Cùng một tên gọi nhưng hai tình huống khác nhau, và nội dung cần khác nhau.
Nhà cung cấp giao thiết bị cho doanh nghiệp. Đây là bước hoàn tất một đơn mua hoặc một hợp đồng. Biên bản chứng minh hàng đã giao đủ, đúng chủng loại, và là căn cứ để bên mua thanh toán. Phần quan trọng nhất là danh sách thiết bị, số sê-ri và bảo hành.
Công ty giao thiết bị cho nhân viên sử dụng. Đây là việc nội bộ, thiết bị vẫn thuộc về công ty, nhân viên chỉ được giao để dùng cho công việc. Phần quan trọng nhất là trách nhiệm giữ gìn và nghĩa vụ trả lại khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.
Mẫu bên dưới cho bạn chọn một trong hai trường hợp, và nội dung biên bản đổi theo. Đừng dùng chung một bản cho cả hai, vì điều khoản trách nhiệm hoàn toàn khác nhau.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Vì sao số sê-ri lại quan trọng đến vậy", "html": "Dòng phổ biến nhất trong các biên bản làm qua loa là \"bàn giao 05 bộ máy tính\". Dòng đó không chứng minh được gì cả. Sáu tháng sau, khi một máy hỏng và có tranh luận về việc máy nào thuộc lô nào, hay khi nhân viên trả lại máy khác với máy đã nhận, không có cách nào đối chiếu.
Số sê-ri là thứ duy nhất phân biệt hai thiết bị giống hệt nhau. Nó cũng là thứ hãng dùng để tra bảo hành, và là thứ kế toán dùng để gắn tài sản vào sổ. Ghi đủ số sê-ri tốn thêm vài phút lúc bàn giao, nhưng là phần duy nhất của biên bản thực sự có giá trị về sau.
Với thiết bị không có số sê-ri rõ ràng, chẳng hạn dây mạng hay phụ kiện lẻ, thì ghi số lượng là đủ. Nhưng máy tính, màn hình, máy in, thiết bị mạng thì nên ghi đầy đủ.
" }, { "tab": "content", "h2": "Nội dung biên bản bàn giao thiết bị CNTT", "html": "Một biên bản đủ dùng gồm các phần sau:
Khi thiết bị được giao như một phần của hợp đồng dịch vụ, biên bản bàn giao thường đi kèm [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-nghiem-thu-dich-vu-cntt\"]biên bản nghiệm thu dịch vụ CNTT[/pctech_aiseo_link]. Hai loại này khác nhau: bàn giao xác nhận đã chuyển thiết bị, nghiệm thu xác nhận công việc đã làm đạt yêu cầu.
" }, { "tab": "content", "h2": "Giao thiết bị cho nhân viên: những điều nên và không nên ghi", "html": "Phần này hay bị viết quá tay. Có ba điều nên ghi và một điều nên tránh.
Nên ghi: thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty, nhân viên được giao để sử dụng cho công việc; nhân viên có trách nhiệm giữ gìn, không tự ý tháo lắp hay thay đổi cấu hình; khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận thì bàn giao lại đầy đủ kèm phụ kiện.
Nên tránh: ghi sẵn một mức bồi thường cố định cho mọi trường hợp mất hoặc hỏng. Hao mòn do sử dụng bình thường là chuyện tất nhiên và không phải lỗi của ai. Viết hợp lý hơn là: hư hỏng do hao mòn tự nhiên thì công ty chịu; mất mát hoặc hư hỏng do lỗi chủ quan thì hai bên xác định trách nhiệm theo nội quy lao động và quy định của pháp luật.
Lý do không nên chốt cứng mức bồi thường trên biên bản: việc khấu trừ lương của người lao động chịu ràng buộc của pháp luật lao động, và một dòng tự viết trong biên bản bàn giao không thay thế được quy trình đó. Nếu công ty muốn có chế tài rõ ràng, nên đưa vào nội quy lao động đã đăng ký và nhờ người có chuyên môn pháp lý soát lại.
Thiết bị giao cho nhân viên thường đi kèm tài khoản và quyền truy cập hệ thống. Hai thứ đó nên ghi ở [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-ban-giao-tai-khoan-va-quyen-truy-cap\"]biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập[/pctech_aiseo_link] riêng, vì khi nhân viên nghỉ thì việc thu hồi tài khoản gấp hơn việc thu hồi máy.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Thiết bị mang đi sửa chữa rồi giao trả thì dùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-phieu-tiep-nhan-sua-chua-may-tinh\"]phiếu tiếp nhận sửa chữa máy tính[/pctech_aiseo_link] thay cho biên bản này.
Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.
" } ], "tip": "Chụp ảnh màn hình trang quản lý tài sản hoặc bảng tính sau mỗi lần bàn giao và lưu cùng bản biên bản đã ký. Công ty nào cũng có một giai đoạn sổ tài sản và thực tế lệch nhau, và cách duy nhất để lần ngược lại là có cả hai thứ nằm cạnh nhau.", "cta": { "title": "Cần trang bị thiết bị CNTT cho văn phòng?", "text": "PCTech cung cấp, lắp đặt và bảo trì thiết bị CNTT cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, có biên bản bàn giao đầy đủ.", "label": "Xem dịch vụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản bàn giao thiết bị CNTT khác gì biên bản nghiệm thu?", "a": "Bàn giao xác nhận thiết bị đã được chuyển từ bên này sang bên kia và trách nhiệm trông giữ đã chuyển theo. Nghiệm thu xác nhận công việc hoặc dịch vụ đã thực hiện đạt yêu cầu. Một đơn hàng lắp đặt thường cần cả hai: bàn giao thiết bị, rồi nghiệm thu phần lắp đặt." }, { "q": "Biên bản bàn giao thiết bị CNTT có bắt buộc ghi số sê-ri không?", "a": "Không bắt buộc theo quy định nào, nhưng thiếu số sê-ri thì biên bản gần như vô dụng khi cần đối chiếu. Với máy tính, màn hình, máy in và thiết bị mạng thì nên ghi đủ. Với phụ kiện lẻ như dây mạng thì ghi số lượng là được." }, { "q": "Công ty giao máy cho nhân viên có cần biên bản không?", "a": "Nên có. Thiết bị vẫn thuộc sở hữu của công ty, biên bản xác nhận nhân viên đã nhận gì và có trách nhiệm trả lại khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận. Không có biên bản thì lúc nhân viên nghỉ rất khó xác định máy nào đang ở đâu." }, { "q": "Có nên ghi sẵn mức bồi thường khi nhân viên làm mất thiết bị không?", "a": "Không nên chốt cứng một con số trên biên bản. Hao mòn do sử dụng bình thường không phải lỗi của ai, còn việc khấu trừ lương chịu ràng buộc của pháp luật lao động. Cách hợp lý là ghi nguyên tắc xác định trách nhiệm và đưa chế tài cụ thể vào nội quy lao động đã đăng ký." }, { "q": "Khi thu hồi thiết bị lúc nhân viên nghỉ việc thì dùng mẫu nào?", "a": "Dùng chính mẫu này, chọn chiều ngược lại: nhân viên là bên giao, công ty là bên nhận. Nên ghi lại tình trạng thiết bị lúc thu hồi và đối chiếu với biên bản cấp phát ban đầu, kèm việc thu hồi tài khoản và quyền truy cập." }, { "q": "Tải mẫu biên bản bàn giao thiết bị CNTT ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn thêm dòng vào bảng thiết bị, bản PDF để in và ký. Bạn cũng mở được trong công cụ để điền sẵn thông tin rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản bàn giao thiết bị công nghệ thông tin\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-ban-giao-thiet-bi-cntt\n@menu: Biên bản bàn giao thiết bị CNTT\n@page_title: Lập biên bản bàn giao thiết bị CNTT\n@quochieu: 1\n@muc: so\n@parties: Bên giao | Bên nhận\n@signers: BÊN GIAO | BÊN NHẬN\n@ai: Biên bản bàn giao thiết bị CNTT. Viết gọn, rõ trách nhiệm. Không tự đặt mức bồi thường, không tự thêm số điều luật.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Hãy sửa lại cho khớp cách làm của đơn vị bạn trước khi dùng.