Phần lớn đề xuất bắt đầu bằng hai trang giới thiệu công ty, năm thành lập, danh sách khách hàng tiêu biểu, giấy chứng nhận. Rồi mới tới vấn đề của khách ở trang ba.
Người đọc đề xuất thường đang bận và đang đọc cùng lúc hai ba đề xuất khác. Hai trang đầu quyết định họ có đọc tiếp hay không, và hai trang nói về bạn không trả lời được câu hỏi của họ.
Thứ tự có tác dụng hơn:
Năng lực của bạn vẫn quan trọng, nhưng nó thuyết phục hơn nhiều khi đứng sau một phương án cho thấy bạn hiểu việc, thay vì đứng trước như một lời tự giới thiệu.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Một phương án hay nhiều phương án", "html": "Đưa một phương án duy nhất đặt khách vào thế chỉ có hai lựa chọn: đồng ý hoặc không. Nhiều khách sẽ chọn không, đơn giản vì chưa đủ thông tin để so sánh.
Đưa hai hoặc ba phương án đổi câu hỏi từ \"có làm không\" thành \"làm cách nào\". Đó là một cuộc trao đổi dễ chịu hơn nhiều cho cả hai bên.
Cách chia thường dùng:
Hai lưu ý. Thứ nhất, nói rõ bạn khuyên phương án nào và vì sao — khách thuê bạn vì chuyên môn, bỏ mặc họ tự chọn là né trách nhiệm. Thứ hai, đừng dựng một phương án yếu chỉ để làm nền cho phương án muốn bán; khách tinh ý nhận ra ngay và lòng tin mất nhanh hơn bạn nghĩ.
" }, { "tab": "content", "h2": "Phần không bao gồm — mục ngắn nhất, hữu dụng nhất", "html": "Mọi đề xuất đều liệt kê những gì bao gồm. Rất ít đề xuất liệt kê những gì không bao gồm, và đó là nguồn gốc của phần lớn những cuộc trao đổi khó chịu sau khi ký.
Khách đọc một đề xuất về hệ thống mạng và mặc định rằng đã có dây là có cả ổ cắm điện cho thiết bị. Bên bán mặc định điện là phần việc của thợ điện. Không ai sai, nhưng một bên sẽ phải trả thêm tiền hoặc chịu thiệt.
Những thứ đáng đưa vào mục không bao gồm:
Viết mục này ra không làm đề xuất kém hấp dẫn. Trái lại, nó cho khách thấy bạn đã nghĩ tới toàn bộ công việc chứ không chỉ phần mình bán — và đó là điều khách đánh giá cao ở một đơn vị có nghề.
Đề xuất được duyệt thì bước tiếp theo là [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bao-gia\"]báo giá[/pctech_aiseo_link] chi tiết và [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-xac-nhan-pham-vi-cong-viec\"]biên bản xác nhận phạm vi công việc[/pctech_aiseo_link].
" }, { "tab": "content", "h2": "Hiệu lực và điều kiện kèm theo", "html": "Đề xuất không có thời hạn là đề xuất sẽ quay lại tìm bạn sau một năm, với mức giá của năm ngoái và một khách hàng tin rằng mình vẫn được hưởng mức đó.
Nên có ba dòng ở cuối:
Ba dòng này không làm khách e ngại, vì chúng là lẽ thường trong kinh doanh. Thiếu chúng mới là vấn đề, vì khi đó mọi thay đổi đều trông như bạn đổi ý giữa chừng.
Nếu trước đó đã có buổi khảo sát tại chỗ thì nên dẫn chiếu số và ngày của [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-khao-sat-nhu-cau-khach-hang\"]biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng[/pctech_aiseo_link] ngay trong đề xuất.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu đề xuất này", "html": "Xem thêm biểu mẫu cho việc lập báo giá hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.
