Hợp đồng dịch vụ thường mô tả công việc ở mức khái quát: \"lắp đặt hệ thống mạng cho văn phòng\", \"triển khai phần mềm quản lý\". Đủ để ràng buộc pháp lý, nhưng không đủ để hai bên hiểu giống nhau về việc hằng ngày.
Giữa lúc ký hợp đồng và lúc bắt đầu làm thường có một khoảng — khảo sát chi tiết, thiết kế, chốt vật tư. Trong khoảng đó, hiểu biết của cả hai bên về công việc thay đổi. Biên bản xác nhận phạm vi là lúc dừng lại và ghi xuống phiên bản cuối cùng mà cả hai cùng hiểu.
Nó đặc biệt đáng giá khi người ký hợp đồng và người trực tiếp làm việc là hai người khác nhau — điều gần như luôn đúng ở doanh nghiệp. Giám đốc ký hợp đồng, trưởng phòng kỹ thuật nhận việc. Biên bản này là chỗ hai người ở tuyến dưới của cả hai bên ngồi lại và thống nhất.
Với công việc nhỏ gọn một hai ngày thì không cần. Với công việc kéo dài nhiều tuần, nhiều hạng mục, nhiều người tham gia, nó tiết kiệm nhiều hơn công sức bỏ ra để lập.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Tiêu chí hoàn thành — phần làm nên giá trị", "html": "Hạng mục nào cũng có một câu hỏi đi kèm: thế nào là xong? Với công việc vật lý thì dễ thấy, nhưng với phần lớn dịch vụ thì không.
\"Cài đặt phần mềm quản lý kho\" đã xong khi phần mềm chạy được, hay khi nhân viên dùng được, hay khi dữ liệu cũ đã nhập xong? Ba mốc đó cách nhau hàng tuần làm việc.
Nên mỗi hạng mục trong biên bản cần một dòng tiêu chí, viết theo cách quan sát được:
Viết được tiêu chí như vậy, việc nghiệm thu trở thành đối chiếu chứ không phải thương lượng. Và quan trọng không kém: lúc viết tiêu chí là lúc hai bên phát hiện ra mình đang hiểu khác nhau — phát hiện lúc đó rẻ hơn nhiều so với phát hiện lúc bàn giao.
" }, { "tab": "content", "h2": "Mục loại trừ và cách xử lý phát sinh", "html": "Phần loại trừ trong biên bản này cụ thể hơn trong hợp đồng, vì lúc này hai bên đã khảo sát kỹ và biết rõ những việc liền kề nào dễ bị hiểu là nằm trong phạm vi.
Nên ghi theo kiểu đối chiếu trực tiếp: \"Bên B đi dây mạng tới vị trí ổ cắm; việc kéo nguồn điện cho thiết bị do Bên A lo.\" Câu đó chặn đúng cái hiểu nhầm sẽ xảy ra, thay vì một câu chung chung về phạm vi.
Và vì phát sinh là chuyện bình thường, nên định trước quy trình thay vì tranh luận từng lần:
Bốn bước này ngắn nhưng chúng biến phát sinh từ một cuộc cãi nhau thành một thủ tục. Khi hoàn thành, hai bên lập biên bản nghiệm thu đối chiếu với đúng tiêu chí đã ghi ở đây, theo kiểu [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-nghiem-thu-dich-vu-cntt\"]biên bản nghiệm thu[/pctech_aiseo_link].
" }, { "tab": "content", "h2": "Phần việc của bên thuê", "html": "Mục hay thiếu nhất và gây chậm tiến độ nhiều nhất.
Mọi công việc dịch vụ đều cần bên thuê làm một số việc: mở cửa cho vào, cấp quyền truy cập, cử người phối hợp, cung cấp dữ liệu, duyệt thiết kế, dọn mặt bằng. Nếu những việc đó không được ghi ra kèm thời hạn, chúng sẽ xảy ra muộn — không phải vì ai cố tình, mà vì chúng không nằm trong danh sách việc của ai cả.
Nên ghi thành bảng nhỏ: việc gì, ai của bên thuê lo, xong trước ngày nào. Kèm một dòng về hệ quả: thời gian chờ bên thuê không tính vào tiến độ của bên thực hiện.
Dòng cuối ấy nghe có vẻ phòng thủ, nhưng thực ra nó bảo vệ cả hai: bên thực hiện không bị đổ lỗi oan, còn bên thuê có một lý do cụ thể để thúc nội bộ mình làm đúng hạn.
Nếu công việc phát sinh từ một buổi khảo sát trước đó, nên dẫn chiếu [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-khao-sat-nhu-cau-khach-hang\"]biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng[/pctech_aiseo_link] và [pctech_aiseo_link slug=\"mau-de-xuat-giai-phap-cho-khach-hang\"]đề xuất giải pháp[/pctech_aiseo_link] để thấy được đường đi từ nhu cầu ban đầu tới phạm vi cuối cùng.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu cho việc nghiệm thu trong kho.
