Câu hỏi này hợp lý, và câu trả lời không nằm ở chỗ nhắc việc.
Thứ nhất là bằng chứng. Khách trả tiền bảo trì hàng tháng thường không nhìn thấy công việc diễn ra. Một tờ checklist có chữ ký là thứ duy nhất chứng minh kỹ thuật đã tới và đã làm gì. Không có nó, tháng nào khách cũng có lý do để hỏi tiền này trả cho cái gì.
Thứ hai là tính đồng đều. Thợ quen việc nhớ hết các bước, nhưng thợ mới thì không, và cả thợ quen cũng bỏ bước khi vội. Checklist khiến máy thứ hai mươi được làm giống máy đầu tiên.
Thứ ba là dữ liệu tích lũy. Nếu checklist có chỗ ghi dung lượng ổ còn trống và tình trạng ổ cứng, thì sau vài kỳ bạn nhìn ra máy nào sắp đầy, ổ nào sắp hỏng, trước khi nó thực sự hỏng. Đây là giá trị lớn nhất và cũng là thứ hay bị bỏ qua nhất vì nhiều checklist chỉ có ô tích.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Hạng mục nào làm hàng tháng, hạng mục nào làm theo quý", "html": "Làm tất cả mọi thứ mỗi tháng thì tốn thời gian mà không thêm giá trị. Cách chia thường dùng:
Hàng tháng: kiểm tra máy khởi động và chạy bình thường, dung lượng ổ còn trống, cập nhật bản vá hệ điều hành và phần mềm diệt virus, kiểm tra sao lưu có chạy không, xem nhật ký lỗi.
Theo quý: vệ sinh bên trong máy và quạt tản nhiệt, kiểm tra sức khỏe ổ cứng, kiểm tra nhiệt độ khi máy chạy tải, soát lại phần mềm đã cài, kiểm tra pin lưu điện nếu có.
Việc vệ sinh bên trong đáng chú ý vì nó là hạng mục hay bị bỏ nhất và cũng dễ thấy kết quả nhất. Máy để trong môi trường nhiều bụi, nhất là văn phòng gần công trường hoặc xưởng sản xuất, có thể cần vệ sinh mỗi tháng thay vì mỗi quý. Máy đặt trong phòng máy lạnh kín thì nửa năm một lần là đủ.
" }, { "tab": "content", "h2": "Nội dung checklist bảo trì máy tính định kỳ", "html": "Checklist dùng được cần ba thứ mà bản tích suông không có.
Định danh máy. Mỗi phiếu gắn với một máy cụ thể qua số sê-ri hoặc mã tài sản, không phải \"máy phòng kế toán\". Phòng kế toán có bốn máy và chúng xuống cấp khác nhau.
Chỗ ghi kết quả, không chỉ ô tích. \"Kiểm tra ổ cứng ☑\" không bằng \"Ổ cứng: còn trống 42 GB trên 240 GB, tình trạng bình thường\". Con số là thứ so sánh được giữa các kỳ.
Mục ghi nhận cần theo dõi. Những thứ chưa hỏng nhưng đáng để ý: quạt bắt đầu kêu, ổ còn dưới mười phần trăm dung lượng, pin laptop chai. Đây là phần biến checklist từ giấy tờ thành công cụ dự báo.
Phần cuối nên có chữ ký của người dùng máy chứ không chỉ của kỹ thuật viên, vì đó là xác nhận máy đã trả lại hoạt động bình thường sau khi bảo trì.
Nếu trong lúc bảo trì phát hiện lỗi cần sửa riêng, lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-yeu-cau-ho-tro-ky-thuat\"]phiếu yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật[/pctech_aiseo_link] để theo dõi, đừng ghi gộp vào checklist.
" }, { "tab": "content", "h2": "Sao lưu dữ liệu: hạng mục dễ ghi sai nhất", "html": "Gần như checklist nào cũng có dòng \"kiểm tra sao lưu\", và gần như nơi nào cũng tích vào đó bằng cách xem phần mềm sao lưu có báo thành công hay không. Điều này chưa đủ.
Sao lưu chạy thành công không có nghĩa là khôi phục được. Tệp sao lưu có thể hỏng, có thể thiếu thư mục quan trọng vì ai đó đổi đường dẫn, có thể đang ghi vào ổ đã đầy từ hai tháng trước mà không ai để ý. Cách duy nhất biết chắc là thử khôi phục một tệp bất kỳ.
