Công ty nào cũng nhớ đòi lại laptop khi nhân viên nghỉ, nhưng rất nhiều nơi quên mất tài khoản. Khác biệt nằm ở chỗ: chiếc laptop không đòi được thì công ty mất một tài sản có giá trị xác định, còn một tài khoản không thu hồi thì rủi ro không có giới hạn trên.
Những trường hợp hay gặp nhất là email công ty vẫn nhận thư sau khi người đó đã nghỉ, tài khoản phần mềm kế toán còn quyền xem toàn bộ số liệu, tài khoản quản trị website còn quyền sửa nội dung, và tài khoản mạng xã hội của công ty vẫn gắn với số điện thoại cá nhân của người cũ. Trường hợp cuối là trường hợp tệ nhất, vì khi muốn lấy lại thì công ty gần như không có cách nào ngoài việc nhờ chính người đó hợp tác.
Biên bản này không ngăn được những chuyện đó, nhưng nó tạo ra một danh sách. Và vấn đề cốt lõi khi nhân sự nghỉ không phải là không biết cách thu hồi, mà là không ai nhớ hết có những tài khoản nào.
" }, { "tab": "intro", "h2": "Ba tình huống dùng biên bản này", "html": "Tình huống thứ ba hay bị làm tắt bằng cách đưa luôn mật khẩu cho người mới dùng chung tài khoản cũ. Cách này tiện trong một tuần và phiền trong hai năm, vì từ đó không còn biết được thao tác nào do ai làm. Đúng cách là tạo tài khoản mới cho người mới và khóa tài khoản cũ.
" }, { "tab": "content", "h2": "Nội dung biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập", "html": "Phần chính là bảng liệt kê, mỗi dòng một hệ thống, gồm bốn cột:
Không ghi mật khẩu vào biên bản. Biên bản được in ra, ký, photo, cất vào tủ hồ sơ và nhiều người đi qua. Mật khẩu nên đặt lại và gửi riêng cho người nhận qua kênh khác, hoặc để người nhận tự đổi trong lần đăng nhập đầu tiên.
Phần sau bảng là cam kết: người được cấp quyền giữ bí mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ cho người khác, không dùng quyền được cấp ngoài phạm vi công việc, và sau khi thôi quyền thì không truy cập nữa cũng như không giữ lại bản sao dữ liệu đã lấy từ hệ thống.
Biên bản này thường đi cùng [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-ban-giao-thiet-bi-cntt\"]biên bản bàn giao thiết bị CNTT[/pctech_aiseo_link] nhưng nên để riêng hai bản, vì việc thu hồi tài khoản phải làm ngay trong ngày còn việc thu hồi máy có thể chậm vài hôm.
" }, { "tab": "content", "h2": "Thu hồi quyền: làm theo thứ tự nào", "html": "Thứ tự có ý nghĩa, vì không phải tài khoản nào cũng rủi ro như nhau.
Làm ngay trong ngày cuối: email công ty, tài khoản đăng nhập máy tính và mạng nội bộ, tài khoản quản trị bất kỳ hệ thống nào, quyền truy cập từ xa vào máy chủ. Nhóm này nên khóa trước hoặc ngay khi người đó rời công ty, không để sang hôm sau.
Với email, cách thường dùng là khóa đăng nhập nhưng giữ hộp thư, rồi chuyển tiếp thư đến cho người kế nhiệm trong một thời gian. Xóa hẳn hộp thư ngay là sai lầm phổ biến, vì trong đó có lịch sử trao đổi với khách mà sau này sẽ cần.
Làm trong tuần: các phần mềm nghiệp vụ, tài khoản dùng chung mà người đó biết mật khẩu, tài khoản ở dịch vụ bên thứ ba.
Với tài khoản dùng chung, khóa tài khoản của người nghỉ là chưa đủ, phải đổi mật khẩu của tài khoản chung đó, vì mật khẩu cũ vẫn nằm trong đầu họ. Đây là điểm bị bỏ sót nhiều nhất.
Rà lại trong tháng: tên miền, nhà cung cấp lưu trữ, tài khoản mạng xã hội, các dịch vụ gắn với số điện thoại hoặc email cá nhân. Nhóm này ít khi được nghĩ tới lúc thu hồi và lại là nhóm gây hậu quả lâu nhất.
