Có ba lúc biên bản này thực sự cần thiết.
Khảo sát trước khi báo giá. Khách gọi vì mạng chậm, kỹ thuật tới xem rồi về báo giá. Nếu không có biên bản thì báo giá chỉ là một con số, khách không hiểu vì sao phải thay thiết bị này mà không phải thiết bị kia. Có biên bản thì báo giá trở thành lời giải cho một vấn đề đã được ghi rõ.
Kiểm tra định kỳ theo hợp đồng. Đơn vị nhận bảo trì theo tháng thường cam kết kiểm tra hệ thống mạng mỗi quý. Biên bản là bằng chứng đã làm, và cũng là chỗ so sánh giữa các lần kiểm tra để thấy hệ thống xuống cấp ở đâu.
Trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận hệ thống. Khi đổi đơn vị cung cấp dịch vụ, bên mới cần một bản mô tả hiện trạng để sau này không bị quy trách nhiệm cho những lỗi vốn đã tồn tại từ trước.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Những số liệu nên đo và ghi lại", "html": "Một biên bản chỉ ghi \"mạng chậm, sóng yếu\" thì không dùng được vào việc gì. Nên đo và ghi con số:
Đo vào giờ làm việc cao điểm có ý nghĩa hơn đo lúc văn phòng vắng. Nhiều hệ thống chỉ bộc lộ vấn đề khi đủ người cùng dùng, và nếu đo lúc không ai làm việc thì mọi chỉ số đều đẹp trong khi khách vẫn kêu chậm mỗi sáng.
" }, { "tab": "content", "h2": "Nội dung biên bản kiểm tra hệ thống mạng", "html": "Biên bản nên chia bốn phần theo đúng trình tự người đọc cần:
Tách vấn đề và kiến nghị thành hai phần riêng là chi tiết nhỏ nhưng tạo khác biệt lớn. Khi gộp chung, khách đọc xong thấy như bị thuyết phục mua hàng. Khi tách ra, khách thấy phần mô tả là sự thật khách quan, còn phần kiến nghị là lời khuyên có thể cân nhắc.
Nếu sau kiểm tra hai bên thống nhất nâng cấp, phần kiến nghị trở thành đầu vào cho báo giá. Việc thi công xong thì xác nhận bằng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-nghiem-thu-dich-vu-cntt\"]biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT[/pctech_aiseo_link], còn thiết bị thay mới thì ghi ở [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-ban-giao-thiet-bi-cntt\"]biên bản bàn giao thiết bị CNTT[/pctech_aiseo_link].
" }, { "tab": "content", "h2": "Phân mức độ vấn đề thế nào cho khách dễ quyết", "html": "Khách đọc biên bản thường không đủ chuyên môn để biết vấn đề nào cần xử lý ngay. Ba mức là đủ:
Một lưu ý về cách viết: nên tránh dùng mức cao nhất cho mọi vấn đề. Biên bản mà mục nào cũng khẩn cấp thì khách sẽ hiểu đó là cách bán hàng, và lần sau họ đọc lướt.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Đơn vị nhận kiểm tra định kỳ theo [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-bao-tri-he-thong-cntt\"]hợp đồng bảo trì hệ thống CNTT[/pctech_aiseo_link] nên lưu các biên bản theo thứ tự thời gian, vì giá trị lớn nhất nằm ở việc so sánh giữa các lần.
Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.
