Hầu hết biên bản khảo sát chỉ ghi những gì nhìn thấy. Phần quan trọng hơn lại là những gì chưa nhìn thấy được nhưng vẫn phải báo giá dựa trên đó.
Ví dụ quen thuộc: khảo sát để đi dây mạng cho một văn phòng. Người khảo sát thấy trần thạch cao, giả định bên trên có thể luồn dây. Báo giá tính theo giả định ấy. Đến lúc thi công, tháo trần ra thì bên trên đặc kín ống gió, phải đi nổi theo đường khác, phát sinh thêm tiền và thêm ngày.
Nếu biên bản có ghi \"giả định trần có khoảng trống đủ để luồn dây; nếu không, phương án và chi phí sẽ thay đổi\" — và khách đã ký — thì cuộc trao đổi về phát sinh diễn ra bình thường. Nếu không ghi, bên thi công bị xem là báo giá thiếu.
Cho nên mục giả định nên là một phần cố định của biên bản, không phải chỗ trống cho ai nhớ thì điền. Mỗi giả định viết thành một dòng, kèm hệ quả nếu giả định sai.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Tách yêu cầu bắt buộc khỏi yêu cầu mong muốn", "html": "Khách thường nói ra một danh sách trộn lẫn những thứ nhất định phải có với những thứ có thì tốt. Người khảo sát ghi hết vào một chỗ, rồi báo giá cho toàn bộ danh sách, và con số làm khách giật mình.
Cách làm tốt hơn là hỏi thẳng trong lúc khảo sát: thứ nào là bắt buộc, thứ nào là mong muốn. Rồi ghi thành hai nhóm riêng trong biên bản.
Lợi ích thì rõ ngay khi báo giá: bạn đưa được một mức giá cho phần bắt buộc và một mức cho phần mở rộng, thay vì một con số duy nhất mà khách chỉ có thể nhận hoặc từ chối.
Có một lợi ích thứ hai ít ai để ý: việc hỏi câu đó cho khách thấy bạn đang cân nhắc ngân sách của họ chứ không chỉ muốn bán gói lớn nhất. Đó thường là lúc khách bắt đầu nói thật về ngân sách mình có.
" }, { "tab": "content", "h2": "Nội dung một biên bản khảo sát đủ dùng", "html": "Năm phần, theo thứ tự:
Điều kiện thi công ở mục 4 là thứ hay làm đội giá nhất mà cũng hay bị quên nhất. Một công việc phải làm sau 18 giờ và chỉ được dùng thang bộ có chi phí khác hẳn cùng công việc đó làm ban ngày với thang máy hàng hóa.
Khảo sát xong, bước tiếp theo thường là [pctech_aiseo_link slug=\"mau-de-xuat-giai-phap-cho-khach-hang\"]đề xuất giải pháp cho khách hàng[/pctech_aiseo_link] rồi mới tới [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bao-gia\"]báo giá[/pctech_aiseo_link].
" }, { "tab": "content", "h2": "Ai ký, và ký vào cái gì", "html": "Điểm làm nhiều người ngại: khách có khi không muốn ký biên bản khảo sát vì sợ ký là cam kết mua.
Cách giải quyết nằm ở một dòng ngay trong biên bản: việc ký biên bản này chỉ xác nhận thông tin hiện trạng và yêu cầu đã được ghi đúng, không phải cam kết giao dịch. Nói rõ như vậy thì gần như không ai từ chối ký, vì họ chỉ đang xác nhận những gì chính mình vừa nói.
Nếu khách vẫn ngại, có một cách mềm hơn: gửi biên bản qua thư điện tử ngay sau buổi khảo sát và đề nghị khách xác nhận lại bằng một câu trả lời. Thư xác nhận ấy có giá trị gần tương đương khi cần đối chiếu, và dễ xin hơn chữ ký.
Điều không nên làm là bỏ qua bước xác nhận. Khảo sát mà không có gì được xác nhận thì khi phát sinh, mọi thứ chỉ còn là lời nói của hai bên — và bên khách bao giờ cũng nhớ khác bên bán.
Khi phạm vi đã chốt và hai bên bắt đầu làm, phạm vi cuối cùng nên được ghi lại lần nữa bằng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-xac-nhan-pham-vi-cong-viec\"]biên bản xác nhận phạm vi công việc[/pctech_aiseo_link].
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu cho bộ phận kinh doanh trong kho.
