Một đơn hàng được coi là đã chốt khi cả bốn yếu tố sau đều rõ. Thiếu bất kỳ cái nào thì hai bên vẫn đang đàm phán, dù cả hai đều nghĩ đã xong.
Ba yếu tố đầu thường được ghi. Yếu tố thứ tư hay bị bỏ qua nhất, vì lúc đặt hàng ai cũng nghĩ chuyện giao hàng sẽ tự thu xếp được. Rồi đến lúc cần gấp thì mới biết bên bán đang xếp lịch sản xuất theo thứ tự khác.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Hàng đặt riêng và quy định hủy đơn", "html": "Đây là chỗ cần viết rõ nhất, vì nó liên quan trực tiếp tới tiền của bên bán.
Hàng có sẵn thì hủy đơn ít gây thiệt hại, hàng trả về kho và bán cho người khác.
Hàng đặt riêng — in logo khách, cắt theo kích thước riêng, pha màu theo yêu cầu, nhập về theo đơn — thì khác hẳn. Hủy đơn sau khi đã sản xuất nghĩa là bên bán ôm một lô hàng không bán được cho ai.
Biên bản nên ghi rõ mấy điều:
Ghi rõ không làm khách e ngại — ngược lại, khách chuyên nghiệp hiểu và đánh giá cao việc được nói trước. Người ngại ghi những điều này thường là bên bán, và cũng chính họ là người chịu thiệt khi chuyện xảy ra.
Nếu hai bên đã có [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-nguyen-tac\"]hợp đồng nguyên tắc[/pctech_aiseo_link] thì biên bản này chỉ cần dẫn chiếu, không phải chép lại điều khoản chung.
" }, { "tab": "content", "h2": "Biên bản xác nhận đơn hàng hay thư xác nhận", "html": "Hai thứ cùng mục đích, khác hình thức và khác độ chặt.
Biên bản có chữ ký cả hai bên trên cùng một văn bản. Chặt nhất, nhưng cần gặp nhau hoặc gửi qua lại ký. Hợp với đơn hàng giá trị lớn, hàng đặt riêng, hoặc khách mới.
Thư xác nhận do một bên gửi, bên kia trả lời đồng ý. Nhanh hơn nhiều, và với khách quen thì đủ dùng. Hợp với đơn hàng lặp lại thường xuyên.
Nguyên tắc chọn thực tế: đơn hàng càng dễ gây thiệt hại khi hủy hoặc khi hiểu nhầm thì càng nên dùng biên bản. Đơn hàng nhỏ, hàng có sẵn, khách làm ăn lâu năm thì [pctech_aiseo_link slug=\"mau-thu-xac-nhan-don-hang\"]thư xác nhận đơn hàng[/pctech_aiseo_link] vừa đủ và đỡ phiền cho cả hai.
Một cách dung hòa nhiều nơi dùng: gửi thư xác nhận cho mọi đơn, và chỉ yêu cầu ký biên bản khi đơn vượt một giá trị nhất định hoặc thuộc nhóm hàng đặt riêng. Ngưỡng đó nên được ghi trong hợp đồng khung để nhân viên hai bên khỏi phải hỏi lại mỗi lần.
" }, { "tab": "content", "h2": "Sau khi xác nhận thì lưu ý gì", "html": "Biên bản đã ký không có nghĩa là xong việc. Ba điều hay phát sinh sau đó:
Thay đổi đơn hàng. Khách muốn thêm, bớt, đổi quy cách. Nên quy định mọi thay đổi phải bằng văn bản, và biên bản sửa đổi dẫn chiếu tới biên bản gốc. Thay đổi qua tin nhắn giữa hai nhân viên không nên có giá trị làm thay đổi cam kết.
Chậm giao. Bên bán phát hiện không kịp tiến độ thì phải báo sớm, không đợi tới ngày giao mới nói. Biên bản nên có một dòng về nghĩa vụ thông báo sớm — nó không ngăn được việc chậm, nhưng cho bên mua thời gian xoay xở, và đó mới là điều họ cần.