" } ], "tip": "Viết phần tóm tắt vấn đề bằng đúng những từ khách đã dùng trong buổi trao đổi, kể cả khi bạn biết cách diễn đạt chuyên môn hơn. Khách đọc thấy ngôn ngữ của chính mình thì tin rằng bạn đã nghe; đọc thấy toàn thuật ngữ thì nghĩ bạn đang dùng lại một bản mẫu có sẵn.", "cta": { "title": "Cần soạn đề xuất gửi khách?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Đề xuất giải pháp cho khách hàng khác báo giá thế nào?", "a": "Báo giá trả lời câu hỏi bao nhiêu tiền, liệt kê hạng mục và đơn giá. Đề xuất giải pháp trả lời câu hỏi vì sao nên làm theo cách này, gồm phân tích vấn đề, phương án, kết quả khách nhận được, rồi mới tới chi phí. Với đơn hàng khách phải trình cấp trên, đề xuất chính là tài liệu họ mang đi họp." }, { "q": "Mẫu đề xuất giải pháp cho khách hàng nên bắt đầu bằng gì?", "a": "Bằng tóm tắt vấn đề của khách, viết bằng chính ngôn ngữ họ đã dùng khi trao đổi, chứ không phải bằng phần giới thiệu công ty. Phần năng lực và kinh nghiệm nên đặt ở cuối và chỉ nêu phần liên quan tới công việc này." }, { "q": "Nên đưa một hay nhiều phương án trong đề xuất?", "a": "Đưa hai hoặc ba phương án thường hiệu quả hơn, vì nó đổi câu hỏi của khách từ có làm hay không sang làm theo cách nào. Nhưng phải nói rõ bạn khuyên phương án nào và vì sao, và không nên dựng phương án yếu chỉ để làm nền cho phương án muốn bán." }, { "q": "Vì sao đề xuất cần có mục những việc không bao gồm?", "a": "Vì phần lớn tranh cãi sau khi ký đến từ những việc cả hai bên đều mặc định bên kia lo. Liệt kê phần việc của ngành khác, bản quyền phần mềm, chi phí định kỳ, việc tháo dỡ hạ tầng cũ, giấy phép và đào tạo giúp tránh chuyện đó, và cho khách thấy bạn đã nghĩ tới toàn bộ công việc." }, { "q": "Đề xuất giải pháp nên có hiệu lực bao lâu?", "a": "Thường ba mươi ngày. Kèm theo nên ghi rõ đề xuất dựa trên hiện trạng ghi nhận tại buổi khảo sát nào, dựa trên giả định gì, và những yếu tố có thể làm thay đổi chi phí như biến động giá vật tư hoặc thay đổi phạm vi sau khảo sát chi tiết." }, { "q": "Tải mẫu đề xuất giải pháp cho khách hàng ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa cho khớp dự án, bản PDF để gửi khách hoặc in. Bạn cũng mở được trong công cụ để điền sẵn thông tin công ty rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Đề xuất giải pháp\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-de-xuat-giai-phap-cho-khach-hang\n@menu: Đề xuất giải pháp\n@page_title: Soạn đề xuất giải pháp cho khách hàng\n@quochieu: 0\n@muc: so\n@parties: Đơn vị đề xuất | Khách hàng\n@signers: NGƯỜI LẬP ĐỀ XUẤT | \n@ai: Đề xuất giải pháp gửi khách. Mở đầu bằng vấn đề của khách chứ không bằng giới thiệu công ty. Nêu rõ phần không bao gồm. Không tự đặt giá, không cam kết kết quả kinh doanh.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Hãy viết phần vấn đề bằng chính ngôn ngữ khách đã dùng khi trao đổi.