" } ], "tip": "Chụp ảnh tủ mạng lúc bắt đầu kiểm tra và đính kèm biên bản. Một tấm ảnh tủ rối dây nói được nhiều hơn ba đoạn mô tả, và nó cũng là bằng chứng hiện trạng nếu sau này có tranh luận về việc ai làm hỏng cái gì.", "cta": { "title": "Cần kiểm tra lại hệ thống mạng văn phòng?", "text": "PCTech nhận khảo sát, cải tạo và bảo trì hệ thống mạng cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, có biên bản kiểm tra kèm số liệu đo.", "label": "Xem dịch vụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản kiểm tra hệ thống mạng khác biên bản nghiệm thu ở chỗ nào?", "a": "Biên bản kiểm tra mô tả hiện trạng tại một thời điểm và đưa ra kiến nghị, không xác nhận việc gì đã hoàn thành. Biên bản nghiệm thu xác nhận công việc đã làm xong và đạt yêu cầu. Một lần cải tạo mạng thường có cả hai: kiểm tra trước, nghiệm thu sau." }, { "q": "Biên bản kiểm tra hệ thống mạng nên ghi những số liệu nào?", "a": "Tốc độ tải xuống và tải lên đo thực tế so với mức nhà mạng cam kết, độ trễ và tỉ lệ mất gói, cường độ sóng wifi tại các vị trí người dùng ngồi, và số thiết bị đang kết nối. Nên đo vào giờ cao điểm vì nhiều vấn đề chỉ xuất hiện khi đủ người cùng dùng." }, { "q": "Bao lâu nên kiểm tra hệ thống mạng một lần?", "a": "Với văn phòng nhỏ dưới hai mươi máy, mỗi sáu tháng một lần là hợp lý. Với nơi có máy chủ, camera hoặc nhiều thiết bị kết nối, nên mỗi quý. Ngoài ra nên kiểm tra thêm mỗi khi chuyển văn phòng, tăng số nhân sự đáng kể hoặc đổi nhà mạng." }, { "q": "Khách có cần ký vào biên bản kiểm tra không?", "a": "Nên có chữ ký của đại diện bên sử dụng, ít nhất là xác nhận kỹ thuật đã tới kiểm tra và nội dung ghi nhận đúng thực tế. Chữ ký này không đồng nghĩa với việc khách đồng ý thực hiện các kiến nghị." }, { "q": "Có nên ghi giá thiết bị vào biên bản kiểm tra hệ thống mạng không?", "a": "Không nên. Biên bản mô tả hiện trạng và kiến nghị kỹ thuật, còn giá thuộc về báo giá là văn bản riêng. Gộp hai thứ vào một làm biên bản mất tính khách quan và khách sẽ đọc nó như một tờ chào hàng." }, { "q": "Tải mẫu biên bản kiểm tra hệ thống mạng ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn thêm bảng thiết bị và sửa hạng mục cho khớp cách làm của mình, bản PDF để in mang theo khi đi khảo sát. Bạn cũng mở được trong công cụ để điền trước thông tin rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản kiểm tra hệ thống mạng\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-kiem-tra-he-thong-mang\n@menu: Biên bản kiểm tra hệ thống mạng\n@page_title: Lập biên bản kiểm tra hệ thống mạng\n@quochieu: 1\n@muc: so\n@parties: Bên kiểm tra | Bên sử dụng\n@signers: BÊN KIỂM TRA | BÊN SỬ DỤNG\n@ai: Biên bản ghi hiện trạng hệ thống mạng. Mô tả khách quan, tách riêng vấn đề và kiến nghị. Không tự đặt giá thiết bị, không tự thêm số điều luật.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Hãy sửa lại cho khớp cách làm của đơn vị bạn trước khi dùng.