Giao thiếu hoặc giao thừa. Với mặt hàng có dung sai thì ghi rõ tỷ lệ; không có dung sai thì ghi rõ bên mua không có nghĩa vụ nhận phần giao thừa.
Khi giao hàng, lập [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-giao-nhan-hang-hoa\"]phiếu giao nhận hàng hóa[/pctech_aiseo_link] đối chiếu với đúng biên bản này — số biên bản nên được ghi lên phiếu giao nhận để hai chứng từ nối được với nhau khi cần tra.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.
" } ], "tip": "Ghi số biên bản xác nhận đơn hàng lên phiếu giao nhận và lên hóa đơn của chính lô hàng đó. Ba chứng từ nối được với nhau bằng một con số là khác biệt giữa việc tra cứu trong hai phút và việc lục cả tập hồ sơ một buổi chiều.", "cta": { "title": "Cần bộ chứng từ bán hàng đầy đủ?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản xác nhận đơn hàng cần có những nội dung gì?", "a": "Bốn yếu tố bắt buộc: chủng loại ghi đủ mã hàng và quy cách, số lượng kèm dung sai nếu có, đơn giá và tổng tiền nói rõ đã gồm thuế hay chưa, và ngày giao kèm địa điểm giao. Thiếu một trong bốn thì đơn hàng vẫn chưa được coi là đã chốt." }, { "q": "Mẫu biên bản xác nhận đơn hàng khác thư xác nhận đơn hàng thế nào?", "a": "Biên bản có chữ ký cả hai bên trên cùng một văn bản nên chặt hơn, hợp với đơn giá trị lớn, hàng đặt riêng hoặc khách mới. Thư xác nhận do một bên gửi và bên kia trả lời đồng ý, nhanh hơn và đủ dùng với khách quen, đơn nhỏ, hàng có sẵn." }, { "q": "Hàng đặt riêng thì quy định hủy đơn thế nào?", "a": "Nên ghi rõ ba điều: đơn này là hàng có sẵn hay hàng đặt riêng, sau thời điểm nào thì không hủy được hoặc hủy phải chịu chi phí gì, và trường hợp bên mua giảm số lượng so với đơn đã xác nhận thì xử lý ra sao. Hàng đặt riêng hủy sau khi đã sản xuất thường không bán lại được cho ai." }, { "q": "Thay đổi đơn hàng sau khi đã ký biên bản thì làm thế nào?", "a": "Nên quy định mọi thay đổi phải bằng văn bản và biên bản sửa đổi dẫn chiếu tới biên bản gốc. Trao đổi qua tin nhắn giữa hai nhân viên không nên có giá trị làm thay đổi cam kết, vì sau vài tháng không ai tìm lại được và không ai chắc hai bên đã hiểu giống nhau." }, { "q": "Bên bán giao thừa so với đơn hàng thì bên mua có phải nhận không?", "a": "Nếu mặt hàng có dung sai đã thỏa thuận thì phần chênh trong dung sai được nhận và thanh toán theo thực giao. Nếu không có dung sai thì nên ghi rõ bên mua không có nghĩa vụ nhận phần giao thừa, để tránh việc hàng thừa tự động trở thành công nợ." }, { "q": "Tải mẫu biên bản xác nhận đơn hàng ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa các cột cho khớp mặt hàng, bản PDF để in và ký. Bạn cũng điền trực tiếp trên trang rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản xác nhận đơn hàng\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-xac-nhan-don-hang\n@menu: Biên bản xác nhận đơn hàng\n@page_title: Lập biên bản xác nhận đơn hàng\n@quochieu: 0\n@muc: so\n@parties: Bên bán | Bên mua\n@signers: ĐẠI DIỆN BÊN BÁN | ĐẠI DIỆN BÊN MUA\n@ai: Biên bản chốt một đơn hàng cụ thể. Phải đủ bốn yếu tố: chủng loại, số lượng, đơn giá, ngày giao. Không tự đặt giá, không tự thêm điều khoản ngoài phạm vi đơn hàng.