Khi việc bàn giao gắn với một nhân sự nghỉ việc, biên bản này nên đi kèm [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-ban-giao-cong-viec-khi-nghi-viec\"]biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc[/pctech_aiseo_link] để hồ sơ của người đó đầy đủ ở cả hai mặt: công việc đang dở và quyền truy cập đã thu hồi. Còn khi bên ngoài quản trị hệ thống cho bạn, nghĩa vụ bàn giao tài khoản lúc kết thúc nên được ghi sẵn trong [pctech_aiseo_link slug=\"mau-hop-dong-dich-vu-cntt\"]hợp đồng dịch vụ CNTT[/pctech_aiseo_link], chứ không đợi tới lúc chia tay mới bàn.
" }, { "tab": "guide", "h2": "Hướng dẫn dùng mẫu biên bản này", "html": "Thiết bị kèm theo thì ghi ở [pctech_aiseo_link slug=\"mau-bien-ban-ban-giao-thiet-bi-cntt\"]biên bản bàn giao thiết bị CNTT[/pctech_aiseo_link] riêng.
Xem thêm các mẫu biên bản khác hoặc biểu mẫu ngành CNTT trong kho.
" } ], "tip": "Mỗi sáu tháng in danh sách tài khoản đang hoạt động của từng hệ thống và đối chiếu với danh sách nhân sự hiện tại. Gần như lần nào cũng tìm thấy vài tài khoản của người đã nghỉ từ lâu, và đó là lý do nên làm việc này định kỳ chứ không chỉ lúc có người nghỉ.", "cta": { "title": "Cần rà soát lại quyền truy cập hệ thống?", "text": "PCTech nhận rà soát tài khoản, phân quyền và quản trị hệ thống cho doanh nghiệp tại Đà Nẵng và các tỉnh lân cận.", "label": "Xem dịch vụ" }, "faq": [ { "q": "Biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập có cần ghi mật khẩu không?", "a": "Không nên ghi mật khẩu vào biên bản. Biên bản được in, ký, photo và lưu tủ hồ sơ nên nhiều người tiếp cận được. Cách đúng là đặt lại mật khẩu và gửi riêng cho người nhận qua kênh khác, hoặc để người nhận tự đổi ngay lần đăng nhập đầu tiên." }, { "q": "Biên bản bàn giao tài khoản nên thu hồi quyền theo thứ tự nào?", "a": "Ngay trong ngày cuối: email công ty, đăng nhập máy tính và mạng nội bộ, mọi tài khoản quản trị, truy cập từ xa vào máy chủ. Trong tuần: phần mềm nghiệp vụ và tài khoản dùng chung. Trong tháng: tên miền, dịch vụ lưu trữ, mạng xã hội và các dịch vụ gắn với số điện thoại cá nhân." }, { "q": "Có nên xóa hộp thư của người đã nghỉ không?", "a": "Không nên xóa ngay. Cách thường dùng là khóa đăng nhập nhưng giữ lại hộp thư và chuyển tiếp thư đến cho người kế nhiệm một thời gian, vì trong đó có lịch sử trao đổi với khách hàng mà sau này sẽ cần tới." }, { "q": "Biên bản bàn giao tài khoản dùng chung thì ghi thế nào?", "a": "Phải đổi mật khẩu của tài khoản chung đó, không chỉ khóa tài khoản riêng của người nghỉ. Mật khẩu cũ vẫn nằm trong trí nhớ của họ. Đây là điểm bị bỏ sót nhiều nhất khi thu hồi quyền." }, { "q": "Hai nhân sự bàn giao công việc có nên dùng chung một tài khoản không?", "a": "Không nên. Dùng chung thì sau này không xác định được thao tác nào do ai thực hiện. Cách đúng là tạo tài khoản mới cho người tiếp nhận, chuyển dữ liệu cần thiết, rồi khóa tài khoản cũ." }, { "q": "Tải mẫu biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập ở định dạng nào?", "a": "[[phi_tai]]. Bản Word để bạn thêm dòng vào bảng hệ thống, bản PDF để in và ký. Bạn cũng mở được trong công cụ để điền sẵn thông tin rồi mới tải." } ], "_dsl": "@title: Biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập\n@kind: form\n@price: hopdong\n@slug: mau-bien-ban-ban-giao-tai-khoan-va-quyen-truy-cap\n@menu: Bàn giao tài khoản, quyền truy cập\n@page_title: Lập biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập\n@quochieu: 1\n@muc: so\n@parties: Bên giao | Bên nhận\n@signers: BÊN GIAO | BÊN NHẬN | QUẢN TRỊ HỆ THỐNG\n@ai: Biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập hệ thống. Tuyệt đối không viết mật khẩu vào nội dung. Không tự thêm số điều luật.