được đề nghị thanh toán.\n? thanh_toan == 'nam' | Bên A thanh toán một lần cho cả thời hạn hợp đồng, trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký.\n# Quyền và nghĩa vụ của Bên A\n- Bố trí thời gian và điều kiện để Bên B thực hiện bảo trì theo lịch đã thống nhất.\n- Cử người đầu mối tiếp nhận và xác nhận công việc sau mỗi lần bảo trì.\n- Thông báo cho Bên B khi phát hiện thiết bị có dấu hiệu bất thường giữa hai kỳ bảo trì.\n- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo hợp đồng.\n# Quyền và nghĩa vụ của Bên B\n- Thực hiện bảo trì đúng hạng mục, đúng tần suất, cử người có chuyên môn phù hợp.\n- Thông báo trước khi thực hiện thao tác có thể gây gián đoạn hoạt động của Bên A.\n- Báo cáo tình trạng thiết bị và khuyến nghị xử lý sau mỗi kỳ bảo trì.\n- Chỉ truy cập dữ liệu và hệ thống trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc.\n# ? do_dai != 'ngan' | Bảo mật thông tin\n- Hai bên giữ bí mật thông tin của nhau biết được trong quá trình thực hiện hợp đồng, không tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản.\n- Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.\n# ? do_dai != 'ngan' | Bất khả kháng\n- Bên bị ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng được miễn trách nhiệm với phần nghĩa vụ không thực hiện được, nhưng phải thông báo cho bên kia trong thời gian sớm nhất.\n# Thời hạn và chấm dứt hợp đồng\n- Hợp đồng có hiệu lực {{thoi_han}} tháng kể từ ngày ký.\n? bao_truoc > 0 | Mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng trước hạn, với điều kiện thông báo bằng văn bản cho bên kia trước {{bao_truoc}} ngày.\n- Khi chấm dứt, hai bên đối chiếu các kỳ bảo trì đã thực hiện và thanh toán phần còn lại.\n# ? do_dai == 'day' | Thông báo và liên lạc\n- Mọi thông báo giữa hai bên được gửi bằng văn bản tới địa chỉ, email ghi trong hợp đồng, hoặc phương thức khác do hai bên thống nhất.\n# ? do_dai == 'day' | Hiệu lực từng phần\n- Nếu một điều khoản của hợp đồng bị coi là vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.\n# Điều khoản chung\n- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận.\n- Mọi thay đổi phải được lập thành văn bản có chữ ký của hai bên.\n- Tranh chấp phát sinh được giải quyết trước hết bằng thương lượng; không thương lượng được thì đưa ra cơ quan có thẩm quyền giải quyết.\n- Hợp đồng lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n" }