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Khi hai bên đã có hợp đồng khung, biên bản này chỉ cần dẫn chiếu thay vì chép lại điều khoản chung.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | | req\nngay_ky | Ngày lập | date | | req\ndia_diem_ky | Địa điểm lập | text | Đà Nẵng |\ncan_cu | Hợp đồng khung (nếu có) | text | Hợp đồng nguyên tắc số … ngày … |\nben_ban | Bên bán | text | | ai, req\nnguoi_ban | Người đại diện bên bán, chức vụ | text | | req\nben_mua | Bên mua | text | | ai, req\nnguoi_mua | Người đại diện bên mua, chức vụ | text | | req\nhang_hoa | Danh mục hàng hóa đặt mua | textarea | Mã hàng, tên, quy cách, màu, kích thước, số lượng, đơn giá | ai, req\ntong_tien | Tổng giá trị đơn hàng (đồng) | money | 0 | req\nco_vat | Tổng giá trị đã gồm thuế giá trị gia tăng | select:co=Đã gồm;chua=Chưa gồm | chua |\nloai_hang | Loại hàng | select:co_san=Hàng có sẵn;dat_rieng=Hàng sản xuất hoặc nhập theo đơn đặt riêng | co_san |\ndung_sai | Dung sai số lượng cho phép (phần trăm) | number:0-20 | 0 |\nngay_giao | Ngày giao hàng | date | | req\ndia_diem_giao | Địa điểm giao hàng | text | Ghi địa chỉ cụ thể | ai, req\ngiao_tung_phan | Cho phép giao từng phần | select:khong=Không;co=Có, theo tiến độ hai bên thống nhất | khong |\ntam_ung | Tạm ứng khi xác nhận đơn (phần trăm) | number:0-100 | 0 |\nhan_tt | Thời hạn thanh toán phần còn lại (ngày sau khi nhận hàng) | number:0-180 | 15 |\nhuy_don | Điều kiện hủy đơn | select:truoc_sx=Được hủy trước khi Bên bán bắt đầu sản xuất hoặc đặt hàng;khong_huy=Không được hủy sau khi xác nhận;chi_phi=Được hủy nhưng chịu chi phí đã phát sinh | truoc_sx |\nbao_cham | Bên bán phải báo trước khi có nguy cơ chậm giao (ngày) | number:1-60 | 3 |\nbao_hanh | Thời hạn bảo hành (tháng) | number:0-60 | 12 |\nghi_chu | Ghi chú, yêu cầu riêng | textarea | |\n[preamble]\nHôm nay, hai bên cùng xác nhận đơn hàng với nội dung sau:\n[articles]\n# Thông tin chung\n- Số biên bản: {{so_bb}}.\n- Ngày lập: {{ngay_ky|date}}.\n? can_cu != '' | Biên bản này được lập trên cơ sở {{can_cu}}. Những nội dung không nêu tại biên bản này được thực hiện theo hợp đồng đó.\n? can_cu == '' | Hai bên chưa ký hợp đồng khung. Biên bản này là cơ sở thực hiện đơn hàng nêu trên.\n- Bên bán: {{ben_ban}}. Đại diện: {{nguoi_ban}}.\n- Bên mua: {{ben_mua}}. Đại diện: {{nguoi_mua}}.\n# Hàng hóa và giá trị đơn hàng\n- {{hang_hoa}}\n? co_vat == 'co' | Tổng giá trị đơn hàng: {{tong_tien|vnd}}, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n? co_vat == 'chua' | Tổng giá trị đơn hàng: {{tong_tien|vnd}}, chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.\n? loai_hang == 'co_san' | Đơn hàng này là hàng có sẵn trong kho của Bên bán.\n? loai_hang == 'dat_rieng' | Đơn hàng này là hàng sản xuất hoặc nhập theo đơn đặt riêng của Bên mua, không phải hàng có sẵn.