Vì vậy checklist nên tách thành hai dòng: kiểm tra sao lưu có chạy, làm hàng tháng; và thử khôi phục một tệp mẫu, làm theo quý. Dòng thứ hai mất thêm mười phút mỗi quý và là thứ cứu doanh nghiệp vào ngày mọi người cần tới nó.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu checklist này", "html": "Đơn vị nhận bảo trì cho khách theo [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-bao-tri-he-thong-cntt\"]hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT[/pctech_aiseo_link] nên nộp tập checklist kèm báo cáo mỗi kỳ, vì đó là phần khách nhìn thấy được của công việc.
Xem thêm các mẫu checklist và nhật ký khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.
" } ], "tip": "Ghi dung lượng ổ còn trống bằng con số ở mọi kỳ, kể cả khi máy còn rất nhiều chỗ. Chuỗi số qua sáu tháng cho biết máy nào sắp đầy, và nâng dung lượng trước khi đầy luôn rẻ hơn xử lý một máy đã dừng vì hết chỗ.", "cta": { "title": "Cần người bảo trì máy tính định kỳ cho văn phòng?", "text": "PCTech nhận bảo trì máy tính theo tháng cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, có checklist và báo cáo từng kỳ.", "label": "Xem dịch vụ" }, "faq": [ { "q": "Bao lâu nên bảo trì máy tính định kỳ một lần?", "a": "Phần kiểm tra phần mềm và sao lưu nên làm hàng tháng. Phần vệ sinh phần cứng và kiểm tra sức khỏe ổ cứng thường theo quý. Máy đặt ở nơi nhiều bụi có thể cần vệ sinh mỗi tháng, còn máy trong phòng kín có máy lạnh thì nửa năm một lần cũng được." }, { "q": "Checklist bảo trì máy tính định kỳ gồm những hạng mục nào?", "a": "Nhóm phần cứng gồm vệ sinh máy và quạt, kiểm tra nhiệt độ, kiểm tra sức khỏe ổ cứng và pin lưu điện. Nhóm phần mềm gồm cập nhật hệ điều hành, phần mềm diệt virus, soát phần mềm đã cài và xem nhật ký lỗi. Nhóm dữ liệu gồm kiểm tra sao lưu chạy đúng và thử khôi phục một tệp mẫu." }, { "q": "Mỗi máy một phiếu checklist hay một phiếu cho cả phòng?", "a": "Mỗi máy một phiếu, gắn với số sê-ri hoặc mã tài sản. Một phiếu chung cho cả phòng không cho biết máy nào đang xuống cấp, trong khi đó mới là thông tin đáng giá sau vài kỳ bảo trì." }, { "q": "Kiểm tra sao lưu thế nào cho đúng?", "a": "Xem phần mềm báo thành công là chưa đủ, vì tệp sao lưu vẫn có thể hỏng hoặc thiếu dữ liệu. Nên tách làm hai việc: hàng tháng kiểm tra sao lưu có chạy, và theo quý thử khôi phục một tệp bất kỳ để biết chắc dữ liệu lấy lại được." }, { "q": "Ai ký vào checklist bảo trì?", "a": "Kỹ thuật viên thực hiện ký, và nên có thêm chữ ký của người dùng máy xác nhận máy hoạt động bình thường sau khi bảo trì. Với đơn vị nhận bảo trì thuê ngoài, chữ ký của người dùng là phần quan trọng vì đó là bằng chứng công việc đã hoàn tất tại chỗ." }, { "q": "Tải mẫu checklist bảo trì máy tính định kỳ ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa hạng mục cho khớp hệ thống của mình, bản PDF để in thành tập mang theo khi đi bảo trì. Bạn cũng mở được trong công cụ để chọn kỳ bảo trì rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Checklist bảo trì máy tính định kỳ\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-checklist-bao-tri-may-tinh-dinh-ky\n@menu: Checklist bảo trì máy tính\n@page_title: Lập checklist bảo trì máy tính định kỳ\n@muc: so\n@parties:\n@signers: KỸ THUẬT VIÊN | NGƯỜI SỬ DỤNG MÁY\n@ai: Checklist bảo trì một máy tính. Hạng mục ngắn gọn, có chỗ ghi kết quả. Không tự thêm số điều luật, không tự đặt chi phí.