\n@note: Biểu mẫu tham khảo do PCTech tạo. Không ghi mật khẩu vào biên bản. Hãy sửa lại cho khớp hệ thống của đơn vị bạn trước khi dùng.\n[fields]\nso_bb | Số biên bản | text | TK-001 |\nngay_ky | Ngày lập biên bản | date | | req\ntruong_hop | Trường hợp | select:cap=Cấp quyền cho người mới;thu_hoi=Thu hồi quyền khi nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận;chuyen=Bàn giao giữa hai nhân sự | cap |\nnguoi_lq | Người được cấp hoặc thu hồi quyền | text | | req\nchuc_vu | Chức vụ, bộ phận | text | |\nnguoi_nhan | Người tiếp nhận công việc | text | |\nhe_thong | Danh sách hệ thống và mức quyền | textarea | Mỗi dòng một hệ thống: tên hệ thống, tên đăng nhập, mức quyền (quản trị, chỉnh sửa, chỉ xem). Không ghi mật khẩu. | ai, req\ndung_chung | Có tài khoản dùng chung mà người này biết mật khẩu | select:co=Có;khong=Không | khong |\nhieu_luc | Thời điểm quyền có hiệu lực hoặc chấm dứt | text | Ví dụ từ 17h ngày 30/10/2026 |\nton_dong | Nội dung còn tồn đọng | textarea | |\n[articles]\n# Thông tin bàn giao\n- Hôm nay, ngày {{ngay_ky}}, các bên lập biên bản bàn giao tài khoản và quyền truy cập hệ thống với nội dung dưới đây.\n- Người liên quan: {{nguoi_lq}}. Chức vụ, bộ phận: {{chuc_vu}}.\n? truong_hop == 'cap' | Trường hợp: cấp quyền truy cập cho nhân sự mới tiếp nhận công việc.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Trường hợp: thu hồi quyền truy cập do nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận.\n? truong_hop == 'chuyen' | Trường hợp: bàn giao công việc và quyền truy cập giữa hai nhân sự.\n? nguoi_nhan != '' | Người tiếp nhận công việc: {{nguoi_nhan}}.\n? hieu_luc != '' | Thời điểm có hiệu lực: {{hieu_luc}}.\n# Danh sách hệ thống và mức quyền\n- {{he_thong}}\n- Biên bản này không ghi mật khẩu. Thông tin đăng nhập được cung cấp riêng cho người nhận qua kênh khác, hoặc người nhận tự đặt lại trong lần đăng nhập đầu tiên.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Bộ phận quản trị hệ thống đánh dấu trạng thái xử lý của từng mục trên: đã khóa, đã đổi mật khẩu, hoặc đã chuyển cho người khác.\n? dung_chung == 'co' | Người liên quan có biết mật khẩu của một hoặc nhiều tài khoản dùng chung. Bộ phận quản trị đặt lại mật khẩu của các tài khoản dùng chung đó và thông báo cho những người còn sử dụng.\n# Cam kết của người được cấp quyền\n- Giữ bí mật thông tin đăng nhập, không chia sẻ cho người khác dưới bất kỳ hình thức nào.\n- Chỉ sử dụng quyền được cấp trong phạm vi công việc được giao.\n- Thông báo ngay cho bộ phận quản trị khi phát hiện tài khoản bị lộ hoặc có dấu hiệu bị người khác sử dụng.\n- Khi thôi quyền truy cập, không đăng nhập vào các hệ thống nêu trên và không giữ lại bản sao dữ liệu đã lấy từ các hệ thống đó.\n# Nội dung còn tồn đọng\n? ton_dong != '' | {{ton_dong}}\n? ton_dong == '' | Không có nội dung tồn đọng tại thời điểm lập biên bản.\n? truong_hop == 'thu_hoi' | Các tài khoản ở dịch vụ bên thứ ba có liên kết với số điện thoại hoặc email cá nhân của người liên quan được rà soát riêng và chuyển về thông tin liên hệ của đơn vị.\n# Hiệu lực\n- Biên bản này lập thành hai bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản. Một bản lưu cùng hồ sơ nhân sự.\n- Các bên đã cùng đọc lại, thống nhất nội dung và ký tên dưới đây.\n" }