\n? dung_sai > 0 | Hai bên chấp nhận dung sai số lượng trong phạm vi {{dung_sai}}%. Phần chênh lệch trong dung sai được thanh toán theo số lượng thực giao.\n? dung_sai == 0 | Bên bán giao đúng số lượng đã xác nhận. Bên mua không có nghĩa vụ nhận và thanh toán phần giao thừa nếu không đồng ý bằng văn bản.\n# Giao hàng\n- Ngày giao hàng: {{ngay_giao|date}}.\n- Địa điểm giao hàng: {{dia_diem_giao}}.\n? giao_tung_phan == 'co' | Bên bán được giao hàng thành nhiều đợt theo tiến độ hai bên thống nhất. Mỗi đợt lập phiếu giao nhận riêng.\n? giao_tung_phan == 'khong' | Bên bán giao hàng một lần đủ số lượng, trừ khi Bên mua đồng ý bằng văn bản cho giao từng phần.\n- Khi giao hàng, hai bên lập phiếu giao nhận ghi rõ số lượng và tình trạng hàng hóa, có dẫn chiếu số biên bản này.\n- Bên bán thông báo cho Bên mua trước ít nhất {{bao_cham}} ngày khi phát hiện có nguy cơ không giao đúng hạn, nêu rõ lý do và thời hạn dự kiến mới.\n# Thanh toán\n? tam_ung > 0 | Bên mua tạm ứng {{tam_ung}}% giá trị đơn hàng trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản này.\n? tam_ung > 0 && loai_hang == 'dat_rieng' | Bên bán bắt đầu sản xuất hoặc đặt hàng sau khi nhận được tiền tạm ứng.\n? han_tt > 0 | Bên mua thanh toán phần còn lại trong vòng {{han_tt}} ngày kể từ ngày nhận đủ hàng và hai bên ký phiếu giao nhận.\n? han_tt == 0 | Bên mua thanh toán phần còn lại ngay khi nhận đủ hàng.\n- Thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản của Bên bán. Bên bán xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.\n# Thay đổi và hủy đơn hàng\n- Mọi thay đổi về chủng loại, số lượng, giá hoặc thời gian giao phải được lập thành văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền của hai bên, dẫn chiếu tới biên bản này.\n- Trao đổi thông thường giữa nhân viên hai bên có giá trị thông tin, không làm thay đổi nội dung đơn hàng đã xác nhận.\n? huy_don == 'truoc_sx' && loai_hang == 'dat_rieng' | Bên mua được hủy đơn hàng nếu thông báo trước thời điểm Bên bán bắt đầu sản xuất hoặc đặt hàng. Sau thời điểm đó, việc hủy do hai bên thỏa thuận và Bên mua chịu chi phí đã phát sinh.\n? huy_don == 'truoc_sx' && loai_hang == 'co_san' | Bên mua được hủy đơn hàng nếu thông báo trước khi Bên bán xuất hàng khỏi kho.\n? huy_don == 'khong_huy' | Đơn hàng không được hủy sau khi hai bên ký biên bản này, trừ khi hai bên thỏa thuận khác bằng văn bản.\n? huy_don == 'chi_phi' | Bên mua được hủy đơn hàng nhưng phải chịu các chi phí Bên bán đã thực tế phát sinh tới thời điểm hủy, trên cơ sở chứng từ Bên bán cung cấp.\n- Trường hợp Bên mua giảm số lượng so với đơn đã xác nhận, phần giảm được xử lý theo nguyên tắc hủy đơn nêu trên.\n# ? bao_hanh > 0 | Bảo hành\n- Thời hạn bảo hành: {{bao_hanh}} tháng kể từ ngày giao hàng, theo chính sách của nhà sản xuất hoặc theo thỏa thuận tại hợp đồng khung.\n# ? ghi_chu != '' | Yêu cầu riêng\n- {{ghi_chu}}\n# Hiệu lực\n- Biên bản này là căn cứ để hai bên thực hiện đơn hàng và là chứng từ đi kèm khi giao nhận, thanh toán.\n- Biên bản lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n" }