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Hãy sửa lại hạng mục cho khớp hệ thống của đơn vị bạn trước khi dùng.\n[fields]\nso_phieu | Số phiếu | text | BT-001 |\nngay_ky | Ngày bảo trì | date | | req\nky | Kỳ bảo trì | select:thang=Bảo trì tháng;quy=Bảo trì quý | thang |\nma_may | Mã tài sản hoặc số sê-ri | text | | req\nten_may | Hãng và model | text | Ví dụ Dell OptiPlex 3080 |\nnguoi_dung | Người sử dụng máy | text | | req\nbo_phan | Bộ phận | text | |\nco_luu_dien | Máy có pin lưu điện | select:co=Có;khong=Không | khong |\nco_sao_luu | Máy có dữ liệu được sao lưu | select:co=Có;khong=Không | co |\nghi_nhan | Điểm cần theo dõi | textarea | Những thứ chưa hỏng nhưng đáng để ý: quạt bắt đầu kêu, ổ sắp đầy, pin chai | ai\n[articles]\n# Thông tin máy\n- Mã tài sản hoặc số sê-ri: {{ma_may}}. Thiết bị: {{ten_may}}.\n- Người sử dụng: {{nguoi_dung}}. Bộ phận: {{bo_phan}}.\n? ky == 'thang' | Kỳ bảo trì: bảo trì tháng.\n? ky == 'quy' | Kỳ bảo trì: bảo trì quý, bao gồm cả các hạng mục của bảo trì tháng.\n# Kiểm tra hoạt động chung\n- Máy khởi động và tắt bình thường, không báo lỗi khi vào hệ điều hành. Kết quả: ………………………\n- Màn hình, bàn phím, chuột và cổng kết nối hoạt động bình thường. Kết quả: ………………………\n- Kết nối mạng ổn định, truy cập được tài nguyên dùng chung. Kết quả: ………………………\n- Máy in và thiết bị ngoại vi đang dùng hoạt động bình thường. Kết quả: ………………………\n# Kiểm tra phần mềm\n- Cập nhật bản vá hệ điều hành. Phiên bản sau cập nhật: ………………………\n- Cập nhật và quét phần mềm diệt virus. Kết quả quét: ………………………\n- Soát lại phần mềm đã cài, gỡ phần mềm không cần thiết. Ghi chú: ………………………\n- Xem nhật ký lỗi của hệ điều hành trong kỳ vừa qua. Ghi chú: ………………………\n# Kiểm tra dung lượng và dữ liệu\n- Dung lượng ổ đĩa còn trống: ……………… GB trên tổng ……………… GB.\n? co_sao_luu == 'co' | Kiểm tra tác vụ sao lưu có chạy đúng lịch trong kỳ. Kết quả: ………………………\n? co_sao_luu == 'co' && ky == 'quy' | Thử khôi phục một tệp bất kỳ từ bản sao lưu để xác nhận dữ liệu lấy lại được. Kết quả: ………………………\n? co_sao_luu == 'khong' | Máy chưa có dữ liệu được sao lưu. Kỹ thuật viên ghi nhận và báo lại với đơn vị quản lý.\n# Kiểm tra phần cứng\n? ky == 'quy' | Vệ sinh bên trong máy và quạt tản nhiệt. Tình trạng bụi: ………………………\n? ky == 'quy' | Kiểm tra sức khỏe ổ cứng bằng công cụ chẩn đoán. Kết quả: ………………………\n? ky == 'quy' | Kiểm tra nhiệt độ khi máy chạy tải. Nhiệt độ đo được: ……………… độ C.\n? ky == 'thang' | Kiểm tra nhanh tiếng quạt và độ nóng vỏ máy khi hoạt động. Ghi chú: ………………………\n? co_luu_dien == 'co' | Kiểm tra pin lưu điện: thời gian cầm tải còn lại và tình trạng ắc quy. Kết quả: ………………………\n# Ghi nhận và kết luận\n? ghi_nhan != '' | Điểm cần theo dõi: {{ghi_nhan}}\n- Hạng mục cần xử lý riêng ngoài phạm vi bảo trì (nếu có): …………………………………………………\n- Kết luận: máy ☐ hoạt động bình thường ☐ cần theo dõi ☐ cần xử lý riêng.\n- Người sử dụng máy xác nhận máy đã hoạt động bình thường sau khi bảo trì.\n" }