\n[fields]\ndo_dai | Độ dài đề xuất | select:ngan=Ngắn gọn;tb=Trung bình;day=Đầy đủ | tb |\nso_dx | Số đề xuất | text | |\nngay_ky | Ngày lập | date | | req\nten_kh | Khách hàng | text | | ai, req\nnguoi_nhan | Người nhận, chức vụ | text | |\nten_dx | Tên đề xuất | text | Ví dụ Đề xuất giải pháp mạng nội bộ cho văn phòng 40 chỗ | ai, req\ncan_cu | Căn cứ lập đề xuất | text | Ví dụ biên bản khảo sát số … ngày … |\nvan_de | Vấn đề hiện tại của khách hàng | textarea | Viết bằng chính ngôn ngữ khách đã dùng | ai, req\nmuc_tieu | Mục tiêu cần đạt | textarea | Khách muốn đạt được điều gì sau khi làm xong | ai, req\nso_pa | Số phương án đưa ra | select:mot=Một phương án;hai=Hai phương án;ba=Ba phương án | mot |\npa_1 | Phương án 1 — nội dung | textarea | | ai, req\npa_1_ly_do | Phương án 1 — vì sao chọn cách này | textarea | |\npa_1_gia | Phương án 1 — chi phí dự kiến (đồng) | money | 0 |\npa_2 | Phương án 2 — nội dung | textarea | |\npa_2_gia | Phương án 2 — chi phí dự kiến (đồng) | money | 0 |\npa_3 | Phương án 3 — nội dung | textarea | |\npa_3_gia | Phương án 3 — chi phí dự kiến (đồng) | money | 0 |\nkhuyen_dung | Phương án khuyên dùng | select:pa1=Phương án 1;pa2=Phương án 2;pa3=Phương án 3 | pa1 |\nly_do_khuyen | Vì sao khuyên phương án đó | textarea | |\nket_qua | Kết quả khách hàng nhận được | textarea | Mô tả cụ thể, đo được nếu có thể | ai\npham_vi | Phạm vi công việc bao gồm | textarea | | ai, req\nkhong_gom | Những việc KHÔNG bao gồm | textarea | Phần việc ngành khác, bản quyền, chi phí định kỳ, giấy phép, đào tạo | ai, req\ntien_do | Tiến độ dự kiến | textarea | Chia theo giai đoạn nếu có |\nthoi_gian | Tổng thời gian thực hiện (ngày) | number:1-730 | 15 |\nbao_hanh | Thời hạn bảo hành (tháng) | number:0-60 | 12 |\nhieu_luc | Hiệu lực của đề xuất (ngày) | number:1-180 | 30 |\nnang_luc | Kinh nghiệm liên quan của đơn vị | textarea | Chỉ nêu phần liên quan tới công việc này |\nnguoi_lien_he | Người liên hệ, số điện thoại | text | | req\n[preamble]\nTrên cơ sở trao đổi với quý khách hàng, chúng tôi xin gửi đề xuất giải pháp với nội dung sau:\n[articles]\n# Thông tin chung\n? so_dx != '' | Số đề xuất: {{so_dx}}.\n- Ngày lập: {{ngay_ky|date}}.\n- Kính gửi: {{ten_kh}}.\n? nguoi_nhan != '' | Người nhận: {{nguoi_nhan}}.\n- Tên đề xuất: {{ten_dx}}.\n? can_cu != '' | Căn cứ: {{can_cu}}.\n# Vấn đề hiện tại\n- {{van_de}}\n# Mục tiêu cần đạt\n- {{muc_tieu}}\n# Phương án đề xuất\n? so_pa == 'mot' | Chúng tôi đề xuất phương án sau: {{pa_1}}\n? so_pa == 'mot' && pa_1_ly_do != '' | Lý do lựa chọn phương án này: {{pa_1_ly_do}}\n? so_pa == 'mot' && pa_1_gia > 0 | Chi phí dự kiến: {{pa_1_gia|vnd}}.\n? so_pa != 'mot' | Chúng tôi đưa ra các phương án sau để quý khách hàng cân nhắc:\n? so_pa != 'mot' | Phương án 1: {{pa_1}}\n? so_pa != 'mot' && pa_1_gia > 0 | Chi phí dự kiến phương án 1: {{pa_1_gia|vnd}}.