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | KT-001 |\nngay_ky | Ngày kiểm tra | date | | req\ndia_diem | Địa điểm kiểm tra | text | |\nly_do | Lý do kiểm tra | select:khao_sat=Khảo sát trước khi báo giá;dinh_ky=Kiểm tra định kỳ theo hợp đồng;su_co=Kiểm tra sau sự cố;ban_giao=Kiểm tra trước khi bàn giao hệ thống | dinh_ky |\npham_vi | Phạm vi kiểm tra | textarea | Ví dụ: đường truyền internet, thiết bị định tuyến, chuyển mạch, phát sóng wifi, hệ thống dây mạng tầng 1 và tầng 2 | ai, req\nthiet_bi | Thiết bị mạng hiện có | textarea | Mỗi dòng một thiết bị: tên, model, vị trí lắp đặt, tình trạng | ai, req\ngoi_cuoc | Gói cước nhà mạng cam kết | text | Ví dụ 150 Mbps tải xuống |\nts_xuong | Tốc độ tải xuống đo được (Mbps) | number:0-10000 | 0 |\nts_len | Tốc độ tải lên đo được (Mbps) | number:0-10000 | 0 |\ndo_tre | Độ trễ đo được (ms) | number:0-5000 | 0 |\nmat_goi | Tỉ lệ mất gói (%) | number:0-100 | 0 |\ngio_do | Thời điểm đo | select:cao_diem=Giờ làm việc cao điểm;thap_diem=Ngoài giờ cao điểm | cao_diem |\nwifi | Kết quả kiểm tra phủ sóng wifi | textarea | Ghi theo từng vị trí người dùng ngồi, không đo tại chỗ đặt thiết bị phát | ai\nvan_de | Vấn đề phát hiện | textarea | Mỗi dòng một vấn đề | ai, req\nkien_nghi | Kiến nghị xử lý | textarea | Mỗi dòng một kiến nghị, tương ứng với vấn đề đã nêu | ai, req\nmuc_do | Mức độ chung của hệ thống | select:ngay=Có hạng mục cần xử lý ngay;trong_quy=Nên xử lý trong quý;theo_doi=Hoạt động ổn định, chỉ cần theo dõi | trong_quy\n[articles]\n# Phạm vi và lý do kiểm tra\n- Hôm nay, ngày {{ngay_ky}}, tại {{dia_diem}}, hai bên tiến hành kiểm tra hệ thống mạng với nội dung dưới đây.\n? ly_do == 'khao_sat' | Lý do kiểm tra: khảo sát hiện trạng làm cơ sở lập phương án và báo giá.\n? ly_do == 'dinh_ky' | Lý do kiểm tra: kiểm tra định kỳ theo thỏa thuận giữa hai bên.\n? ly_do == 'su_co' | Lý do kiểm tra: rà soát hệ thống sau sự cố đã xảy ra.\n? ly_do == 'ban_giao' | Lý do kiểm tra: ghi nhận hiện trạng trước khi bàn giao hệ thống cho đơn vị tiếp nhận.\n- Phạm vi kiểm tra: {{pham_vi}}\n- Những hạng mục không nêu trong phạm vi trên không thuộc nội dung kiểm tra lần này.\n# Hiện trạng ghi nhận\n- Thiết bị mạng hiện có: {{thiet_bi}}\n? goi_cuoc != '' | Gói cước nhà mạng theo cam kết: {{goi_cuoc}}.\n? ts_xuong > 0 | Tốc độ tải xuống đo được: {{ts_xuong}} Mbps. Tốc độ tải lên đo được: {{ts_len}} Mbps.\n? do_tre > 0 | Độ trễ đo được: {{do_tre}} ms. Tỉ lệ mất gói: {{mat_goi}}%.\n? gio_do == 'cao_diem' | Thời điểm đo: trong giờ làm việc cao điểm.\n? gio_do == 'thap_diem' | Thời điểm đo: ngoài giờ cao điểm. Số liệu có thể khác khi hệ thống hoạt động với đầy đủ người dùng.\n? wifi != '' | Kết quả kiểm tra phủ sóng wifi: {{wifi}}\n# Vấn đề phát hiện\n- {{van_de}}\n? muc_do == 'ngay' | Đánh giá chung: hệ thống có hạng mục cần xử lý ngay để tránh gián đoạn công việc hoặc rủi ro mất an toàn.\n? muc_do == 'trong_quy' | Đánh giá chung: hệ thống đang hoạt động nhưng có hạng mục nên xử lý trong quý để tránh phát sinh sự cố.\n? muc_do == 'theo_doi' | Đánh giá chung: hệ thống hoạt động ổn định, các điểm ghi nhận chỉ cần theo dõi ở lần kiểm tra sau.\n# Kiến nghị\n- {{kien_nghi}}\n- Các kiến nghị trên mang tính kỹ thuật. Chi phí thực hiện, nếu có, được lập thành báo giá riêng để bên sử dụng xem xét.\n- Việc bên sử dụng ký biên bản này là xác nhận nội dung ghi nhận đúng thực tế, không đồng nghĩa với việc đồng ý thực hiện các kiến nghị.\n# Hiệu lực\n- Biên bản này lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n- Biên bản phản ánh hiện trạng tại thời điểm kiểm tra. Những thay đổi phát sinh sau thời điểm này không thuộc phạm vi ghi nhận của biên bản.\n" }