" } ], "tip": "Chụp ảnh ngay cả những góc trông chẳng có gì để chụp, và chụp nhiều hơn mức thấy cần. Lúc tranh luận về phát sinh, thứ quyết định thường là một chi tiết trong nền ảnh mà hôm khảo sát không ai để ý tới.", "cta": { "title": "Cần bộ biểu mẫu bán hàng và khảo sát?", "text": "Công cụ của PCTech điền sẵn thông tin công ty bạn và xuất Word hoặc PDF trong vài phút.", "label": "Mở công cụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng dùng để làm gì?", "a": "Để ghi lại hiện trạng thực tế, yêu cầu của khách và các điều kiện ảnh hưởng tới công việc, làm căn cứ lập báo giá. Khi có chữ ký hai bên, nó còn là căn cứ để giải thích khi phát sinh chi phí so với báo giá ban đầu." }, { "q": "Mẫu biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng cần có mục giả định không?", "a": "Rất nên có. Nhiều yếu tố không nhìn thấy được khi khảo sát nhưng vẫn phải báo giá dựa trên đó, ví dụ kết cấu bên trong trần hay tường. Mỗi giả định nên viết thành một dòng kèm hệ quả nếu giả định sai, để việc trao đổi về phát sinh sau này diễn ra bình thường." }, { "q": "Vì sao nên tách yêu cầu bắt buộc khỏi yêu cầu mong muốn?", "a": "Vì khách thường nói ra danh sách trộn lẫn, và báo giá cho toàn bộ danh sách thường ra con số làm khách e ngại. Tách hai nhóm cho phép đưa ra một mức giá cho phần bắt buộc và một mức cho phần mở rộng, thay vì một con số khách chỉ có thể nhận hoặc từ chối." }, { "q": "Khách không chịu ký biên bản khảo sát thì làm sao?", "a": "Ghi ngay trong biên bản rằng việc ký chỉ xác nhận thông tin hiện trạng và yêu cầu đã được ghi đúng, không phải cam kết giao dịch; khi đó gần như không ai từ chối. Nếu khách vẫn ngại, có thể gửi biên bản qua thư điện tử và đề nghị khách xác nhận lại bằng một câu trả lời." }, { "q": "Điều kiện thi công nào hay bị bỏ sót khi khảo sát?", "a": "Thời gian được phép thi công, lối vận chuyển vật tư, nguồn điện nước tại chỗ, việc phải xin phép ban quản lý tòa nhà, và việc có phải làm ngoài giờ để không ảnh hưởng hoạt động. Đây là nhóm yếu tố hay làm đội chi phí nhất mà lại hay bị quên nhất." }, { "q": "Tải mẫu biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn sửa các mục cho khớp ngành nghề, bản PDF để in mang theo khi đi khảo sát và điền tay tại chỗ. Bạn cũng điền trực tiếp trên trang rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-khao-sat-nhu-cau-khach-hang\n@menu: Biên bản khảo sát nhu cầu\n@page_title: Lập biên bản khảo sát nhu cầu khách hàng\n@quochieu: 0\n@muc: so\n@parties: Bên khảo sát | Khách hàng\n@signers: NGƯỜI KHẢO SÁT | ĐẠI DIỆN KHÁCH HÀNG\n@ai: Biên bản khảo sát tại chỗ trước khi báo giá. Ghi đúng hiện trạng quan sát được, tách yêu cầu bắt buộc với mong muốn, nêu rõ giả định. Không tự đưa ra giá hay cam kết tiến độ.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Việc ký biên bản này chỉ xác nhận thông tin, không phải cam kết giao dịch.