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | BG-001 |\nngay_ky | Ngày bàn giao | date | | req\ndia_diem | Địa điểm bàn giao | text | |\ntruong_hop | Trường hợp bàn giao | select:ncc=Nhà cung cấp giao thiết bị cho doanh nghiệp;nhan_vien=Công ty giao thiết bị cho nhân viên sử dụng;thu_hoi=Thu hồi thiết bị từ nhân viên | ncc |\ndanh_sach | Danh sách thiết bị | textarea | Mỗi dòng một thiết bị: tên, hãng và model, số sê-ri, số lượng | ai, req\nphu_kien | Phụ kiện kèm theo | textarea | Sạc, dây nguồn, dây mạng, bàn phím, chuột, hộp đựng | ai\ntinh_trang | Tình trạng thiết bị lúc bàn giao | select:moi=Mới, nguyên hộp;da_dung=Đã qua sử dụng, hoạt động bình thường;ghi_nhan=Có điểm cần ghi nhận | moi |\nghi_chu_tt | Điểm cần ghi nhận về tình trạng | textarea | |\nbao_hanh | Thời hạn bảo hành của nhà cung cấp | number:0-60 | 12 |\nbo_phan | Bộ phận sử dụng | text | |\n[articles]\n# Thông tin bàn giao\n- Hôm nay, ngày {{ngay_ky}}, tại {{dia_diem}}, hai bên tiến hành bàn giao thiết bị công nghệ thông tin theo nội dung dưới đây.\n? truong_hop == 'ncc' | Trường hợp bàn giao: Bên giao là đơn vị cung cấp, bàn giao thiết bị cho Bên nhận theo đơn hàng hoặc hợp đồng đã ký.\n? truong_hop == 'nhan_vien' | Trường hợp bàn giao: Công ty giao thiết bị cho người lao động sử dụng phục vụ công việc.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Trường hợp bàn giao: Người lao động bàn giao lại thiết bị đã được công ty cấp phát.\n? bo_phan != '' | Bộ phận sử dụng: {{bo_phan}}.\n# Danh sách thiết bị bàn giao\n- {{danh_sach}}\n? phu_kien != '' | Phụ kiện kèm theo: {{phu_kien}}\n- Hai bên cùng kiểm đếm số lượng và đối chiếu số sê-ri của từng thiết bị tại thời điểm bàn giao.\n# Tình trạng thiết bị\n? tinh_trang == 'moi' | Thiết bị mới, còn nguyên hộp, đầy đủ tem niêm phong của nhà sản xuất.\n? tinh_trang == 'da_dung' | Thiết bị đã qua sử dụng, hoạt động bình thường tại thời điểm bàn giao.\n? tinh_trang == 'ghi_nhan' | Thiết bị có một số điểm cần ghi nhận tại thời điểm bàn giao như nêu dưới đây.\n? ghi_chu_tt != '' | Ghi nhận cụ thể: {{ghi_chu_tt}}\n- Bên nhận đã kiểm tra tình trạng bên ngoài và khả năng hoạt động của thiết bị trước khi ký biên bản này.\n# Trách nhiệm sau bàn giao\n- Kể từ thời điểm ký biên bản này, trách nhiệm quản lý và trông giữ thiết bị thuộc về Bên nhận.\n? truong_hop == 'ncc' && bao_hanh > 0 | Thiết bị được bảo hành {{bao_hanh}} tháng kể từ ngày bàn giao theo chính sách của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.\n? truong_hop == 'ncc' && bao_hanh == 0 | Chính sách bảo hành thực hiện theo thỏa thuận riêng giữa hai bên.\n? truong_hop == 'ncc' | Trường hợp phát hiện thiết bị không đúng chủng loại hoặc có lỗi của nhà sản xuất, Bên nhận thông báo cho Bên giao để xử lý theo thỏa thuận đã ký.\n? truong_hop == 'nhan_vien' | Thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty, được giao cho người lao động sử dụng phục vụ công việc.\n? truong_hop == 'nhan_vien' | Người lao động có trách nhiệm giữ gìn thiết bị, không tự ý tháo lắp, thay đổi cấu hình hoặc chuyển cho người khác sử dụng khi chưa được đồng ý.\n? truong_hop == 'nhan_vien' | Khi nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc khi công ty có yêu cầu, người lao động bàn giao lại thiết bị cùng toàn bộ phụ kiện đã nhận.\n? truong_hop == 'nhan_vien' | Hư hỏng do hao mòn trong quá trình sử dụng bình thường do công ty chịu. Trường hợp mất mát hoặc hư hỏng do lỗi chủ quan, hai bên xác định trách nhiệm theo nội quy lao động của công ty và quy định của pháp luật.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Công ty xác nhận đã nhận lại thiết bị nêu trên. Những nội dung còn tồn đọng, nếu có, được ghi tại phần ghi nhận tình trạng.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Việc thu hồi tài khoản và quyền truy cập hệ thống được thực hiện theo biên bản riêng.\n# Hiệu lực\n- Biên bản này lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.\n- Hai bên đã cùng đọc lại, thống nhất nội dung và ký tên dưới đây.\n" }