\n? so_pa != 'mot' | Phương án 2: {{pa_2}}\n? so_pa != 'mot' && pa_2_gia > 0 | Chi phí dự kiến phương án 2: {{pa_2_gia|vnd}}.\n? so_pa == 'ba' | Phương án 3: {{pa_3}}\n? so_pa == 'ba' && pa_3_gia > 0 | Chi phí dự kiến phương án 3: {{pa_3_gia|vnd}}.\n? so_pa != 'mot' && khuyen_dung == 'pa1' | Chúng tôi khuyên dùng phương án 1.\n? so_pa != 'mot' && khuyen_dung == 'pa2' | Chúng tôi khuyên dùng phương án 2.\n? so_pa != 'mot' && khuyen_dung == 'pa3' | Chúng tôi khuyên dùng phương án 3.\n? so_pa != 'mot' && ly_do_khuyen != '' | Lý do: {{ly_do_khuyen}}\n- Chi phí nêu trên là dự kiến trên cơ sở thông tin hiện có, và được chốt bằng báo giá chi tiết sau khi quý khách hàng chọn phương án.\n# ? ket_qua != '' | Kết quả nhận được\n- {{ket_qua}}\n# Phạm vi công việc\n- {{pham_vi}}\n# Những việc không bao gồm\n- {{khong_gom}}\n- Các hạng mục nêu trên nếu quý khách hàng có nhu cầu, chúng tôi báo giá riêng.\n# Tiến độ thực hiện\n? tien_do != '' | {{tien_do}}\n- Tổng thời gian thực hiện dự kiến: {{thoi_gian}} ngày kể từ khi hai bên thống nhất phương án và đủ điều kiện khởi công.\n- Tiến độ có thể thay đổi nếu phát sinh yếu tố ngoài dự kiến; chúng tôi thông báo và thống nhất lại với quý khách hàng khi điều đó xảy ra.\n# ? do_dai != 'ngan' && bao_hanh > 0 | Bảo hành\n- Thời hạn bảo hành: {{bao_hanh}} tháng kể từ ngày nghiệm thu, theo điều kiện ghi tại hợp đồng.\n# ? do_dai != 'ngan' && nang_luc != '' | Kinh nghiệm liên quan\n- {{nang_luc}}\n# ? do_dai == 'day' | Điều kiện cần từ phía khách hàng\n- Để thực hiện đúng tiến độ nêu trên, chúng tôi cần quý khách hàng bố trí người đầu mối có thẩm quyền quyết định trong phạm vi công việc.\n- Mặt bằng, nguồn điện và quyền tiếp cận khu vực thi công cần sẵn sàng trước ngày khởi công đã thống nhất.\n- Thông tin, dữ liệu và phê duyệt cần thiết được cung cấp trong thời hạn hai bên thống nhất; thời gian chờ không tính vào tiến độ thực hiện.\n# ? do_dai == 'day' | Rủi ro đã lường trước\n- Những yếu tố có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoặc chi phí được nêu tại đây để hai bên cùng chủ động: ………………\n- Khi một rủi ro phát sinh, chúng tôi thông báo ngay kèm phương án xử lý và chi phí nếu có, trước khi thực hiện.\n# Hiệu lực của đề xuất\n- Đề xuất này có hiệu lực trong {{hieu_luc}} ngày kể từ ngày lập.\n- Đề xuất được xây dựng trên cơ sở hiện trạng và thông tin do quý khách hàng cung cấp tại thời điểm khảo sát. Trường hợp thực tế khác với thông tin đó, hai bên cùng xem xét điều chỉnh phương án và chi phí.\n- Chi phí có thể thay đổi theo biến động giá vật tư, thiết bị tại thời điểm ký hợp đồng.\n# Liên hệ\n- Người liên hệ: {{nguoi_lien_he}}.\n- Chúng tôi sẵn sàng trao đổi thêm để điều chỉnh phương án cho phù hợp với nhu cầu và ngân sách của quý khách hàng.\n" }