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | |\nngay_ky | Ngày khảo sát | date | | req\ngio | Thời gian khảo sát | text | Ví dụ từ 9h00 đến 10h30 |\ndia_diem | Địa điểm khảo sát | text | | ai, req\nten_kh | Khách hàng | text | | ai, req\nnguoi_kh | Người tiếp, chức vụ | text | | req\nnguoi_ks | Người khảo sát, chức vụ | text | | req\nmuc_dich | Mục đích khảo sát | text | Ví dụ khảo sát để lắp đặt hệ thống mạng văn phòng | ai, req\nhien_trang | Hiện trạng ghi nhận | textarea | Mô tả thực tế kèm số đo cụ thể | ai, req\nso_do | Số đo, số lượng ghi nhận | textarea | Diện tích, chiều dài, số lượng thiết bị, khoảng cách |\nyc_bat_buoc | Yêu cầu bắt buộc của khách | textarea | Những thứ nhất định phải có | ai, req\nyc_mong_muon | Yêu cầu mong muốn, có thì tốt | textarea | |\nthoi_gian_tc | Thời gian được phép thi công | select:hanh_chinh=Giờ hành chính;ngoai_gio=Ngoài giờ làm việc;cuoi_tuan=Cuối tuần;thoa_thuan=Theo thỏa thuận từng đợt | hanh_chinh |\ndieu_kien | Điều kiện tại chỗ ảnh hưởng tới công việc | textarea | Lối vận chuyển, thang máy, nguồn điện nước, phải xin phép ban quản lý | ai\ngia_dinh | Giả định làm căn cứ báo giá | textarea | Mỗi giả định một dòng, kèm hệ quả nếu giả định sai | ai\nanh_kem | Số ảnh chụp kèm theo | number:0-200 | 0 |\nmoc_bao_gia | Thời hạn gửi báo giá (ngày làm việc) | number:1-30 | 3 |\nbuoc_tiep | Bước tiếp theo đã thống nhất | textarea | |\n[preamble]\nHôm nay, hai bên cùng tiến hành khảo sát thực tế tại địa điểm của khách hàng, ghi nhận các nội dung sau:\n[articles]\n# Thời gian, địa điểm và thành phần\n? so_bb != '' | Số biên bản: {{so_bb}}.\n- Ngày khảo sát: {{ngay_ky|date}}.\n? gio != '' | Thời gian khảo sát: {{gio}}.\n- Địa điểm: {{dia_diem}}.\n- Khách hàng: {{ten_kh}}.\n- Đại diện khách hàng: {{nguoi_kh}}.\n- Người khảo sát: {{nguoi_ks}}.\n- Mục đích khảo sát: {{muc_dich}}.\n# Hiện trạng ghi nhận\n- {{hien_trang}}\n? so_do != '' | Số đo và số lượng ghi nhận: {{so_do}}\n? anh_kem > 0 | Kèm theo biên bản này có {{anh_kem}} ảnh chụp hiện trạng, là một phần không tách rời của biên bản.\n# Yêu cầu của khách hàng\n- Yêu cầu bắt buộc: {{yc_bat_buoc}}\n? yc_mong_muon != '' | Yêu cầu mong muốn, thực hiện nếu điều kiện cho phép: {{yc_mong_muon}}\n- Những yêu cầu phát sinh sau buổi khảo sát này được hai bên trao đổi và ghi nhận bổ sung bằng văn bản.\n# Điều kiện thực hiện tại chỗ\n? thoi_gian_tc == 'hanh_chinh' | Thời gian được phép thực hiện công việc: trong giờ hành chính các ngày làm việc.\n? thoi_gian_tc == 'ngoai_gio' | Thời gian được phép thực hiện công việc: ngoài giờ làm việc.\n? thoi_gian_tc == 'cuoi_tuan' | Thời gian được phép thực hiện công việc: vào cuối tuần.\n? thoi_gian_tc == 'thoa_thuan' | Thời gian được phép thực hiện công việc: theo thỏa thuận của hai bên cho từng đợt.\n? dieu_kien != '' | Điều kiện tại chỗ cần lưu ý: {{dieu_kien}}\n# Giả định làm căn cứ báo giá\n? gia_dinh != '' | {{gia_dinh}}\n? gia_dinh == '' | Hai bên chưa ghi nhận giả định nào tại buổi khảo sát này.\n- Báo giá được lập trên cơ sở hiện trạng và các giả định nêu trên. Trường hợp thực tế khác với giả định, hai bên cùng xem xét điều chỉnh phương án và chi phí trước khi thực hiện.\n# Bước tiếp theo\n- Bên khảo sát gửi báo giá hoặc đề xuất giải pháp cho khách hàng trong vòng {{moc_bao_gia}} ngày làm việc kể từ ngày khảo sát.\n? buoc_tiep != '' | Nội dung hai bên đã thống nhất: {{buoc_tiep}}\n# Hiệu lực của biên bản\n- Biên bản này xác nhận thông tin hiện trạng và yêu cầu đã được ghi nhận đúng tại thời điểm khảo sát. Việc ký biên bản không phải là cam kết giao dịch của bất kỳ bên nào.\n- Biên bản lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n" }