" } ], "tip": "Viết tiêu chí hoàn thành trước khi viết danh sách hạng mục. Làm ngược thứ tự thông thường này buộc bạn nghĩ về kết quả trước công việc, và thường làm lộ ra vài hạng mục đang thiếu hoặc vài hạng mục chẳng dẫn tới kết quả nào.", "cta": { "title": "Cần bộ biểu mẫu quản lý công việc với khách?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản xác nhận phạm vi công việc khác hợp đồng thế nào?", "a": "Hợp đồng mô tả công việc ở mức khái quát để ràng buộc pháp lý. Biên bản xác nhận phạm vi được lập sau khi khảo sát chi tiết, ghi cụ thể từng hạng mục, phần loại trừ và tiêu chí hoàn thành. Nó cũng là chỗ người trực tiếp làm việc của hai bên thống nhất với nhau, chứ không phải người ký hợp đồng." }, { "q": "Mẫu biên bản xác nhận phạm vi công việc cần có tiêu chí hoàn thành không?", "a": "Rất nên có, và viết theo cách quan sát được. Thay vì hệ thống hoạt động ổn định thì ghi tất cả điểm mạng đo đạt tốc độ tối thiểu bao nhiêu kèm biên bản đo. Có tiêu chí như vậy thì nghiệm thu là việc đối chiếu, không phải thương lượng." }, { "q": "Phát sinh ngoài phạm vi công việc thì xử lý thế nào?", "a": "Nên định sẵn quy trình bốn bước ngay trong biên bản: bên phát hiện thông báo bằng văn bản, bên thực hiện báo khối lượng và chi phí trong thời hạn nhất định, hai bên xác nhận trước khi làm, và việc chưa xác nhận thì không thực hiện trừ trường hợp khẩn cấp để tránh thiệt hại lớn hơn." }, { "q": "Vì sao cần ghi phần việc của bên thuê vào biên bản?", "a": "Vì mọi công việc dịch vụ đều cần bên thuê mở quyền truy cập, cử người phối hợp, cung cấp dữ liệu hoặc duyệt thiết kế, và những việc này hay bị làm muộn chỉ vì không nằm trong danh sách việc của ai cả. Nên ghi rõ việc gì, ai lo, xong trước ngày nào, kèm dòng thời gian chờ không tính vào tiến độ." }, { "q": "Công việc nhỏ có cần lập biên bản xác nhận phạm vi không?", "a": "Với công việc gọn trong một hai ngày thì thường không cần, hợp đồng và báo giá là đủ. Biên bản này phát huy giá trị với công việc kéo dài nhiều tuần, nhiều hạng mục, nhiều người tham gia, hoặc khi người ký hợp đồng và người trực tiếp thực hiện là hai người khác nhau." }, { "q": "Tải mẫu biên bản xác nhận phạm vi công việc ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa danh sách hạng mục cho khớp dự án, bản PDF để in và ký trước khi bắt đầu. Bạn cũng điền trực tiếp trên trang rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản xác nhận phạm vi công việc\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-xac-nhan-pham-vi-cong-viec\n@menu: Biên bản xác nhận phạm vi\n@page_title: Lập biên bản xác nhận phạm vi công việc\n@quochieu: 0\n@muc: so\n@parties: Bên A (Bên thuê) | Bên B (Bên thực hiện)\n@signers: ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B\n@ai: Biên bản chốt phạm vi công việc trước khi bắt đầu. Mỗi hạng mục phải có tiêu chí hoàn thành quan sát được. Phần loại trừ viết theo kiểu đối chiếu với hạng mục liền kề. Không tự thêm cam kết về giá.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Biên bản này cụ thể hóa hợp đồng, không thay thế hợp đồng.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | |\nngay_ky | Ngày lập | date | | req\ndia_diem_ky | Địa điểm lập | text | Trụ sở Bên A |\ncan_cu | Căn cứ | text | Hợp đồng số … ngày … | req\nten_cv | Tên công việc, dự án | text | | ai, req\nnguoi_a | Đại diện Bên A, chức vụ | text | | req\nnguoi_b | Đại diện Bên B, chức vụ | text | | req\nhang_muc | Hạng mục trong phạm vi công việc | textarea | Mỗi hạng mục một dòng, kèm tiêu chí thế nào là hoàn thành | ai, req\nloai_tru | Hạng mục KHÔNG thuộc phạm vi | textarea | Viết theo kiểu đối chiếu với hạng mục liền kề | ai, req\nviec_ben_a | Phần việc Bên A phải thực hiện | textarea | Mở quyền truy cập, cử người phối hợp, cung cấp dữ liệu, duyệt thiết kế, dọn mặt bằng | ai\nhan_ben_a | Thời hạn Bên A hoàn thành phần việc của mình | text | Ví dụ trước ngày khởi công |\nngay_bat_dau | Ngày bắt đầu | date | |\nso_ngay | Thời gian thực hiện (ngày) | number:1-730 | 15 |\ngiai_doan | Chia theo giai đoạn | select:khong=Không chia, làm liền mạch;co=Có, các giai đoạn ghi tại phụ lục | khong |\nhan_bao_ps | Thời hạn báo khối lượng và chi phí phát sinh (ngày làm việc) | number:1-30 | 3 |\nnghiem_thu | Cách nghiệm thu | select:mot_lan=Một lần khi hoàn thành toàn bộ;tung_dot=Nghiệm thu từng đợt theo giai đoạn | mot_lan |\nnguoi_dau_moi_a | Người đầu mối của Bên A, số điện thoại | text | | req\nnguoi_dau_moi_b | Người đầu mối của Bên B, số điện thoại | text | | req\nghi_chu | Ghi chú khác | textarea | |\n[preamble]\nHôm nay, hai bên cùng rà soát và thống nhất phạm vi công việc theo {{can_cu}}, với nội dung sau:\n[articles]\n# Thông tin chung\n? so_bb != '' | Số biên bản: {{so_bb}}.\n- Ngày lập: {{ngay_ky|date}}.\n- Tên công việc: {{ten_cv}}.\n- Đại diện Bên A: {{nguoi_a}}.\n- Đại diện Bên B: {{nguoi_b}}.\n# Hạng mục thuộc phạm vi công việc\n- {{hang_muc}}\n- Mỗi hạng mục nêu trên được coi là hoàn thành khi đáp ứng đúng tiêu chí đã ghi kèm. Trường hợp hạng mục chưa ghi tiêu chí, hai bên bổ sung bằng văn bản trước khi thực hiện hạng mục đó.\n# Hạng mục không thuộc phạm vi công việc\n- {{loai_tru}}\n- Các hạng mục nêu trên nếu Bên A có nhu cầu, hai bên thỏa thuận riêng bằng phụ lục hoặc hợp đồng bổ sung.\n# ? viec_ben_a != '' | Phần việc của Bên A\n- {{viec_ben_a}}\n? han_ben_a != '' | Thời hạn Bên A hoàn thành phần việc của mình: {{han_ben_a}}.\n- Thời gian chờ Bên A hoàn thành phần việc của mình, hoặc chờ Bên A phê duyệt, không tính vào thời gian thực hiện của Bên B.\n# Tiến độ\n? ngay_bat_dau != '' | Ngày bắt đầu: {{ngay_bat_dau|date}}.\n- Thời gian thực hiện: {{so_ngay}} ngày kể từ ngày bắt đầu và kể từ khi đủ điều kiện khởi công.\n? giai_doan == 'co' | Công việc được chia thành các giai đoạn, mốc thời gian và nội dung từng giai đoạn ghi tại phụ lục kèm theo biên bản này.\n? giai_doan == 'khong' | Công việc được thực hiện liền mạch, không chia giai đoạn.\n# Xử lý công việc phát sinh\n- Bên phát hiện công việc phát sinh ngoài phạm vi thông báo cho bên kia bằng văn bản, nêu rõ nội dung và lý do phát sinh.\n- Bên B báo khối lượng, chi phí và ảnh hưởng tới tiến độ trong vòng {{han_bao_ps}} ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo.\n- Công việc phát sinh chỉ được thực hiện sau khi hai bên xác nhận bằng văn bản về nội dung, chi phí và tiến độ.\n- Trường hợp khẩn cấp phải xử lý ngay để tránh thiệt hại lớn hơn, Bên B thực hiện trước và thông báo cho Bên A trong thời gian sớm nhất, chi phí quyết toán sau trên cơ sở thực tế.\n# Nghiệm thu\n? nghiem_thu == 'mot_lan' | Hai bên nghiệm thu một lần khi toàn bộ công việc hoàn thành, đối chiếu với tiêu chí của từng hạng mục nêu tại biên bản này.\n? nghiem_thu == 'tung_dot' | Hai bên nghiệm thu theo từng đợt tương ứng với các giai đoạn, đối chiếu với tiêu chí của từng hạng mục nêu tại biên bản này.\n- Kết quả nghiệm thu được lập thành biên bản riêng có chữ ký của hai bên, làm căn cứ cho việc thanh toán theo hợp đồng.\n# Người đầu mối\n- Bên A: {{nguoi_dau_moi_a}}.\n- Bên B: {{nguoi_dau_moi_b}}.\n- Trao đổi hằng ngày giữa hai người đầu mối có giá trị thông tin; mọi thay đổi về phạm vi, chi phí hoặc tiến độ phải được xác nhận bằng văn bản của người có thẩm quyền.\n# ? ghi_chu != '' | Ghi chú\n- {{ghi_chu}}\n# Hiệu lực của biên bản\n- Biên bản này cụ thể hóa phạm vi công việc theo hợp đồng nêu trên và là một phần không tách rời của hợp đồng.\n- Nội dung hợp đồng không bị biên bản này sửa đổi vẫn giữ nguyên giá trị thực hiện.\n- Biên bản lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n" }